信息标准制修订工作进度与质量的控制方法研究

信息标准制修订工作进度与质量的控制方法研究

[摘要]本文分了析目前信息标准制修订项目存在的问题，并根据存在的问题通过优化工作流程，增加工作进度和标准质量控制点，提出解决信息标准制修订项目工作进度失控、标准质量欠佳的方法，使今后的标准制修订项目工作进度处于可控范围，标准质量符合要求。
[关键词]标准；信息标准；制修订；质量；控制措施
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2018.13.031
[中图分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2018）13-0065-03
1概述
标准作为促进贸易、保护消费者利益、保证产品质量、保护人类安全与健康、保护环境、保证动植物安全等的重要技术文件，其质量受到人们的关注，特别是入世以后，我国标准化工作受到各方面的空前重视。
标准是为在一定范围内获得最佳秩序，对活动或其结果规定共同的和重复使用的规则、导则、或特性的文件，该文件经协商一致制定并经一个公认机构的批准。标准应以技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳社会效益为目的[1]。
随着新疆油田信息化工作的发展，信息标准制定力度不断加大，信息标准体系逐步完善，覆盖率不断提高，信息标准在信息化过程中的保驾护航作用日益显现，在规范工作流程、提高管理水平上发挥了重要作用。
近年来，随着标准化工作和标准质量要求的不断提高，信息标准制修订项目工作进度和标准质量控制难度加大，主要表现在按时完成的课题不足50%，部分课题工作进度失控，延期达两年之久；部分标准质量差，返工多次仍不符合质量要求。
新疆油田的标准化工作是在管理要求逐渐提高的环境中发展起来的，而管理思想的变化、管理机构和人员的调整也影响了标准化工作的发展。当强调提高标准质量[2]的同时，首先要看到标准化工作所走过的发展历程和当前的巨大作用，再看它如何能更好地适应现阶段的需求，而这是一项艰苦、细致的工作，需要逐一分析并找出存在的问题，将其归纳、总结出带有共性的缺陷，而后提出改进的方法。不进行这样细致的分析，而只是笼统地谈问题是不能真正提高标准的总体质量的。只有对影响标准质量的因素进行逐一分析并有针对性地解决，标准质量才能有实质性的提高。
本文对影响标准质量的因素进行逐一分析，并根据存在的问题通过优化工作流程，增加工作进度和标准质量控制点，并有针对性地提出解决方法，使标准质量有实质性的提高。
2影响工作进度和标准质量的因素
2.1计划不周
立项前期相关法规文献、技术法规、文件、标准和产品的技术资料收集不全面，市场调研分析不到位，项目组对标准制修订的工作量估算不足、对技术难度估计不足，使工作计划编制不合理，在计划时间内不能完成标准草案编制，造成征求意见、专家审查和委员投票表决、报批工作不能按期开展，导致项目延期。
2.2人员能力不足
标准起草工作组成员多由单位技术人员组成，多忙于本职业务工作，其编写科研成果报告是熟练的，而起草标准多是第一次，对编写标准的方法和流程不清楚、对标准编制任务不重视，导致标准出现：一是内容上不完整，不衔接、同一系列或同一个标准的若干个部分之间的关系不清楚、标准的逻辑及层次不清、相关联的内容不配套、增加了标准中不应规定的要求（如合同等）等问题。二是形态上范围界定不清、引用方式不正确、术语的确立不规范、量和单位的应用不符合要求、标准结构不合理、标准格式不规范等问题。致使标准多次整改不到位，影?了整体工作进度及标准质量。
2.3征求意见不到位
在标准征求意见阶段，由于某些人员的疏忽，经常出现：征求意见范围太窄、局限于本单位内部，审查人员太少、不具有代表性，专业不对口、对标准提不出实质性的建议，涵审发出征求意见资料后如石沉大海，要么返回意见少、要么返回意见迟缓，使标准不能在有效的时间内得到有效的意见建议[2]。
2.4程序不规范
标准制定程序的不规范，如不按规定完成各阶段的工作或随意省略有关的阶段、拖延标准制定中各环节的时间、扩大或改变标准的适用范围、不与相关的部门协调标准的内容、审查工作草率、不按规定将有关的文件提前交给审查人员等降低了标准的可操作性，都影响了标准的质量。
2.5审查不严格
