信息化时代企业会计流程重塑_工商管理

浙江宁波/王越强灵

一、序言

会计工作是企业经营的关键流程之一，与企业每一项活动都密切关联。

会计工作为企业经营提供全面的信息和依据，包括采销数据、固定资产数据、库存数据等，是企业销售管理、供应链管理、人力资源管理等支撑的来源。

会计工作能够反映企业经营的效率，提供预测和分析。例如，通过盈利能力指标，能够反映企业的运营效率、财务结构稳健性以及偿债能力安全性等。

会计工作能够为投资经营决策献计献策。例如，透过经营指标和具体活动的会计记录，能够反映项目和投资对象的真实情况。

会计工作与企业生产销售业务流程紧密融合，环环相扣，其效率高低直接影响企业的经营效率、员工的工作体验以及客户的满意度。

随着信息化在全社会的经济活动中高度普及，传统手工记录和人工统计为主的工作方式和流程，已无法满足企业经营信息化的效率要求。因此，企业必须对会计工作的工具、会计流程根据业务活动信息化的特点重新设计。

二、信息化时代传统会计工作存在的问题

信息化的普及让每一个企业都能够实现即时通讯共享、移动办公和远程交易，企业经营的时空限制越来越小，同样面临的竞争也更加激烈。因此，企业会计信息系统必须加快活动信息的处理效率，为经营管理提供更加全面、更加及时和智能化的支持。目前，尽管很多企业已实现了办公自动化，但是在会计信息化及与业务的融合方面还十分滞后。

（一）无法提供及时的支撑数据

交易的信息化让企业客户之间的交易达成时间大大缩短，即提高了交易的频率，企业有机会在短时间内进行批量交易处理。因此，企业每天产生的会计信息数量是以往的数倍或数十倍，依靠手工和纸面统计记录的工作量大大增加。但由于激烈的竞争，企业的利润率并未逐年提高，因此会计人员的投入不会随会计工作量的增加而大肆扩招。尽管会计人员日日夜夜人工核对和统计，但还是无法提供及时的支撑数据，并且还会拖销售业务的后腿。

（二）数据处理差错率提高

缺乏系统信息化的企业，各类电子和非电子的信息是分散而孤立的，并且被认可的程度也不同。交易的碎片流水化产生的大量电子和非电子信息，需要确权、传递、记录和比对，错综复杂的来源和形式，让会计人员将大量的时间浪费在鉴别和整理信息的工作中。而同事有要求高效率和快速支撑，差错率提升在所难免，严重的还会对企业的经营决策产生直接或潜在的巨大风险。

目前，很多企业都建立了ERP系统，能够将大量的信息电子化，如订单、库存、采购等。并且能够实现各部门业务系统化配合，如订单流程中财务部门与销售部门、供应量部门利用订单系统进行配合。尽管如此，由于原始凭证的确认和传递没有信息化，导致大量凭证材料需要线下传递，并与线上脱节，实际形成一长一短两条腿走路。

（三）会计凭证存储效率低

会计工作的基础是会计凭证，任何活动都需要清晰准确的记录。传统手工会计信息系统的会计凭证及后续的会计工作都需要纸张进行存储，这种方式不仅编辑和存储的效率低，而且还会增加丢失、损坏的风险和额外的办公成本。例如，发票、收货签收单等纸质凭证很多具有唯一性，在业务结束后如果丢失，重新开具或出具证明的成本非常高。而在信息化条件下，双方认可的电子化凭证能够进行备份并且基本可以永久保存。此外，纸质会计凭证容易造价和篡改，而信息化记录修改会在计算机中留下记录，容易追查和恢复。

三、信息化对企业会计工作的作用

会计工作的流程中主要包括审核原始单据、填制会计凭证、登记相关账簿、进行成本核算、损益结转、对账、制作会计报表、财务分析、对库存进行盘点等环节。信息化的普及对原始单据的形态和数量、登记核算等环节的工具、会计报告和分析的频率，以及与销售等业务的配合都带来了巨大变化。

（一）交易电子化可实现原始单据无纸化

交易电子化可实现原始单据如付款凭证、订单、收货确认等无纸化。在线支付和第三方支付已深入日常生活和商务活动中，企业的采购、销售及其他货币来往都能够通过实时网络支付，而支付公司或网银一般不会提供纸质付款或者收款凭证，因此企业会计在登记资金来往是需要收集电子凭证，并对其有效性进行确认。

一些大企业都建立了订单系统，通过在线下发订单和确认进行签约，不会另外寄送签章的纸质合同，同样会计流程中需要审核电子契约的有效性并进行备案。此外，现代物流的信息化消除了大量纸质票据的来往，货物流转的信息通过电子记录方式传递给交易双方。企业会计在进行相应的收款或支付等操作时，不再需要等待纸质证明的到达，而是依据电子记录进行处理。

（二）信息化为会计工作提供了智能化的工具

信息化对企业会计工作的最大影响是彻底释放了劳动力，大大提升了效率。企业内部和外部的活动由于信息化能够更加快速和完整地被记录下来，并且能够非常便利地进行查询、传递、复制和分类等操作。尤其是大量的交易记录、资金来往能够通过数据库标准地记录，并在企业ERP中实时与业务运转关联使用。在统计分析方面，会计工作人员能够实时地进行数据编辑修改和统计分析，并且能够通过图表等形象化和综合化的形式进行展现。

（三）信息化能够大大降低会计工作的差错率

会计工作涉及大量的数据处理，对时间和准确率要求非常高。在传统以手工为主的会计工作中，数据统计分析会出现很多错误，特别是在基础数据出现错误时，会对后续的所有相关的统计分析带来连锁反应。而通过信息化后在计算机的帮助下，电子信息可通过预先设置的判断逻辑，自动对错误监测和识别，同时也可快速地进行定位。计算机进行数据智能化统计分析，更能在出现错误修改时快速对关联内容进行刷新。

