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自2009年起,北京市档案局在每年的10月16日举办全市性档案馆日活动,全市19家国家综合档案馆共同承办,活动内容包括参观观摩、查询体验、档案探究、档案征集和捐赠、档案宣传等.上海市档案局已经举办了四届档案馆日,活动在上海市档案馆、部分区县档案馆和高校档案馆同时展开,内容包括展览展示、现场咨询答疑、提供政府公开信息查阅、档案征集和捐赠、开放档案等.

档案馆日活动可以展示档案、档案工作的价值,以及档案馆的社会服务功能,进一步扩大档案工作的社会影响,提高社会档案意识.如何使档案馆日活动成为一个品牌,走可持续发展的模式,持续影响公众的意识和思维,是对档案部门提出的新的课题.

一、专门机构和人员负责组织协调档案馆日活动

档案馆日是档案馆开展的一项重要专项活动,在本区域范围内举办一系列涉及内容广泛的公共项目和活动,让公众了解档案在生活中的重要作用、对国家的重要作用,档案工作是一项怎样的工作,也要让公众认识从事档案工作这一职业的人是为了国家和公众保存历史.

开展档案馆日活动是一项长远的计划,需要有专门机构、人员负责组织协调.通过实践可以看出,组织协调档案馆日活动需要承担多项任务：一是设计档案馆日活动.从活动主题、活动内容和形式、时间安排、参与人员、承办部门、合作部门,到媒体宣传、获取活动项目支持等都在设计之内.二是着眼于建立档案馆日活动品牌,将其办成一个在全国范围内有影响的品牌档案馆日活动项目,包括：发展档案馆日的统一标志LOGO,使确定的LOGO适用于所有环节和材料,增强视觉效果,提供基础信息给所有参与档案馆日活动的单位、组织和个人,不仅在本地使用,更可以辐射到外部区域使用,不仅在档案部门使用,更可以提供给其他机构、单位和协会,与他们分享,供他们使用.三是要努力使全国都能够聚焦档案馆日活动上,达到媒体关注、公众广泛参与的效果,以加强档案馆日活动的推广和营销.

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二、活动主题贴近公众,提升公众参与的兴趣

开展档案馆日活动的目的在于和公众有效接触,提升公众的档案意识.作为一个持续开展的专项活动,每年的主题都应和公众自身有着密切的联系,让即使不了解档案和档案工作的人,也会从自身、家庭角度考虑,有参与活动的兴趣.

每个档案馆日通过选择适当的主题,用档案讲述国家的历史、生活的变迁、个人与档案的关系.选择活动主题应当注重：一是保持主题的连续性.每年的主题可以是渐进的,让公众对活动的关注逐步增强,了解内容逐步深入,在确定主题时要考虑到发展和递进,保持主题的连续性.2009年、2010年北京市档案馆日活动的主题分别是“到档案馆来,送你开启历史的钥匙”和“追寻北京记忆,感受档案魅力”；上海市档案馆日近两年的活动主题都是围绕世博会与档案展开的,分别是“迎世博,档案便民服务”、“世博,档案全记录”.二是选择主题要贴近公众,引发公众的切身感受.档案和公众是息息相关的,只是这种关联在日常生活中有时不为公众所重视.档案馆日的活动主题就是要直接告知公众这种紧密的联系,使他们知道每个组织、个人和档案的关系.三是要有趣味性,吸引公众眼球.档案特别是历史档案中蕴涵着许多生动有趣、鲜为人知的历史,有些是历史上一直存在的模糊概念,揭开这些问题的钥匙就在档案之中.这样的活动主题会引起人们的强烈兴趣,获得广泛的关注.

三、活动对象划分细致,有针对性地开展活动

档案馆日活动的对象是所有公众,考虑到不同对象的关注点、兴趣点不同,应将活动对象细致划分,采取不同活动来吸引不同对象.

档案馆日活动对象可以划分为很多类型,虽有交叉,但是涵盖了机关、组织、公众很多方面.特别是公众类型的细分,应区别出使用档案的公众、知晓档案的公众、不使用和不知晓档案的潜在公众,并且特别要注意那些将来需要用、想要用、可能会用到档案的潜在用户,他们也应作为活动的主要对象.大中小学生、教育团体、社区中的普通人,寻找各种感兴趣问题答案的人们也是参与活动的重要对象.针对不同类型的公众,开展不同层次的活动,既能吸引公众的参与,又能收到预期的效果.

活动对象的细致划分体现出档案馆日活动全面与重点的统一,能够更准确地把握各类对象的需求,从而能够根据对象的状况制定出切实可行的活动计划和宣传方案,使有限的人力、物力、财力发挥更大的作用.活动对象的细致划分也有利于探索档案馆日活动的规律,通过不断研究各类型公众的状况,对划分对象的需求逐渐了解和熟悉,从而提高档案馆日活动的水平.

