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摘 要:本文探讨在信息化时代下,剖析本馆数字资源利用现状,试图从管理的角度来对数字资源的利用作一定的研究,然后在此基础上结合数字资源管理的其他方面,如管理结构、业务流程、服务对象等等,来阐述数字资源整合管理的整体思路.
关 键 词 :数字资源;整合;管理
中图分类号:G250.73
1.本院图书馆数字资源整合管理存在的问题分析
1.1 现代管理组织缺失
网络时代对数字资源的管理组织提出了新的要求,在传统的以纸制图书资源为主的时代,管理组织相对固定,所管理和组织的范围也有限.但进入数字资源时代之后,所需要面对和处理的数字资源往往来自许多其他单位及其系统,组织管理工作涵盖的面积和范围更加广泛,所需要处理的资源与更加多样化和丰富化.
对于用户来说,数字资源能够让他们快捷的查询到所需要的资料,而这背后需要对遍布在全国甚至全球范围内的电子资源数据库进行有效的搜索和管理.这需要有着足够的技术水平、资金能力,以及管理组织.可以说,数字化将图书馆变成了一个综合性的信息中心,不再以印刷文献为主,而是能够提供文字、声音、图像的计算机终端与各个信息中心进行联网的载体.作为高度信息化的,建立在各种信息技术基础之上数字资源管理中心,很容易产生信息堵塞,服务或管理落后的问题.根据国外的经验,数字资源的整合和利用需要合作部门保持高度的协作,以便对数字资源进行更好的管理.
目前,本院图书馆管理组织仍然基本属于原有纸制媒介时代的管理组织,馆藏资源的信息化、数字化仍然被视作“院内的业务”,没有从信息化时代的要求出发对管理组织进行调整或优化,自有系统的建设并没有考虑到“信息共享”,“不同信息中心之间的高效传输与链接”等重要要求,导致一些系统和软件与协作单位不匹配,使得用户在搜索资料时,无法使用外部的一些重要数字资源.
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1.2 业务流程体系落后
数字资源整合中除了对自有资源进行电子化和信息化外,更为重要的工作是对外部的数字资源进行挖掘、评估购买、管理并维护.目前针对数字资源整合工作的业务流程体系也属于传统模式,利用原有的馆藏管理经验来对数字资源进行管理,数字资源的整合需要面对大量的内外部电子化资源,需要在业务管理流程上进行高效运作,而目前的工作机制十分低效.
采编部在挖掘新的数字资源时,往往依赖各数据库生产商或者电子邮件推荐新的数字资源产品,或是在中心网站上进行产品展示以供各单位进行选择,但目前这两种方式都不能保障及时地获取新产品的通知,即使获取了相关信息,在庞大的信息量面前,采编部也难以胜任工作量.
在挖掘到新的数字资源时,还需要对其资源评估,和传统纸制资源的评估不同,海量的数字资源使得有限的工作人员难以处理这种巨大的工作量,许多数据库资源从表面上看具有较高的价值,信誉度也较高,但实际上其所含内容与现有的馆藏资源有着一定程度的重复性,因此容易导致采购资金的浪费.而且目前的采编工作采用半自动化的工作模式,很容易在查重的精确度上发生失误.
数字资源的管理和维护同样非常重要.目前本馆在高技术的管理工具使用上仍然比较缺乏,工作人员在对资源描述信息、合同条款、内容提供商资料审查等方面的管理工作也十分零散.而且在对数字资源进行统计、分析、归纳时,由于缺乏统一的知识库作为基础,许多工作也还是以手工的方式进行管理和维护,海量的信息使得其管理与维护工作显得十分低下.
1.3 绩效评价方式滞后
目前虽然有相关的绩效评价体系,但主要是针对传统的管理工作,比如图书的保管效果,图书的丢失与损坏率,图书的出借与利用情况等.针对数字资源下的各项工作还是缺乏相应的绩效评价体系.数字资源整合面临着更多、更新的挑战,包括数字资源的采购管理,所采购的数字资源的质量与数量,如何加强与其他单位的协调,采购成本的控制、所拥有的数字资源在用户的使用情况等等方面,都需要建立起新的绩效评价体系.
2.数字资源整合的管理对策
2.1 建立新型管理组织
由于在推动数字资源整合之前,已设立了采编部进行图书的采购与管理,也设立了技术部对相关的信息系统等进行管理,为了更好的推动数字资源的整合工作,避免部门重置,可以设置单独的网络采编部,专门负责数字资源的管理工作,而将原有的技术支持部合并到数字资源整合管理处,主要负责数字资源整合方面的技术工作,同时也负责日常的技术管理工作,信息管理部则主要是面向用户进行系统开发和信息管理方面的工作.
