探讨高校行政管理的办公自动化问题

引言
随着计算机和网络技术的普遍应用，计算机曾经成为高校办公的必备工具之一，校园网已成为高校教学、科研、办公及管理不可或缺的支撑环境，在我国高校教育中表现出越来越重要的作用。近年来，许多高校都先后明白了数字化校园的战略目的，开端积极推进办公自动化建立，一些高校依据本校的需求和人力、财力的状况开发了具有本校特征的办公自动化系统，一些高校购置了办公自动化系统，还有一局部高校经过外包方式开发了诸如人事管理系统，财务管理系统、教务管理系统，学生管理系统以及设备管理系统等一系列的办公自动化系统，这些系统的运用，大大进步了高校的办公效率，推进了高校办公自动化的进程。同时，高校办公人员的计算机应用程度也在逐渐进步。运用Office办公软件以及收发电子邮件等操作都曾经成为办公人员工作和交流的重要途径，这就为办公自动化系统的进一步推行奠定了良好的根底。
1相关概念的界定
1.1高校行政管理的概念。高校行政管理指的是高校内部行政事务的管理，是高校经过依托一定的机构和制度和采用一定的措施和手腕，为了完成高校教育工作的目的，从而发挥管理和行政职能，充沛应用各种资源，并引导全体师生员工有效完成学校各项工作任务，完成预定组织目的的一系列活动的总称。
1.2办公自动化的概念。办公自动化(OfficeAutomatic)简称OA,是20世纪60年代提出的一个概念，截止目前，办公自动化还没有构成一个被普遍认可的规范化定义，普通是指应用通讯技术、计算机网络技术以及办公管理办法，将人们办公的局部业务活动经由办公人员以外的其他各种先进办公设备，并由办公人员和这些办公设备共同构成一个人机信息处置系统，从而完成相应的任务的一个连续过程。
2高校行政管理办公自动化的必要性
在我国高校教育事业的快速开展的宏观背景下，各高校之间的竞争日趋白热化，传统的行政管理办公方式曾经不能满足高校快速开展的需求，这就凸显了改善高校内部管理体制和进步日常工作效率的重要性。详细而言，高校行政管理办公自动化的必要性主要系如今以下方面。
2.1高校持续开展的内在需求。随着我国高校招生体制变革，各高校办学范围不时扩展，许多高校经过兼并重组、独立升格、扩建新校区等方式，构成了新老校区或多校区结合办学形式，关于此，传统的高校行政办公形式显然无法顺应远程办公的需求，这就对呈现新型的办公方式有了激烈的内在需求，完成办公自动化也就表现出高校进一步开展的必要性。
2.2完成挪动办公的需求。随着国内外高校之间、校企之间协作交流的不时增强，学校指导和教职员工都面临着经常出差的问题。能否可以经过及时获取信息来作出重要决策又是学校事业快速开展关键。例如，在学校指导出差期间，对学校状况要随时理解，并布置各种事项，或及时指示一些重要文件，为了完成挪动办公，就必然请求具有运转良好的行政管理办公自动化系统。
2.3降低高校管理费用的需求。材料标明，由于全面推行办公自动化，美国政府在1992年-1996年的短短4年间各项开支减少了1180亿美圆。微软公司在1997-1998年短短一年时间内至少俭省了4000万美圆开支。可见，关于高校而言，鼎力推行行政管理办公自动化，能够大大降低办公用品耗材的运用量，从而节约办公经费的开支，使学校可以节约更多的人力、物力、财力用于高校的其他按建立范畴，这同时也是构建节约型高校的良好表现。
2.4完成高校信息共享和加强决策合理性的需求。作出科学决策是高校行政管理人员的重要工作，而具有足够的有效信息是停止科学决策的必要前提。鼎力推行行政管理办公自动化，能够完成信息交流快捷通畅，充沛完成信息资源共享，为高校行政管理人员提供良好的办公环境，使决策可以变得精确、及时，从而进步高校的行政管理工作效率。
