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一、经济往来中条据的具体处理
(一)还款、结算、报销时有关条据的处理.
1.还款后原借、欠、收据的处理.实践中,还款向来有退条和开收据两种做法.笔者所见,两种方法各有其优缺点,而退条的弊端可能多一点.
按照财政部的要求,职工借款的借条,
人员方面有关论文范本
如何写人员毕业论文
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单位之间、单位与个人的往来,凡以借条、收条、欠条等条据确立债权债务关系的,除法律、法规另有规定或当事人双方另有约定的情况外,还款时原立条据的处理原则应与以上规范相同,即不退、不换、不改原据.如果因向外单位或外地个人索债需要出示原据,可以复印件代替.
2.报账冲减借、欠款的条据处理.实践中,以经过审批合格的报销凭证抵偿借款、欠款的情况较多,而因会计人员处理方法不当引发的纠纷也较多.对于采购人员带出的转账支票、汇票,或以电汇、信汇形式向在外采购人员提供资金而由采购人员收回发票的,采购人员以发票向会计人员报账抵冲往来款项时,会计人员往往不愿意出具还款收据.他们的理由是:(1)还款为转账,不需另开收据,(2)汇出款项时,除采购人员自带的支票、汇票有采购人员签字的以外,汇到外埠的款项通过邮寄、电传的,收款人或收款单位并没有出具收条,所以以发票冲账时也不必出具收条(收据).其实上述理由是似是而非的:(1)就还款销账这一点而言,转账与现金结算形式之间并没有不可逾越的界限.采购人员带回的发票,如果会计人员接收后没有出具冲账的收据,有些出纳人员就可能打上现金付讫戳记就成了现金结算,发票金额较小的情况下更容易出现弊端.(2)就汇出(转出)款项的收款手续而言,无论转账支票、汇票、信(电)汇款等转账汇划款业务,采购人员支用款项或取得票据都是“有案可稽”的,采购人员将发票等报销凭证交给会计人员时就必须取得收条,否则,发生纠纷时,报账还款的情况就无法查清.
因此,不论在什么情况下,会计人员收受他人报销凭证或其他涉及往来支付的条据,要么以现金付款,要么出具还款销账的收据,绝不能收到报销凭证后让报账人“空手离去”.
(二)暂存、预收款项支用的条据处理.
单位之间、单位与个人之间,作为购货方,有时会预付一定的款项暂存在供货方,以用作往来结算或其他用途.事后,购货方如果动用这些款项,要不要办手续,应当办什么样的手续实践中也往往出现问题,导致纠纷.有些单位作为供货方,发货时直接从预收暂存款中转账划出,发票交给购货方时不要对方签字,更不要对方写收条或在发票收款联签注转账说明,结果也往往会引发纠纷.防范这些纠纷的方法有:(1)如果准备向购买方开具发票,应在向其开具发票或提交发票时,要求对方在发票收款联注明“货款在暂存(或预付)款中支付”并签字,或者由供货方写好收到发票的收条,说明从暂存款支付货款,请购货方接收发票时签字,(2)如果因暂存款不足以支付货款等原因供货方不打算开具发票但要扣收款项,则要求购货方在收货凭证上作类似说明,或者在出具的欠条上写出类似内容.
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二、收取、转交及空收款项的条据使用与处理
(一)一般交易及往来结算的收款条据.
按照会计业务的惯例,出纳人员(包括收款员,下同)的责任是凭票收款,“票”给付款人的几联(或一联)中就有一联属收条性质,出纳人员原则上不自开自收.但在实践中,往来结算的收条或收据多由出纳人员自开,有些出纳人员由于缺乏工作经验,对于可能在近期结清或欠付报销款项的条据往往以白纸单写,不留存根,会计俗语叫“撒手飞”,这样时间稍久,出纳人员忘记后即成为现金长款,有时与现金短款抵销则更难觉察.待持据人来索款或核对时,出纳人员则陷入被动甚至被怀疑为贪污.因此,出纳人员开具涉及往来或收入的条据,均应至少两联,其中一联留存.
(二)代收款项的转交.
在企事业单位,总难免发生由其他人员为出纳人员代收款的事项.代收款项当如何转交给出纳人员,也是会计业务中容易出现纠纷的事项.现实中,代收人员一般总是出纳人员的同事、熟人,代收款转交时,多数情况下将现金与发票(或收据,下同)收款联一起交给出纳人员即告了事.以后如果该收款联丢失,或者出纳人员故意弃毁,出纳人员又“记不得”或不承认款已收讫,责任则全由代收人承担.防范这类纠纷的办法有:(1)有关发票存根不是由出纳人员收存的,由出纳人员在发票存根联签字,(2)代收笔数较多的单位,可设置代收款交款流水账,由代收人逐笔登记和保存,交款时由出纳人员逐笔签字,(3)代收款数额较大的,可由代收人直接存入开户银行,在缴款单款项来源栏内写明“××(代收人)代收××款”.
清欠人员代收款项转交出纳人员时,除由出纳人员开具收条给代收人的情况外,也可以参照上述转交款方法处理.
(三)空收款项的条据处理.
所谓空收款项,是指收款凭证如发票等已开,但付款人既未交款又没有出具欠条,收款方也不拟在应收款挂账的情况.销售或清欠业务中,常发生客户或推销人员、清欠人员要会计人员开具尚未收款的发票,或者由会计人员提供盖章的空白发票给推销、清欠人员自开,这类事情发生的纠纷近年见到不少.其情况之一,是发票提交受票方时,受票方往往不能当即付款,而出票方只要求受票方经办人在发票的收款联上签名,就将开好并盖章的发票联交给受票方.事后受票方赖账,出票方凭收款联上受票方的单纯签名无法认定受票方欠款,导致在经济纠纷中处于不利地位.情况之二,是推销、清欠人员将货款,特别是现金交出纳人员时,因为发票联已交受票人,收款联与现金一并交出纳人员,出纳人员没有另开收条,导致与上述代收款项转交同样的纠纷.预防这类纠纷的有效方法是:(1)客户、推销人员、清欠人员自会计人员处开具发票(或收据,下同)时,没有实际交款或没有交齐款项的,取票人必须就欠交款出具欠条,注明欠交金额、原因.(2)推销人员、清欠人员或其他结账人员向客户开具发票时,也必须按上述要求办理,如果碍于情面,则可要求客户在发票记账联上注明“发票已收,欠款(或尚欠款)××元”,并签名,或者由开票方人员在发票上注明上述内容(应与发票报销联复写),由受票人签字.(3)客户、推销人员、结账及清欠人员向会计人员交款时,凡不属在交款当时开具发票的,会计人员必须向交款人出具收款收据.
(作者单位:南京医科大学附属淮安第一医院)
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