提高项目管理过程中人员效率的途径探讨

摘要：作为一种新兴的管理技术和方法，项目管理中的人力因素是很重要的衡量标准。为了全面提高项目参与人员的工作效率，必须从信息沟通、组织结构和员工激励三个途径加以研究。
关键词：项目管理；人员效率；沟通

1提高信息沟通的效率

从管理的方法来看，管理的基本方法包括行政的方法、经济的方法等。从管理活动的实质来看，这些不同的管理方法是在从不同的角度进行着信息的沟通。行政的方法属于权威性沟通，经济的方法属于利益性沟通。因此，在管理中这些方法的有效性程度，实际也就取决于使用相应方法的管理内容的权威性。所以，管理的效率实际也就归结为信息沟通的效率。

1.1培养项目组成员的主动沟通意识
沟通是双向的，而非单向的。培养项目组成员的主动沟通意识主要是改变他们沟通的态度。在多数沟通中，下级都是被动的接收者，缺乏主动沟通的意识。通过培养他们在项目中的主动沟通意识，可以及时地发现问题，尽早更正问题。曾经碰到一个项目经理，检查团队成员的工作时松时紧，工期快到了，和大家一沟通才发现进度比想象的慢得多，以后的工作自然很被动。尽早沟通要求项目经理要有前瞻性，定期和项目成员建立沟通，不仅容易发现当前存在的问题，很多潜在问题也能暴露出来。在项目中出现问题并不可怕，可怕的是问题没被发现。沟通得越晚，暴露得越迟，带来的损失越大。培养项目组成员的主动沟通意识可以通过在组建项目组的时候，挑选责任意识强的项目组成员，对在沟通过程中成绩突出者给与奖励来强化他们主动沟通的行为。

1.2采取多种多样的沟通方式，提高沟通的效果
针对沟通的对象、沟通事项的紧急程度、沟通信息是否需要反馈等，采取不同的沟通方式。如：召开会议、电话、电子邮件、传真等。在采用电子邮件进行沟通时，须注意要有针对性地发邮件、并写清邮件主题、标清邮件紧急程度，只发给相关的人员，而不是到处乱发。对于特别重要的邮件，要求对方给与回执。采用会议方式的时候，要注意写清会议主题、会议需要持续的时间、与会的相关人员、会议的进程等，而不是只约定会议时间和地点。对一些重要的信息，则应该要求各相关人员签字，进行确认，以保证信息确实传递给了相关的人员。需要注意的是，口头沟通过程中应该坦白、明确，避免由于文化背景、民族差异、用词表达等因素造成理解上的差异。沟通的双方一定不能带有想当然或含糊的心态，不理解的内容一定要表示出来，以求对方的进一步解释，直到达成共识。

1.3建立有效的沟通体系
有效的沟通体系的建立，主要是为了项目组成员在遇到问题或者需要沟通时，能够准确及时地找到需要沟通的对象，做到有的放矢。项目经理在整个项目管理过程中的地位，决定了他在沟通过程中所起的作用。项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响，比如组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。项目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户，而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干系人。所有这些人员各自需要什么信息，在每个阶段要求的信息是否不同，信息传递的方式上有什么偏好，都是需要细致分析的。分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。此外，创造有利沟通的外部环境也很重要。比如，如果有可能尽量将同一项目组的成员集中在一起办公，为他们提供一个便于相互交流的空间。

1.4加强对项目沟通管理计划的审查和控制工作
任何计划都要受到控制。没有控制的计划，就如同失去了舵手的航船。因此，我们在项目管理的过程中要时刻加强对项目沟通计划的审查和控制。这样我们才能保持企业的凝聚力，使我们的员工同心同德按照既定的计划推动企业的前进。基于上述考虑我们可以建立项目管理办公室对沟通过程进行监督和审查，对沟通中产生的问题进行协调管理和控制。当沟通计划的执行出现偏差时，相关职能部门或责任人就可以通过激励和惩罚等手段加强对沟通计划的控制，纠正业已出现的偏差(当既定沟通计划与实际相符的时候，则应全力确保这一计划的有效执行)，从而提高沟通的效率。