2.5国际化接轨的需求。目前，我国的高等教育事业正逐渐与国际接轨。国内高校能否把握开展机遇，是当前我国教育界普遍关注的问题。鼎力推行和施行行政管理办公自动化，一方面可增强国际协作交流，另一方面还可加快国内高校向国际化开展的步伐。可见，办公自动化的简历是国内高校在自创国际一流大学胜利经历的根底上对国际先进的高等教育管理形式的学习和改良战略。
3我国高校行政管理办公
自动化面临的主要障碍
由于各高校本身条件状况有所不同，办公自动化建立程度也存在很大的差别。调查标明，运用办公自动化系统是我国高校完成办公自动化的主要方式，但以传统方式为主的高校依然高达45％，运用办公自动化系统的高校为40％；只要5%的高校根本完成了对网络办公自动化的运用。由此可见，目前我国高校推行行政管理办公自动化依然是一个非常艰巨的任务，从目前来看，主要还面临以下障碍。
3.1高层指导的注重水平不够。高校行政管理办公自动化建立过程中面临的最大艰难在于一些高校的高层指导在思想观念上存在滞后性。例如，有些高校的高层指导缺乏足够的的计算机应用程度，因而存在抵触心情；再如，有的高校指导依然因循传统的思想方式，习气于传统的手工办公；又如，虽然有些高校指导对办公自动化并不持反对态度，但思索到办公自动化的前期工作需求大量的人力、物力、财力投入，同时，随着我国高等教育事业的快速开展，在招生范围连年扩展的前提下，许多高校不得不将大量的资金投入到新建教学楼、宿舍楼以及教学仪器设备的添置上，从而在办公自动化方面构成了资金短缺的情况。
4完善高校行政管理办公自动化建立的对策
高校行政管理办公自动化建立是一项复杂的系统工程，分离前文所述，本文以为，高校行政管理办公自动化建立可采取如下措施。
4.1快速更新观念，进步指导层的注重力度。许多高校办公自动化建立推进迟缓、以至在推进过程中呈现停顿以至搁浅的情形，高校领层对此有不可推脱的义务。因而，学校指导应更新观念，进步认识，拿出抓学科建立和抓教学评价的劲头来抓网络办公自动化系统建立，同时做好办公人员的队伍建立。
4.2树立包公自动化系统的长效管理机制。管理的标准化是办公自动化系统正常运转的制度根底，因而，树立健全各项长效管理制度是保证办公自动化建立工作顺利完成的重要保证。详细而言，在系统建立的过程中，诸如《校园网络信息管理方法》、《数据库管理员职责》及《网络与信息应用、失密管理方法》等各类相关制度也要相应出台，并在后续的系统运用过程中对这些规章制度不时停止改良和完善。
4.3进步办公人员的办公自动化素质。由于办公人员在办公自动化系统这一人机分离系统的运用中起着主导位置，这就请求办公人员一方面要纯熟控制办公的根本学问，另一方面还要纯熟运用各种办公设备及办公软件，因而，进步办公人员的综合素质，进步办公人员的办公自动化综合才能就成为高校完成办公自动化的重中之重，关于此，学校一是能够经过内部培训来逐渐进步办公人员的业务程度，经过考核持证上岗；二是能够经过对局部岗位停止人员外聘的方式，即聘任计算机运用才能强的人员上岗，保证人人会用，由此顺应办公自动化的工作需求。
4.4增强防备措施，确保网络信息平安。由于网络办公自动化建立会使高校的各类信息在一定范围内处于开放状态，重要数据的平安性防护由此成为关键，因而，在办公自动化建立的过程中，同时还要至少做好以下两方面的工作，一方面，要增强高校全体行政管理人员的失密认识，另一方面，要此案去各种技术手腕，即经过采用数据加密等技术，或经过设置身份考证、权限检查等方式保证合法用户的运用，从而在确保信息系统平安的前提下，使高校办公自动化系统得以有效运转。