四、活动形式多样,内容丰富,加强互动,形成规模效应

围绕每个档案馆日的主题,会安排很多精心设置的活动内容,这些内容不是单一孤立的,而是由几个甚至更多有关联的内容组合在一起,形成活动内容的规模效应,从而突出每年档案馆日的活动主题.

活动形式应多元化,既有常规的讲座、展览、视听展示、座谈会,也可以有历史文化体验、主题线路参观、巡回见面活动,互动交流等.既可以在档案馆内,也可以在公共场所,还可以走进社区、家庭,直接和公众见面.这些多样的活动旨在给公众创造更多接触历史、接触档案、接触档案工作文化内涵的机会.很多活动要求公众参与,形成良好的互动,达到预期效果.

档案馆日各种多样的活动,归纳起来包括：

一是“提供历史信息服务”,即提供各种历史故事和各种历史声像档案,将反映各类重要历史活动、历史纪念日的珍贵档案提供给观众.可以通过固定或巡回展览的方式,也可以是座谈交流的方式,还可以是声像档案展示的方式等.

二是“职业实践活动”,目的是让公众了解档案工作.通过参观了解档案这一职业的具体内容,使公众可以看到平日难得一见的档案库房、档案修裱、档案数字化制作等专业工作流程,使公众了解档案保管方式,亲眼看到档案保存条件,体验档案保护技术等.“职业实践”还可以使公众对档案馆所保管的档案的具体内容有切身感受,了解档案与自身的密切关系.

三是“把历史带回家”,根据馆藏制作礼物送给参与档案馆日活动的人.如根据馆藏中的当地历史,制作照片册,把馆藏中涉及的历史事件按照一定的题目“打包”在一起,送给参与活动的人.提供制作档案礼品送给参与活动的人,使得更多的公众可以接触到档案馆日,而一些可以永久保存的纪念性产品不仅可以使收藏者了解档案、了解历史,更可以适应大众文化收藏品味,为公众所乐于接受.

四是“面对面接触”.可以根据公众的需求,与提前预约、有问题需要解答或者寻求帮助的社区、家庭和个人见面,面对面帮助解决他们提出的问题.也可以组 织有主题的文化体验活动,让公众直接参与其中.

五、宣传工作到位,形式多样,形成品牌效应

档案馆日的宣传工作是一项系统工作.作为活动的主办者和承办者要提前设计在档案馆日活动中将采取什么样的宣传方法和技巧,明确档案馆与媒体是互惠的关系,以达到开展档案馆日活动的目的.在具体宣传工作中,利用各种形式的媒体,如报纸、广播、电视以及网络、付费有限电视、手机等,档案馆负责提供给媒体感兴趣的故事,精心准备各类话题,并将所有话题公开,积极寻求媒体的支持与帮助.

宣传的目的是呼唤公众的意识,让公众明确从哪里获取信息,以寻找新的使用者,达到使用档案的范围变得更宽的效果.要让公众知道档案馆是什么机构,档案馆在做什么,从而对公民个人的行为产生影响.告知社会档案的历史研究价值、保管价值和使用价值,并传达一种信息,即档案有着长期的重要性,人们可以有预见性地利用档案.特别要注重对青少年的宣传,教育学生如何利用档案,在知道图书馆概念的同时知道档案和如何使用档案资源.

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借助各种媒体开展宣传,需要档案馆提供给媒体多种素材,如发布重大活动计划,将近期重要事件集结起来,举办各种类型、规模的展览,通过邀请名人以及其他知名的组织影响媒体,以得到媒体的广泛的宣传报道等.

宣传产品也应丰富多样,例如：档案馆简介、档案馆日活动宣传系列海报、各种档案工作业务介绍、展览介绍及导览图等.这些资料内容翔实、图文并茂、印刷精美,观众可根据自己的爱好和需要免费索取.此外还可准备赠品或礼品,如简单的文化衫、宣传袋等,复杂一些还可以利用档案制作永久保存的纪念性产品,如展品复制件、纪念徽章等,适应

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六、区域带动作用,形成全国范围内的品牌档案馆日

开展档案馆日活动,档案馆应力争加强与图书馆、博物馆以及各级教育部门的合作,争取将档案馆日活动与这些部门的活动联系起来,使档案馆日活动更加丰富,扩大影响范围.

作为正在建设世界城市的北京市,档案部门应着眼于将档案馆日办成一个有区域辐射带动作用的品牌档案馆日,办成一个全国都能聚焦的档案馆日文化活动.积极寻求建立友好合作小组,跨越出北京市地域范围,也跨越出档案部门范围,力争形成京津冀协同举办的档案馆日活动,进一步发展为环渤海、大环渤海区域共同参与的品牌档案馆日活动.众多地区和部门行业参与,将使得档案馆日活动成为具有全国性影响力的档案馆日活动品牌,将活动影响尽可能发挥到最大.

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