标准在审查会议召开前，很多的单位负责人和主审人并不清楚标准内容、标准进展情况；审查专家在审查会上才拿到送审材料[3]，审查时间非常仓促；审查专家的代表性不强；部分专标委委员及专家缺乏标准化知识；由于以上的原因，影响了标准内容和标准格式的准确性。
3解决措施
3.1周密安排计划
在项目开展的前期全面收集相关资料、充分做好调研分析后，组织专家对标准内容、存在的技术风险及应对的措施、计划进度进行讨论，确定合理工作计划，保证项目按计划实施。
3.2合理组织人力
组织专家讨论、确定编制项目组（标准主笔、负责人、参加人及主审人）及标准审查专家；保证编制项目组和审查人员专业结构合理。标准起草工作组成员是标准制定工作的主体、主要责任者，标准编制项目组应包含以下人员[4]：
（1）技术专家。在标准所涉及的技术领域应既具有丰富的实践经验，又具有较深的理论知识。这样，才能有效判别技术问题的是非。
（2）较高的文字表达工作者。这样，编写出的标准能对问题表达确切、概念完整、解释唯一、避免歧义，能让使用者容易理解。
（3）标准化人员。具备标准化方面的基本知识，接受过标准编写方面的培训。这样，标准才能满足标准化法律法规及标准编写格式的要求。
在标准编制前期，组织标准起草人基础知识培训，对所有专题的标准主笔和负责人进行培训。使其具备基本的标准编制知识。标准审查是标准制定工作最重要的环节，审查专家应具备以下条件：
（1）具有广泛的代表性，标准所涉及的各个方面都应参与意见。用户、生产方、检验机构、科研单位、主管部门、标准化人员缺一不可。
（2）在理论上有一定造诣或较长时间从事与该领域有关的科研、生产、使用或检验工作[5]，在本领域具有丰富的知识和经验。
3.3扩大征求意见范围
标准是一类特殊的技术文件，它是各方协调的产物，无论是征求意见还是审查，都应有与其利益相关及关注它的各方面代表和专家参加。在有关规定中明确了应有用户、生产方、检验机构、科研单位、主管部门等方面代表讨论和审查标准，并对起草单位参与审查的人员数量做了具体限制。因此，要求信标委在征求意见阶段和标准审查阶段，邀请至少5―6名技术专家与信标委委员一道参与标准审查。在征求意?阶段和审查会上，对各个方面的专家提出的意见和建议，都应讨论采纳还是不采纳，通过面对面沟通交流达成一致。
3.4完善工作程序
标准的制定程序有其严格的规定[6]，按照这一规定制定标准可以避免一系列人为的、随意的因素对标准的客观效果产生影响，可以保证标准的制定更科学、更符合其自身规律。在标准化法和集团公司标准制修订管理规定的基础上，根据信息标准制修订的特性，对标准制修订流程进行完善和细化，使标准制修订流程更具操作性。
3.5增加质量控制环节
为提高标准质量，在审查流程中增加单位负责人和技术负责人审查环节，主审人在标准起草时就参与标准工作，当标准技术内容出现偏差时能及时纠正，可以有效避免标准技术内容出现重大错误。
在标准审查会召开前一周将送审材料发送给审查专家，使其有充足的时间深入了解标准材料，审查会上提出行之有效的建议。
4实施效果
通过对影响信息标准制修订工作进度和标准质量的因素进行分析，采取适当的改进措施，对信息标准工作的流程和方法进行不断优化，增加质量控制环节，总结出一套适合新疆油田实际的信息标准工作流程。通过两年的试验，企业标准制修订项目在计划时间内完成专家审查和委员投票表决，标准一次通过率达到94.4%。
实践证明，这些方法有力地保证了标准工作进度、提高了标准质量。
5结语
标准制修订工作是一项复杂的系统工程，影响标准质量的因素有很多，提高标准质量是一项长期的、持续的工作，只有在不断的实践中以严谨的工作态度发现问题、分析问题，进而解决问题，才能从根源上提高标准质量。作为标准制修订的工作人员，我们担负着重要的责任，我们要做的工作还有很多，没有最好，只有更好。
主要参考文献
[1]杨忠建.企业标准制定进行时[J].企业标准化，2005（6）：19-20.
[2]张萌本.征求意见稿不容忽视[J].石油工业技术监督，1994（3）：34.
[3]长人.严格标准规范提高标准质量――访国家标准技术审查部主任沈同[J].中国质量与品牌，2005（10）：27-29.
[4]郑德忠.谈标准制定工作中应抓好的几个关键环节[J].标准生活，1999（10）：23-24.
[5]李玉恩.标准审查的要点和方法――对标准草案征求意见稿的审查要求对标准草案送审稿的审查要求[J].中国标准化，2000（7）：17.
[6]王玮，金燕芳，孙爱国，等.关于“标准质量”的新思考[J].中国标准化，2013（9）：52-55.