在职能的设置上,数字资源整合管理处的主要职能应包括以下几个方面:
网络采编部:主要对馆藏的资料、文献进行收集、整理,将其提供给技术部.并将收集起来的文献编成二次文献和检索信息,让用户能够快捷、方便的查询和下载所需资料;与国内外相关单位,如数字资源提供商、科研机构、高校电子图书馆等进行联系与交流,开展协作研究等.
技术支持部:主要是对数字资源的收集、分类、整理,信息交换等方面做好技术支持,对数字资源整合管理处的成员提供技术培训;开发数字资源的文献著述与阅读方式;为数字资源开发与应用提供更好的解决方案;结合用户需求和数字资源特点开发出新的增值信息服务,以及在共享网络的广告栏上对新进的文献进行广告宣传,一些有预定或特定需求的文献或资料还可以直接以短信方式通知用户等;为用户提供委托登陆或测试的相关业务;研究面向全球不同语言的自动检索与翻译处理功能等.
信息管理部:主要是面向用户,将网络采编部、技术支持部所收集、处理的数字资源,以及相关的应用技术,更好的向用户进行介绍与推荐,作为用户与网络采编部、技术支持部工作的中介.
2.2 业务流程优化
本馆现有的业务流程还是基于传统纸制印刷本的资源采购和管理流程而设置的,而数字资源在资料采购、运作模式,存储等方式都和传统的纸制印刷本的运作方式存在很大的差异.因此,对已有的业务管理流程进行优化显得十分的必要.在目前的实际情况下,本馆以系统管理为核心,形成以数字化资源管理为中心的业务和服务流程,实现资源的网上采集、纸质文献的数字化、图书借阅的电子化等. 业务流程优化的另一个重要的工作就是构建一个跨平台、跨学科、跨数据库的,拥有统一的界面和集成检索功能的查询系统.用户可以在这个系统中对不同来源、不同类型、不同界面的数据库进行统一的检索,而不是需要通过多个入口查询到大量相似的资料,这样就能够很好的解决读者信息需求以及信息资源分散的现状.目前本馆主要是利用OPAC和导航系统进行数字资源整合.其实现主要过程如下:
(1)用户登陆本馆数字资源检索网页,登陆后填写检索内容并提交.
(2)查询界面接受用户所输信息,并由用户特征提取模块对用户所输信息中的特征语义信息进行记录和提取.
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(3)进行全局后台多电子文献库检索.
(4)对后台电子文献库检索得到的异构信息结果进行提取集成处理.
(5)以统一的信息表达方式把检索结果返回给用户.
2.3 建立新型绩效指标评价体系
具体而言,该评价体系有以下主要作用:
(1)对数据库内容进行全面评估,通过“数据库内容”及相对应的二级指标,全面评估其数据库内容是否符合用户的需求,是否具有权威性、时效性和全面性.
(2)通过“数据库检索效率”及“数据库利用”及相应的二级指标,从数据库提供的检索功能、界面等方面评估其是否符合大多数用户的使用习惯,尤其是现在科研人员的年龄跨度比较大,一些年长的科研人员是否能够熟练的使用这些数据库获取资料,具有很相当大的意义.另外,从数据库登陆次数、浏览及下载次数等可以得出该数据库的利用率,这也是评价数据库价值的一个重要指标.
(3)通过“数据库成本”及“数据提供商服务”这两个一级指标及相应的二级指标,评估数据库的性价比,有些数据库虽然内容非常好,科研价值非常大,但是价格昂贵,性价比不高,不值得单位长期购买.
通过以上我们可以发现,一个科学高效的数据库资源评价体系,对促进电子资源的整体优化建设,调整电子资源的学科分布,调整参考数据库、全文数据库、事实数据库、电子期刊、电子图书的比例,提高电子资源的利用率,了解用户需求等都具有非常明显的作用.
通过对电子资源结构的调整和使用情况的分析,促进检索服务、咨询服务培训服务的开展,使电子资源及其服务更符合用户需要,提高其利用率并降低成本.统计报告可以准确地反映出用户对电子资源的学科、类型和软硬件环境的需求,图书馆可以据此调整电子资源建设方向和服务内容,从而更好地为用户服务.
参考文献:
[1]张闫.基于知识链的数字图书馆信息资源整合的原则和模式[J].情报杂志,2011.
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本篇论文出处 http://www.sxsky.net/guanli/xzgl/395594.html
[2]文小明.高校图书馆数字资源整合现状调查与分析[J].新世纪图书馆,2011.
[3]刘洪,高华,邵怡.大学图书馆电子资源绩效评价指标体系构建[J].大学图书情报学刊,2009.
作者简介:吴大羽(1981.08-),男,安徽宿松人,安徽省社会科学院图书馆(信息与网络中心)馆员,硕士研究生,主要从事单位信息化方面工作.
作者单位:安徽省社会科学院图书馆,合肥 230053
基金项目:安徽省社会科学院青年课题(项目编号:QK201313).
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