浅谈信息技术时代信息技术对行政管理的渗透冲击

在信息时代,信息技术是最基本和最为普遍的技术手段,在人类社会生活的每一个领域、每一个方面都必然会普遍应用着信息技术公共行政的领域也不例外。当前,我们正处在公共行政信息技术化的起点,预测信息技术在公共行政中带来变革的合理形态,对于我们在公共行政领域中自觉接纳和应用信息技术是非常有意义的。下面,笔者就信息技术对行政机关公务员、公文及管理模式的渗透和冲击谈几点看法和建议。

信息技术对公务员的渗透和冲击公务员由于身处现代信息社会,不可避免地要受到信息技术发展的影响。具体表现为体能的延伸与增强。借助于信息技术,如电信、机器办文办事、远程会议,打破了时空限制,公务员可以看到、听到、触觉到以前无法感知的事物,可以完成以前体能无法完成的工作。

开阔视野,提高判断、分析和解决问题的能力。信息技术的开发可使公务员及时获得大量信息,有助于他们逻辑地、辩证地和系统地思考问题。互联网提供了获取信息的极大便利,使得公务人员“秀才不出门,而知天下事”、“运筹帷幄之中,决胜千里之外”成为可能。时间和精力的节约。信息技术节约了原来靠人脑和文件处理信息所消耗的大量时间和精力。跨越时空,降低了信息传输的时间成本、人力成本。

观念的更新。公务人员要适应信息时代的要求,就必须更新传统观念,树立效率观念、创新观念、服务观念、竞争观念、民主观念、法治观念等现代化观念。激励公务人员的全面发展。信息技术的应用既对公务人员的知识和技能提出了更高的要求,又节约了公务员的精力与时间。前者成为行政人员不断学习与培训的直接动力,后者则提供了可能与机会。信息技术带来的教育方式的更新(如网络学校)更为行政人员学习现代化的管理知识,掌握与运用现代化的行政管理技术和工具提供了极大的便利。

重要原始文件的流失由于没有采取相应的措施,许多电子文件都将会随着电子脉冲流进历史的黑洞之中。或者是电脑遭遇病毒或者是受到黑客袭击,甚至在你不经意的一敲一点中,某一重要文件就荡然无存了。许多管理信息系统具有在适当时候自动删除或更新某些数据的功能。形成文件的业务人员往往考虑用这份文件处理现实事务,对于其中哪些东西今后有用,需要保存而考虑不周,甚至全然忘记。对传统文件的管理,已经形成了一整套严密的收、发、签、办、归档等工作流程的规章制度,因此传统文件的管理步步为营,井然有序。而电子文件的管理中还远未形成类似的严谨而有效的措施。这就要求文件及档案管理人员在信息系统设计的初期积极参与,提出有关功能要求,在系统运行的适当环节加入签发、签收、鉴定、制作原数据信封、归档保存等管理步骤,最后将电子文件保存在系统硬盘、软盘或光盘上留存备查。

数字文献的长期可读性“朝不保夕”电子文件的载体有硬磁盘、软磁盘、光盘等。杂散磁场、氧化作用材料的老化变质、污染、划伤和皱褶,会很容易地抹掉这些载体上记录的信息。另外,因为不断有新的、不兼容的媒体形式和存贮格式出现数字式文献常常会在存贮它的媒体还没有破损之前就不再被使用了现在还有多少人使用5英寸的软盘呢?涉及电子文献长期可读性的另一个因素是计算机病毒。大多数电脑系统都很容易受到旨在破坏它们的病毒的侵害。1998年流行的能破坏硬盘上的数据的“CIH”的病毒给人们造成的恐慌绝不亚于一场战争。