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译者注：本文为美国国家档案馆馆长大卫·菲尔力诺于2012年9月5日在肯塔基大学发表的题为“数字时代的文化机构——寻求共识”的演讲.重点介绍了美国在数字档案时代的发展现状,向社会公众及有关政府机构、文化组织发出“加强合作,共绘蓝图”的号召,提出了美国档案数字化工作的未来构想.
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非常感谢特里·博得惠斯勒（Terry Birdwhistell）的邀请.作为肯塔基大学图书馆馆长,他的工作与我有很多交织的领域.比如他在国会记录咨询委员会和肯塔基州档案委员会都有任职,我必须说他在这些部门的贡献为我们的档案工作提供了莫大的帮助.
同时,我也很高兴能回到列克星顿,因为我在这的图书馆系统有许多老友.得知特里被任命为馆长这个好消息后,我感到非常欣喜.能参加“卓越文件中心”的成立庆典是我的殊荣,此中心旨在收集美国公共事业振兴署的文件,这里的档案记录对于我们在华盛顿的国家档案馆和在海德公园的罗斯福图书馆的馆藏来说,都是非常重要目令人瞩目的.
特里邀请我在此谈两个话题：一个是我最感兴趣的档案数字化,另一个是关于国家档案馆打算如何将120亿页档案资料提供给全世界利用.没错,是120亿页.生产这些纸张需消耗140万棵树,把这些树放倒连起来足可以绕地球87圈.
而这仅仅是纸质档案.此外,我们还存有4000万张照片、长达数英里的音像胶片、数百兆兆字节的电子记录,以及正在飞速增长的各类国家档案记录.
国家档案馆负责250个行政机构和历届总统的档案记录.虽然国家档案馆在罗斯福总统执政时才成立,但馆存史料却可以追溯到美国历史初期,包括大陆会议相关文件和乔治·华盛顿及其部队在福奇谷（Valley Fe）签署的《效忠宣言》等.
当然,馆中也存有独立宣言、宪法及人权法案这些重要文献.我们从1982年就开始收集电子邮件,其中250万份记录来自罗纳德·里根和老布什政府,2000万份记录来自克林顿政府,2.1亿份记录来自于小布什政府.
2007年,国家档案馆实施了第一个数字化综合战略.尽管此战略中的许多观点现在依然适用,但我们仍然根据以往工作的基础,结合近些年发生的诸多变化,推出了一项新的战略.毕竟,五年的时间对于当今科技日新月异的时代来说太长了,老战略已经跟不上时代的发展.
那么,1977年至今发生了哪些变化呢?
首先,社会化媒体工具的战略运用使我们能够提供比以往更为便捷的档案利用渠道,帮助我们吸引公众的注意,同时也降低了公众参与的门槛,从而使他们更容易接触到档案.现在,白宫和政府各部门都在广泛地运用社会化媒体.
据调查,联邦政府注册了1500多个域名,并建有数以千计的网站.大多数政府部门已在Facebook和YouTube网站上注册,并开通了Twitter,15个总统内阁机构都拥有至少一个Twitter账户.一项对3000名联邦官员的调查表明,他们当中有四分之一的人使用facebook以便于工作.在白宫,一个“新传媒工作组”正在为如何创新性地利用好社会化媒体而出谋划策.
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第二,我们拥有了更丰富的经验.这些经验体现在我们与外界合作推进数字化项目上；体现在我们逐步认识到在文件扫描后再采集元数据这—作法极大地降低了工作效率上；还体现在我们对于充分利用新媒体工具为公众做好服务的思考上.的确,我们比几年前更懂得如何做好档案的数字化工作了.
第三,总统的“政务公开法令”为推进工作开辟了道路.根据这—法令,每个部门都要依据透明、参与及协作的原则,认真思考如何开展工作,加强与公众的互动.
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为了让员工真正了解所从事的工作,国家档案馆让他们参与到数字化项目中来.这一过程使他们认识到开发新技术对提供档案利用服务是么重要!同时,也为我们向其他部门学习如何做好数字化工作谋求了新路.
国家档案馆的新战略为今后几年的档案数字化工作描绘一幅蓝图.其目标将会是让所有的档案记录发布上网.我们会进一步加快传统档案数字化的进程,在方便公众访问和利用的同时,进一步改善档案保管工作.
