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摘 要 ：事业单位的会计档案管理是一项重要的基础工作,基于木桶理论这种管理思维,在管理过程中,应该尽早发现工作中的“短板”并采取措施使其变长,以满足事业单位会计档案管理水平不断提升的需要.本文通过分析目前事业单位会计档案管理中的“短板”,对如何变“短板”为“长板”,保证事业单位会计档案管理工作这只“木桶”的整体工作能力进行了探讨.
关健词：木桶理论；会计档案管理；运用
盛水的木桶是由多块木板组合而成,其盛水量的多少往往不是由最长的那个木板决定,而是由最短的那块木板决定的.这块短板便成为决定木桶盛水量的主要因素,也就是我们通常所说的短板效应. 事业单位的会计档案管理是一项系统工程,它不仅为单位的历史负责,也为单位的现实服务.会计档案管理的诸多工作内容,甚至整个管理队伍都可以比作一个木桶,其中每个环节或每个成员出现短板问题,都可能影响到事业单位会计档案管理工作的高效开展.
1.木桶理论与会计档案管理
木桶理论是由美国著名管理学家彼得提出的,也称为木桶原理、木桶定律或短板效应.其核心思想是一个木桶盛水的多少,受桶壁上最短那块木板的限制.根据这一内容可以推论出只有桶壁上所有的木板达到足够的高度,木桶的价值才能得到最大保障,如果木桶里有一块木板不够高,就会影响到整个木桶的盛水量.“木桶理论”能够对我们产生深刻的启示,将这种理论应用于现代企业管理过程中,企业的管理就像是一个木桶,其管理能力、管理水平的高低,取决于每个过程环节与团队成员.在事业单位会计档案管理中,木桶象征着整个管理团队,木桶的最大容量则象征着整个会计档案管理队伍的实力与业务水平.管理体制的落后、管理手段的缺乏、管理意识的缺失、管理人员能力的低下就像是木桶中的短板,其中最短的木板对整个管理起着限制与制约的作用.
2.会计档案管理中的“短板”
2.1 会计档案管理意识淡薄
目前部分事业单位的会计档案管理意识都比较淡薄,加上单位的财会人员少,工作量大,工作过程繁杂.导致一些会计档案管理人员对会计档案管理工作的重要性认识不足,在工作过程中存在应付现象,成为会计档案管理的“短板”.有些事业单位的账目比较简单,会计档案管理可有可无,有的事业单位领导错误的认为只要有会计凭证、账簿、报表核算类的资料就可以了.造成本单位的工作规划、预决算资料、基建资料、合同协议书等会计档案资料不完整或缺失,不能及时归档.
2.2 会计档案整理、销毁不到位
部分事业单位的财务人员,不能够按照规定进行定期的会计档案整理立卷与归档.导致会计档案遗失、随意放置现象严重.部分单位虽然对会计档案进行了整理,但质量问题堪忧.一些会计档案在保管到一定年限以后,经相关部门鉴定、审查和报批可以进行销毁,但目前很多单位由于管理人员工作责任心不足、或对销毁程序不了解,不能进行销毁,导致一些已经失去使用价值的会计档案,仍然继续占居管理资源,提高了保管成本.
2.3 电子档案管理不完善
随着电子科技的不断普及,电子财务档案也越来越多,利用磁盘、光盘等电子媒介来存储各类会计数据资料已经成为普遍现象.与传统的财务档案相比,电子财务档案在修正、复制、重置、携带、传递等方面都非常便捷.但电子财务档案也存在一定的缺点,那就对是载体的依赖性和对保管环境的高要求.电子财务档案通常需要在特定的条件下才能浏览与利用,缺乏传统档案的直观性,保管难度较大,因此从目前的电子档案管理情况来看,其管理水平还有待完善.
2.4 管理人员素质偏低
部分事业单位受人员编制的限制,往往将一些无法胜任其它岗位的人员安排到档案管理部门,有的甚至将一些完全不懂档案管理的关系户安排到档案管理工作岗位上,导致档案人员素质参差不齐,整体水平难以保证.
