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与手工会计一样,电算化会计系统中的错误也表现为凭证错误、账目错误、报表错误三种类型,但是,由于电算化会计系统中记账、结账和编制报表均以凭证所录入信息为信息源由计算机自动完成,所以,会计凭证的错误就成为电算化会计系统错误的根源,错误凭证的更正成为电算化会计错账更正的主要内容.
在电算化会计中输入记账凭证时,尽管账务系统提供了多种控制错误的措施,但错误凭证的出现是难免的.因与手工会计处理环境不同,许多财务软件都提供了“反审核、反记账、反结账”功能,这项功能的使用为错误凭证的修改带来了诸多方便.下面以上海财经大学科技发展公司的通用会计系统（网络版V8.0）为例,利用该系统提供的功能,对不同情况下错误凭证的不同修改方法逐个进行分析,以期对会计电算化工作有所帮助.
一、利用电算化账务系统,实现错误凭证的“无痕迹”修改
第一种是由“凭证处理”操作员输入后还未经操作员本人复核或复核未通过的凭证,对于未经过“记账凭证复核”功能操作的错误记账凭证,可以由“凭证处理”操作员直接进行修改并保存.
第二种是已通过“凭证处理”操作员复核但未经“财务长”操作员复核记账的凭证,如经“财务长”操作员审核后发现错误记账凭证,可由“财务长”操作员在“财务长”模块里,单击“凭证处理”/“记账凭证编辑”功能菜单,调出该张错误凭证进行修改,修改完成后保存并复核后记账.
第三种是“财务长”操作员已记账的凭证,对于此情况,欲实现“无痕迹”修改,可利用系统提供的“反记账”功能,即取消“记账”后直接修改.具体而言,首先登录“反记账财务长”模块,单击“反记账处理”/“授权修改记账凭证”/“查询后授权”查到需要修改的错误凭证,按“F9”键,进入“授权凭证修改”功能,选择需要授权修改凭证的操作员及修改的内容等信息,单击“确定”后退出；单击“反记账处理”/“生成反记账凭证”,生成反记账凭证后退出；然后由已被授权修改凭证的操作员登录“反记账凭证处理”模块,单击“反记账凭证处理”/“反记账凭证编辑”菜单,显示所要修改的错误凭证,双击该凭证即可修改被授权修改的内容,修改完成按“F9”保存后退出,单击“反记账凭证处理”/“记账凭证复核”/“开始复核”,复核通过后单击“确定”退出；最后再由“反记账财务长”进行“复核反记账凭证”和“反记账数据记账”功能操作完成修改.如果要修改的错误凭证是以前月份发生的,还要在“反记账财务长”进行“月末处理”所要求的操作.
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二、错误凭证“无痕迹”修改的弊端
以上三种情况下的错误记账凭证,虽然按照财务软件提供的功能,特别是“反记账”功能,实现了对错误记账凭证的“无痕迹”修改,即不留下任何曾经修改的线索和痕迹.随着“反记账”功能和其他公司财务软件中“反审核、反记账、反结账”功能的广泛使用,其弊端也日益显现,归纳起来,主要有以下三个方面：
一是违背现行会计法规.
在记账、结账后,利用账务软件提供的“反记账”功能,可以恢复到记账前的状态,从而实现错误凭证的“无痕迹”修改.这违背了《会计核算软件基本功能规范》中第17至19条的规定：“会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能,审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改.”“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正；记账凭证输入时,红字可用‘－’号或者其他标记表示.”“在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后,原始凭证确需修改,会计核算软件在留有痕迹的前提下,可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能.”
二是“反记账”等功能为做假账、提供虚假会计信息等经济违法犯罪行为提供了技术支持.
由于“反记账”功能的使用,尤其是跨年度“反记账”功能的使用,使得会计人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举,为他们利用电算化会计信息系统作弊提供了极为方便的手段.以前手工账由各人分别编制凭证、登记账簿,如果发生会计造假,通过墨迹或笔迹可以较容易地识别和鉴定.而目前大多数财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹的记录,有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能,至于更正和补充了何种会计事项,其目的和来龙去脉则无从得知.单位可以在审计、税务等检查部门审查前将账目调整的合理合法,但在审查后再将数据调回到原来的状态,这样就给审计监督工作和防范违法犯罪行为增加了技术难度.
三是“反记账”等功能可能造成系统数据错误,导致账务混乱.
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财务软件在设计“反记账”等功能时,虽然考虑了各种因素,但要保证各项记录线索的全面可逆,实际上财务软件是不可能达到的,特别是大中型的财务软件设计,由于涉及的功能较广,特别是需要在其他辅助功能模块中进一步核算处理的数据,如往来核算数据、存货核算数据、银行对账数据等,更无法实现这些记录线索的全面可逆.同时由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差,特别是在运用跨年度反结账功能时,不同年份会计科目体系或财务软件本身可能发生了变化,如果操作有误,很可能产生系统数据错误、财务混乱,甚至导致整个账务系统的瘫痪,造成严重的损
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通过以上分析,结合网络版账务系统、工作岗位和各单位业务流程的实际情况,上述第一、二种情况对错误凭证进行的无痕迹修改是可行的,而第三种情况下的错误凭证不能利用账务系统提供的“反记账”功能,应采用“有痕迹”修改方法.
三、错误凭证正确修改的方法
在电算化会计系统中输入记账凭证时,经“财务长”复核通过并记账后,如果发现记账凭证错误,不能利用账务系统提供的“反记账”功能,而应采用“有痕迹”修改方法,即在账务系统中留下曾经修改的线索和痕迹,账务系统中往往是通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的.
在“记账”后发现记账凭证中金额正确而会计科目或其他事项有误时,应采用“红字凭证冲销法”更正.即先由“凭证处理”操作员填制一张与该张错误凭证除金额为红字（负数）外,其他内容完全一致的红字凭证,再填制一张正确的记账凭证.然后由“财务长”操作员进行“凭证复核”和“记账”操作,完成对该张错误凭证的冲销和更正.
在“记账”后发现记账凭证中会计科目和其他事项无误,只是所记金额大于应记金额时,可采用“负数冲正法”更正.即先由“凭证处理”操作员将多记金额填制一张与原凭证内容相同、金额为负数的凭证.然后由“财务长”操作员进行“凭证复核”和“记账“操作,完成对该张错误凭证的更正.
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在“记账”后发现记账凭证中会计科目和其他事项无误,只是所记金额小于应记金额时,可采用“补充登记法”.即先由“凭证处理”操作员将少记金额填制一张与原凭证内容相同的凭证.然后由“财务长”操作员进行“凭证复核”和“记账“操作,完成对该张错误凭证的更正.
（作者单位：景德镇陶瓷
学院、江西省审计厅）
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