（四）信息化提高了会计工作对销售及决策的支撑价值

传统手工会计工作由于效率较低且数据的可视性较差，对企业经营的支撑或者起到关键作用。而信息化后会计信息输出的即时性和可视性更强，财务分析结果能够在各部门或者企业管理者需要的时候及时提供。并且能够动态地监测业务的运行状况，促进业务隐患和错误方向的及时调整。信息化会计系统能够将财务信息实时地传递到智能终端中，企业的所有者和管理者能够通过手机和手提电脑方便的查看高价值的财务分析数据，在任何时间和地点都能获取及时的决策支撑。

四、基于信息化的企业会计流程重塑

从会计工作的核心流程来讲，无论是手工还是信息化，都不会改变审核原始单据、填制会计凭证、登记相关账簿、进行成本核算、损益结转、对账、制作会计报表及财务分析、对库存进行盘点等环节。但是每个环节的比重和处理方式会发生巨大变化，随之也会影响会计人员及与业务部门配合流程的变化。

（一）账务处理过程记录处理差异

信息化后除了原始凭证外，大量的后续核算和统计信息都主要依赖软件和数据库进行电子化处理。例如，手工核算过程中出现错误或变更，只要在变更的地方进行标注并明确责任即可，或另外作说明。后续工作在修改后重新或继续进行。而信息化后，更新和修改只需要向计算机输入制定即可全部进行关联刷新，但从纸面账目及相关材料里看不出修改的记录。因此，会计处理需要真实完整记录全过程，在信息系统中修改的同时，也需要将其反映在纸面账簿或凭证中

（二）会计处理程序重构

手工会计核算大多采用小批量直线式，每天处理的业务需要排队，后面的项目需要等到前面处理完成后才会进入下一个阶段。而信息化后，可采用集中或自动数据采集、集中核算、实时共享的方式进行处理。会计部门与业务部门可实时地进行数据的相互传递和比对，并同时刷新双方数据。具体而言，在记账、对账、结账和期末结转环节都进行了重新定义，记账环节的重新定义。手工会计中的记账是手工将原始凭证信息抄录到相关的账簿中，而在信息化后记账包含两层含义：一是将当月未记账凭证模块的记录进行审核，并转存到记账凭证模块中，使之成为正式的会计记录。而是对各科目的本期发生额、余额及累计发生额进行汇总更新。手工记账是一个信息分类，并按照不同业务特色处理程序处理的过程。而信息化会计系统中只需要要相应信息填写到系统相应的位置，系统会自动按照设定好的逻辑进行分类传导、刷新和汇总。

（三）对账环节的重新定义

对账是对账簿数据的准确性和真实性进行核实，确保账实、账账、账证相符。账实相符是指账簿上的信息与实务发生额是否一致，如产品库存盘点数量与销售出库、生产入库等信息之间的计算关系没有问题。账账相符是指不同账簿之间的信息关系无差错。账证相符是指账簿记录与原始凭证上的内容保持一致，记账的方向符合会计准则要求。

在信息化会计系统中，账账相符的核对基本失去了原来意义。由于计算机中不同账簿之间的逻辑关系已确定，并且在原始数据输入后会进行自动计算。除非原始数据出错或中途人为修改，一般情况下账账之间不会存在差错。

结账环节的重新定义，是指结转本地各会计科目的发生额和期末余额，结束本期的账务工作。传统手工处理中为达到账实、账账、账证相符，结账需要耗费大量精力进行核对和审查，而在信息化后只需要对符合原始票据和实物的数据即可。

信息化对会计流程最深刻的影响是解放了大量的基础工作时间，让财务人员能够将更多的精力投入到财务分析和对业务的支持上。一方面，由于会计数据统计分析的智能化，能够帮助财务会计人员从不同维度和层次对不同类型的数据进行分析，并且能够利用统计软件将复杂枯燥的财务数据“翻译”成业务人员能够理解的结论；另一方面，信息化会计系统能够实时地进行信息的传递和共享，并且能够根据不同部门和人员的权限自动分发，进而能够让财务信息的价值最大限度地发挥出来。随着交易的信息化，消费者和合作伙伴与企业的交易更加零碎而频繁，大量的小项目的会计工作全部由人工进行操作已经不现实也不经济。信息化会计系统能够进行批量化处理，并且能够减少大量的系统外需要与消费者或伙伴进行凭证的传递、沟通、确认，进而大大提升了效率和交易体验。

五、结论

信息化未改变会计工作的本质内容，并且由于大量原始凭证的电子化难度较大，或者还未达到电子化的技术水平，因此信息化下的会计工作流程还必须做好系统外的基础工作，尤其是对录入系统的信息，必须对系统外的原始凭证进行严谨地审核、妥善保管。信息化会计系统大大缩短了项目的处理周期，促进了财务信息对企业经营的价值的发挥。

虽然信息化作为工具为会计工作提供了优化的途径，但是根本上还是需要企业经营管理者能够充分给予会计系统信息化充分的权利，而不是将信息化作为一种附加工具，实际的业务流程配合还是停留在传统阶段。最终ERP中的会计信息化系统，仅仅沦为财务人员会计处理的工具，而对业务人员却变成了累赘。业务人员不仅要在复杂的系统中进行信息输入、修改和跟踪，还需要在线下奔波获取并向财务传递各种纸质证明。因此，信息化会计系统的设计和使用必须符合业务的客观规律，与企业决策和销售管理模式协调统一，才能真正实现财务工作效率提升和服务业务能力提升。