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摘 要 ：企业在建立了电算化会计系统后,会计管理环境和会计核算方式发生了很大的变化.由于计算机的使用,加快了会计数据处理的速度,扩大了会计数据领域,提高了会计信息化的准确性和可靠性.但同时也让企业内部控制制度部分失效,为企业的内部控制带来许多新问题,因此加强电算化会计系统的内部控制就显得尤为重要.
关 键 词 ：电算化会计；信息系统；内部控制
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中图分类号：G642.0 文献标识码：A 文章编号：1671-0568（2012）29-0103-03
内部控制关系到企业资产的安全完整、关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性.企业为实现自己的管理目标,必须建立起一整套内部控制制度,以保证企业的有序、健康发展.企业在建立了电算化会计系统后,其会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化,也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题,对原有企业内部控制制度造成了极大的冲击,由于电算化会计系统的特殊性,建立起一整套适合电算化会计系统下的内部控制制度就显得尤为重要.
一、电算化会计信息系统中建立内部控制制度的必要性
1. 手工记账系统的直观性与可控性
手工记账系统的会计数据是用可视的文字、符号直接记录在纸上的,这种记账方式有较好的直观性,甚至笔迹也可以成为控制的手段.采用计算机集中地对数据进行处理后,由人工形成并掌握的信息便越来越少.当会计数据以肉眼无法识别的形式存储在磁盘上,人的判断作用便降低了.同时,由于计算机系统的透明度较高,因此,对数据的安全性、保密性进行的控制就变得尤为重要.
2. 会计数据处理的准确性取决于应用程序和硬件的可靠程度
计算机对会计数据的处理是在一个封闭的系统中进行的,其中有许多的处理过程对会计人员来说是“暗箱”,会计人员无法直接参与和控制,会计数据处理的准确性完全取决于应用程序和硬件的可靠程度,因而电算化会计系统必须建立起在计算机处理方式下特殊的内部控制.
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3. 在手工记账方式下,会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、工作态度及对有关会计法规的理解程度和执行效果
财务部门经过长期的实践已积累了大量的经验,建立起了一整套的管理制度.实现会计电算化后,许多传统的控制方式失去了存在的基础,必须有新的方式取代它.会计工作的质量除受原有因素的影响外,还将取决于计算机系统的可靠性和会计人员自身对新系统的操作管理水平.在这种旧的数据处理方式未被完全取代而新的方式尚未成熟的时期,会计信息失真的风险比以往任何时候都加大了.为了顺利地渡过这一时期,减少转换风险对会计信息的威胁,电算化会计系统更应当建立起一套新的管理控制制度.
二、电算化会计信息系统下内部控制面临的问题
1. 身份识别与权限控制的问题
在电算化会计系统中,原来人与人之间的关系部分转化为人与计算机之间的联系,许多手工会计方式下的数据处理流程汇集到了电算化会计程序中,这就涉及到计算机如何识别操作者的身份以及如何进行权限控制的问题.
2. 电算化的实施使得会计资料数字化,提高了内部控制的难度
在电算化会计系统中,会计信息被记录在磁盘等磁性介质上,难以实现向签字、盖章那样证据化的操作,会计资料极易被篡改或伪造而不留任何痕迹,这给察觉和防范舞弊行为造成了一定的困难.
3. 内部控制程序化使会计信息在处理过程中连续出现错误的风险加大
在电算化会计系统中,只要某一环节软件处理出错,将会引起其他环节的一系列错误.尤其是当软件程序出现了错误或被恶意篡改时,系统将错误处理所有的会计业务,那样后果可能会十分严重.
4. 网络环境的开放性使内部控制的难度加大
例如,在网络环境下信息来源多样化,其他业务模块、外部客户端的信息都可以进入会计系统；大量的会计信息通过网络传输,也有可能被拦截、窃取甚至篡改,网络环境下会计信息系统遭受病毒或"黑客"攻击的可能性大大增加.
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5. 管理制度不健全引起的管理风险
电算化会计系统在处理方式和内部结构上和原来的手工会计系统存在着较大的差别,原有手工会计环境下的管理制度已不能适应电算化会计系统管理的需要.
三、加强电算化会计信息系统内部控制的具体措施和办法
1. 保证输入口数据的正确性
应建立起完善的审核机制,除了软件自身的检查
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2. 加强会计信息化下的组织和人员控制
会计信息化下的组织机构控制,从管理的效率上来看,一个企业的组织机构的设置对企业的整体效率有直接影响,一个不合理的机构设置不仅会导致物不能尽其用,人不能尽其才,而且可能会导致企业经营效率低下,甚至亏损.网络环境下的会计信息系统更加要求企业优化组织机构的设置,通过岗位的设置和权责的划分,形成一种相互监督、相互牵制的机制,以保证会计信息的完整性和真实性,减少营私舞弊的发生.不相容职责的恰当分离可以为避免单独一人从事和隐瞒不合规行为提供合理的保证,按照职责设置计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位,保证组织结构设置的精简、合理.并严格执行授权、审批制度.实行电算化后,由于功能的高度集中导致了职责的集中,某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送,如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理结果,加大出现错误的风险.所以,除部分组织程序有特别规定以及不能实行职责轮流制的岗位外,员工应该轮换工作,以便及时发现错误.同时,企业应树立员工主人翁的意识,激发员工对工作的热情和积极性.对各个岗位的性质和业务范围进行分析,保证各个岗位人员权利和义务相适应.
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