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摘 要 ：中外合作办学是一项新兴的办学模式,但任何学校的建设都离不开文档管理这样重要的基础工作.作为高等院校教务管理的重要组成部分,文档管理的好坏直接影响着高校教学评估的结果,对高校的发展起着举足轻重的作用.本文通过对中外合作办学中的文档管理工作现状进行简要的分析并提出改进建议,从而使中外合作办学之路越走越宽敞,可持续发展下去.

关 键 词 ：中外合作办学；文档管理；课程文档

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）52-0034-03

随着中国经济的发展和成功加入了世界贸易组织,经济国际化程度越来越高,对国际复合型人才的需求量也越来越大.正是在这样的背景和形势下,中外合作办学项目应运而生.中外合作办学是近十多年来一项新兴的办学模式,是中外优质教育资源强强联手、合作创办的一条国际化教育的特色之路,也是我国现有高等学历教育的重要补充.与常规大学相比有其独特的教学模式、管理方式和人才培养规律,而文档管理工作在中外合作办学中有着不可或缺的重要地位和作用.

一、中外合作办学的文档管理的特殊性

1.文档管理的内容.作为中外合作办学教务管理的一个重要组成部分,文档管理既是一项烦琐的应用性日常事务工作,同时又是一项非常重要的教学信息资料汇集归档工作.中外合作办学的文档管理有其特殊性,这里主要指的是课程文档的管理.在中外合作办学过程中,为保证教学质量,根据外方合作院校要求,每学期结束后,要求每一位任课老师将本学期所授课程整理出一些资料作为课程文档归档,内容包括学生平时考勤表、综合成绩单、成绩分析评价表、教师简历表、教学日历、教学大纲和学生的期中、期末考卷挑选好中差各一份（或平时作业或课题研究报告或工科实验报告好中差各一份,或者还可以附上空白试卷和标准答案等）.所有上述材料均用英文填写,试卷是教师用英文出题而学生用英文答题.每学期期末考试结束后规定任课老师及时批改试卷,填报成绩单,将课程文档所需的各项资料整理好后交给文档管理员.综上所述,课程文档是一项综合性的教学档案,它能综合反映教师的教学态度、教学水平、教研成果等,可以从中了解学生的学习态度、学习能力和学习情况等,并可作为考核教师教学水平的重要依据之一.

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2.文档管理在中外合作办学教务管理中的重要地位.国家教委办公厅1994年颁布实施的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中明确提出：“高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,档案工作应是学校评估的重要内容之一.”①文档管理是中外合作办学的重要基础工作.课程文档是一种特殊的档案,它随着学校的建立而产生,随着学校的发展而积累,承载了大量的教学、科研、管理信息,具有显著的科学性、文化性、权威性和很强的凭证作用,是研究和了解一个中外合作办学项目建设与发展的重要依据.②文档管理是教务管理的重要组成部分,为教学管理形成必需的资料积累,为教学评估提供第一手资料,为内部管理和外部监督提供有效依据或凭证,从而促使教学的健康发展.③课程文档是中外合作办学项目的重要智力资产,文档内容具有其特定和持续的价值,这种价值在共享、检索、分析等使用过程中得以体现价值和扩大效应,是中外合作办学重要的文献资料.④文档管理的对象是教师和学生,涉及教学大纲和教学日历等.教师根据教学大纲选择相应的教学内容,以保证专业培养目标的实现.中外合作办学的教学大纲由国外合作院校提供,根据大纲上指定的教材和学时安排教学.教学日历是文档管理中的一项重要内容,主要反映教师的整个教学规划和内容安排,教师一般根据教学大纲、教材内容、课时安排及时间进度等提前进行课堂教学的规划,在实际教学过程根据实际情况灵活调整,以保证教学内容的有效性、完整性和科学性.

二、当前文档管理中存在的主要问题

1.上交文档不及时,文档质量不高.有的教师归档意识差,平时没有整理资料的习惯,到交文档的时候常常找不齐资料,甚至找不到该交的资料,总是一拖再拖,严重地影响了文档质量.

2.教学日历马虎,没有创新意识.教学日历是课程文档中的一项重要内容,主要考察教师一周的教学任务安排,要求教师把每周所教的内容和要达到的教学效果简明扼要地用英文表达清楚.有的教师对教学日历不重视,在表中只是罗列了教材上&