实现办公室行政管理精细化的思路与对策探讨

实现办公室行政管理精细化的思路与对策探讨

【摘要】当前市场竞争愈加激烈，企业在增加外部竞争优势的同时，更要强化内部管理，从而提高综合实力。本文针对办公室行政管理精细化进行了探讨，介绍了精细化管理的基本思路，分析了实现办公室行政管理精细化的优化对策，以供参考。
【关键词】行政管理办公室精细化管理基本思路
优化对策
引言
企业的持续化经营生产离不开内部管理的长效驱动，而实现办公室行政管理精细化更为企业的内部管理运行提供了强大的优势保障，为企业的长足发展贡献力量。
1办公室行政精细化管理的基本思路
1.1将管理工作量化、细化
当前办公室行政管理存在很多模糊不清的问题，管理者只凭借以往经验进行组织管理工作，并没有充分发挥主观能动性，选取量化、细化的管理手段，造成员工工作存在迟滞性，无法发挥实际效用，往往导致整个企业的工作状态不佳。而办公室行政精细化管理彻底改变了以往经验主义、片面性的管理模式，将管理工作进行充分合理的量化与细化，增强了办公室行政管理的有效性。具体来说，精细化管理就是以某个具体的工作任务为基准，结合工作任务的自身逻辑特性，将其细化为若干个独立的部分，为高层管理者的决策与分配提供更加直观的参考，便于更好的掌握具体步骤与其中的细节。
1.2建立流程化管理理念
随着信息化科技的发展，流水线作业模式被广泛运用到企业的生产活动中，提升了整体工作效率。而办公室行政精细化管理也可以借鉴这种模式，建立流程化的管理理念，先将每一项工作任务进行细化分解，安排专人负责完成，再根据工作完成进度与发展情况将其按顺序进行组合对接，形成流程化的工作管理模式。其中一个关键要素便是保证流程化管理遵循标准，行政管理人员要将日常的工作任务安排予以系统化的统计整理，根据其实际完成要求设置统一的标准规范，保证工作任务在流程化、标准化模式下保质保量完成。
1.3树立协同化、经济化意识
由于现代办公室行政管理并非只由单独的管理人员负责便可以完成的，需要整个企业内部各个部门、岗位与成员的协调配合，分别完成各环节所需的任务安排，最终汇总到一起达成总体目标。就拿文件的签收来讲，从接手文件再到办理环节，最后进行存档，每一个步骤都是相互协调、配合的。所以在各个部门和成员之间，一定要树立协同化意识，在此基础上还应具备经济化意识，要知道怎样才可以用最少的成本，获取最大的回报[1]。将协同化与经济化意识进行有机结合，才能够凝结众力，提高企业的经济效益。
2.天成纸业公司办公室管理现状
以文件收发为例。自2008年成立至今，天成纸业公司只与上级集团公司以OA软件平台实现了文件协同办公，而天成纸业公司内部也只有财务部、供销部、储运部三个部门之间以NC系统实现协同办公，办公室、其他部门、中高层管理人员三者之间尚未实现协同办公。日常文件传阅、签批等都是以较原始的书面形式进行，严重影响工作效率、增加企业运行成本。因此，推行无纸化办公的精细化管理势在必行。
3.实现天成纸业公司办公室行政管理精细化的优化对策
3.1深化精细化管理意识
要想切实有效的实现办公室行政管理精细化，首要前提就是将精细化管理的观念进行大力推广与普及，上至管理层领导、下至基层员工，都要切实意识到精细化管理的概念、基本要求及作用，让企业中的每个成员都能够做好细节工作，从而带动整个企业工作质量的提高。从管理人员做起，要切实意识到精细化管理的重要性，公司可通过有限的资金投入，实现办公无纸化、自动化，改变原始的纸质办公方式，提升整体工作效率，降低企业运行成本，与现代化管理企业接轨。
3.2完善办公室制度建设
精细化管理的实现离不开制度作为前提保障，公司应借助纪律严明的制度来规范引导员工的正确行为，改变以往过于形式化、理想化、缺乏实效性的管理模式，通过完善的奖惩机制与量化考核制度的实行，进一步加深员工的工作热情与自律性。同时以完善的精细化办公室制度为前提，可以减少管理工作中主观臆断行为的出现几率。通过量化数据的分析测算，为员工提供科学精确的考核结果，从而使得员工对于企业的各项制度与决策更加信服，便于激发员工的工作热情，促进各项工作协调有序开展落实，提高企业工作效率。
3.3提高员工综合素质
企业各项生产经营活动之所以能够平稳有效运行，离不开办公室各项工作有序完成的前提保障。办公室行政管理是每一位员工应尽的责任，需要树立起服务至上、以人为本的理念，主动参与到管理当中来，坚持把每一份工作都做足、做细，落实“谁工作、谁负责”的工作理念，让一切工作上的失误得到控制[2]。同时，通过加强业务培训，增强员工的服务意识与创新意识，结合实际工作经验与理论知识的学习，积极对现有工作方法、管理制度进行创新，主动适应新方法、新技术，为办公室管理建言献策，从而更好的为天成纸业公司发展贡献不竭的动力源泉。
结论
总而言之，在如今市场经济发展逐渐壮大、市场竞争愈加激烈的大环境下，企业只有由内到外进行全面的改革与强化，才能够更好的掌握竞争优势。而办公室行政管理作为企业管理工作的要点内容，只有实行精细化管理，主动适应新常态，才能更好的提高工作效率，促进企业的长足发展。
【参考文献】
[1]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013，32，（34）：128-129.
[2]?T刚.实现办公室行政管理精细化的思路探索[J].决策与信息旬刊，2016，（7）.