3.运用木桶理论加强会计档案管理
会计档案管理中的任何一个细节不到位或出现问题,都可能成为木桶中的“短板”,都可能限制与制约会计档案管理工作的高效开展.因此,在管理中不断发现工作中存在的短板问题,及时修补“短板”,完善状态,才能使档案管理效率得到根本性的提升.
3.1 强化会计档案管理意识,完善档案管理制度.
首先, 要让单位领导深刻了解会计档案对单位经济活动和生产经营的重要影响,意识到会计档案对于整个单位的重要性,提高档案意识,要将会计档案管理工作纳入到会计管理工作的议事议程当中.同时,档案管理人员要提升档案管理意识,要深刻意识到会计档案管理人员不仅仅是档案管理者,也是会计工作的监督者,严格细致地审核、鉴定会计档案,充分发挥好档案部门的监督调查和情报参谋功能.其次,要依据《会计法》、《档案法》等法律法规,完善档案管理制度.建立健全相关的制度体系,对会计档案管理制度进行完善,制定会计档案管理工作目标,建立《会计档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案移交制度》、《档案销毁制度》等一系列规章制度,不断完善档案管理制度.
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3.2 严格标准,规范管理
进一步规范会计档案收集、整理、归档、保管、利用等管理流程,实现会计档案的有效管理.一是在收集方面,会计档案管理人员要按照会计档案的归档范围,做好文件材料的收集工作,不仅要收集传统形式的纸质文件材料,还要收集以磁带、磁盘等为载体的现代形式的文件材料,做到齐全完整.二是在整理方面,要认真做好包括分类、立卷、卷内文件排列、案卷封面的编目、案卷目录的编制等一系列工作,使文件材料由无序状态转变为有序状态,为实现有效管理创造条件.三是在鉴定方面,要通过文件材料价值大小的判定、保管期限的划分,把有价值的立卷归档,没有价值的予以剔除,使会计档案由庞杂状态转化为优质状态,使会计档案存贮优质化,确保重要档案齐全完整,便于保管和利用.四是在保管方面,按照《会计档案管理办法》的规定,当年会计档案在会计年度终了后,可暂由本单位财务部门保管,保管期满之后再编造清册移交本单位档案部门集中统一保管,会计档案在保管到一定年限以后,经相关部门鉴定、审查和报批可以进行销毁,档案部门要重点做好档案保护和库房管理工作.五是要进一步完善会计电算化管理,按照《电子档案归档和管理规范》、《会计档案管理办法》,加强对电算化会计档案的管理,通过对会计档案信息进行采集、加工、存贮和输出,把会计档案承载的信息由静态转化为动态,为用户所接收,从而实现会计档案的价值,为单位各项工作服务.
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3.3 通过激励机制,让人为短板变长
企业员工就好比木桶中的每一块木板,在企业中最受欢迎的往往是那些能
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4.结论
总之,加强会计档案管理,“防之当如渡海浮囊,勿容一针之罅漏”. 会计档案管理与木桶理论有共同之处,即构成系统的各个部分,往往优劣是不齐的,劣势部分往往决定了整个系统的水平,影响了整个系统的的综合实力.因此,会计档案管理要科学运用木桶理论,在管理中把握会计档案管理工作的特点和存在的不足,及时发现工作中存在的短板问题, 尽快将短板变长,确保会计档案管理工作顺利开展.
参考文献
[1].张莉,对新形势下加强事业单位会计档案管理的思考[J].福建建设科技,2012,（5）：87～88.
[2].王桃玉,浅析效应理论在企业档案管理工作中的应用[J].兰台世界,2012,8：147.
本篇论文出处:http://www.sxsky.net/kuaiji/kjsx/403416.html
[3].叶伟,谈事业单位会计档案管理工作[J].管理纵横.2011,5：6.
作者简介
陈龙民（1963-）,男,副研究馆员,本科,从事档案管理工作,主研方向为公路档案管理.
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