将所有的档案记录都转化为数字资源,包括原生电子记录在内.一些员工和公众会认为这是一个美丽的“天方夜谭”,他们可能会说,我们不该让人报有如此高的期望；但还有另一群人可能会认为我们早该完成这一目标了.在今天,什么样的质疑都不会动摇我们,因为我们深知,完成这一战略会让国家档案馆放眼未来,最终成为世界一流的数字化领导者.
档案从产生到可供利用的过程必须快捷、高效.这就意味着我们在档案管理方面应该着眼于数字化公共服务,意味着我们必须协调各部门做好传统馆藏档案的数字化工作,以达到一次数字化、多次利用的效果.根据这一宗旨,我们推进了办公自动化进程,进一步投入创新技术,根据来自公众的反馈,本着服务优先的原则,挑选出最先需要数字化的档案,正确评估出数字化所需时间,切实提高工作效率,团结一致地完成这一工作.
未来的国家档案馆将会怎样呢?我们期待在不久的将来,人们将能以任意方式轻松使用我们的数字化档案,既可以纯粹浏览,也可以上传根据我们的档案所做的复制件.
人们可以标识、评论、描述、抄写、翻译、深度挖掘、下载以及跨界利用我们的档案.他们可以建立个性化账户,在自己的APP应用软件和游戏中分享我们的档案资源,还可以加入各种由志趣相投的人组成的数字化社区,当然也包括国家档案馆的社区.
他们可以访问我们国内任意一个研究室,体验扫描过程.访问过程中,他们能够根据馆藏档案资源创建电子复制件,并轻松提供给我们.他们能在所喜欢的媒体网站中找到并分享我们的档案,当然,也可以在线提问关于电子档案的问题,我们会认真给予解答.
政府职员则可以在国家档案馆制作数字档案,并且能够很便捷地保存并应用于各种途径,其中就包括充实公共档案数据库.例如,文献档案保管员在根据研究人员的要求提供档案电子版的同时,也可以很容易地将文件上传到我们的公共档案数据库中. 我们的数字化实验室将配备精良的技术设备,高效地开展数字化工作.无论工作对象是一页档案,还是大量的系列资料,我们都能轻松地将其数字化复制件及标准化元数据传到档案数据库中.
终有一天,国家档案馆将宣告自己是一个数字化机构,并决定从那天起,所有传统馆藏档案都将以数字化的形式加以处理.不断前进的数字化工作将彻底结束传统档案的无描述、无数字记录状态.
国家档案馆的元数据标准指南是基于档案易于保存和利用而制定的,它提供的综合性和便于利用的档案管理环境能为联邦政府各机构提供有力的帮助.各机构的档案管理者都将能够轻松识别、获取并利用它们的档案.
国家档案馆将要求各政府部门按照元数据标准来对传统档案进行数字化,并提供给公众利用.这也将成为其档案能顺利移交给国家档案馆的重要条件之一.这一做法既能节约政府各部门成本,又能提高工作效率.
我们要不断加强合作,拓宽合作的空间,与同行分享我们的开放源代码、成功做法以及经验教训.
我们还将开展一些大的数字化合作项目,比如与史密森学会和国会图书馆共同合作的“美国数字公共图书馆”项目等.
我们将继续密切与一些组织的联系,如美国档案工作者协会、国际档案大会、联邦机构数字化指导方针工作组以及其他相关组织,分享并学习他们的数字化成功经验.
我们将继续支持公众的一些推动档案数字化的行动,比如,通过白宫请愿网发布的“让我们扫描吧”（Yes We Scan）行动.
最后,我想说的是如何实现这一目标,以及如何更好地打造一支新时代的信息化专业人才队伍.
我此生
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最近,我发现我们缺少培养专业人才这一综合项目,为此失去了将图书馆、档案馆及博物馆的特殊价值灌输给有志从事这一工作的广大人才的机会,而这些价值理念恰恰是他们在获得专业学位和接受培训过程中必不可少的,我为此忧心忡忡.但我相信,我们会在现有成果的基础上达成更多共识.
我们已经相互学到了很多,而且,在国家档案馆的工作让我大开眼界.GLAM是一个致力于美术馆、图书馆、档案馆以及博物馆工作的团队,一个在我这兼职的维基百科人曾把我介绍给此团队,但得到这些伙计的认同可花了我不少时间!
所以,我将召开一次由档案馆、图书馆和博物馆人员参加的会议,来讨论我们的共同使命以及实现它所必需的技术支撑.而怎样共同努力,培养下一代专业人才,将会是这次会议的主题!
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