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摘 要 ：随着ERP（Enterprise Resource Planning企业资源计划）的推动与发展,财务管理做为核心组成模块,在企业现代化管理起到关键作用.
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为实现财务业务一体的目标,会计软件的娴熟运用成了未来财务电算化发展的大势所趋.我们学院在初级、中级电算化人才培养过程中,曾经就用友及金碟等多个品牌会计软件进行授课与考证.学生们在操作初始设置、日常处理、期末报表等基础功能环节中无阻碍,但在期末结转环节中普遍出现灵活度不够的情况,重复结转、遗漏、错转、结转出不金额状况频发,再次突显灵活运用自动转账,提高会计电算化效率的重要性.
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会计软件操作中,通过日常凭证录入及外部接口传输等多样来源将产生了大量原始数据,期末进行转账时会发现如果采用手工结转的方式,不仅工作量巨大,而且原始的查找账簿,并从中提取的方法已经完成不适用.特别是费用分配、分摊、结转,成本结算,工资及税金计提等这些多种类别的结转凭证,除了有规律的周期性出现,还具有每期的摘 要 、凭证类别、借贷科目、金额来源与定义公式可以固定设置的特点,这促使我们财会人员要熟练掌握软件提供给我们的期末自动转账功能,并且能灵活操控.运用预先设置转账凭证,定义结转凭证内容并自动生成,将重复的工作单一化,极大减轻劳动强度的同时,还能产生防错堵漏的效果.
成功定义一个正确完整的转账凭证是自动转账的基础,在用友U8中往往我们采取了多种定义的方式,向导式、自定义、对应式等.其中向导式自动转账是由软件自行设置好凭证格式,系统能引导用户自动完成,操作非常简单,需要用户设置的仅有凭证类别与转出科目等基本项目,所以生成的类别也仅局限于损益结转与汇率调整等.自定义结转由于它的用户设置内容包含转账序号、凭证类型、转账类型、摘 要 、科目代码、借贷方向、金额计算公式等,涵盖凭证内容各各方面,而且又能区分日常转账与期末转账,所以运用范围非常之广,几乎包揽了所有类别转账凭证.虽然这种自动化结转具有事半功倍的效果,但是在设置过程中有一定难度,凭证方向、科目、类型除了满足借贷记账法“有借必有贷,借贷必相等”等规则外,公式设置的科学性与严谨性更是重中之重.
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计提坏账准备公式定义就具有典型代表性,它既要考虑按照实行备抵法下,年末应收账款余额提取比例,又要考虑事先已经提取的坏账准备基数.设置公式中除了包括取数公式、比率及运算公式,相关科目与方向正确也缺一不可.所以我们在软件操作“总账--期末--转账--自定义公式”菜单,定义取数函数如下：QMJ（1131,月）×5‰―QMD（1141,月）.QM代表的是期末,J代表借方,D代表贷方,1131与1141分别是应收账款与坏账准备一级科目代码.公式表达意思很明确,用应收账款的本月（一般计提在年底）期末借方余额的千分之五的比例减去坏账准备本月期末贷方余额,实际是被减数代表的是本年按备抵法中应收账款余额比例计算的需要计提的准备额,减数代表本年内到目前为止坏账准备的剩余留存,二者之差就是还需要计提的数量.
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函数所在的转账分录若有辅助核算,则必须定义了具体的辅助项.借贷科目的公式即可以都采用相同公式定义,也可以事先设置好一个方向,另一个方向选择函数CE（）,即取借贷差额来实现借贷平衡.比率值也可以使用0.005常数,为检验正确与否,还可以试编后修改.这种自动设置方式通过简单的字母代替了方向,直接的科目代码利于账簿中取数,计算公式的延续,省略了人工计算的繁琐与失误.无形之中提高了会计数据获取与处理的时效性和准确性,提高会计核算的水平与质量,同时也减轻财务人员劳动强度.
实际操作中学生由于对自动定义程序不熟悉,操控灵活度下降.出现公式设置错误提示,生成不了金额,甚至重复表内取数,同一张凭证反复生成几张的情况,要想避免诸如此类现象,教学中要从以下几个方面入手查缺补漏：一是要在期末结转前将以前输入的凭证全部记账,账簿形成余额,便于公式取数,比如期间损益、制造费用结转；二是在每次定义生成转账凭证后,就及时将其审核记账,避免余额仍然存在的现象,也避免了重复结转的情况,比如汇兑损益；三是要依从会计核算步骤,转账凭证也有先后次序,有些凭证主要依赖于别的转账凭证产生的结果,例如计提坏账、调整汇率生成记账后,才能结转损益,完成税收及分配之后,才可以结转到末分配利润.四是要善于轻车简从,类似结转本年利润时,与其定义双方公式等于QM（3131,借或贷）,还远不如设置对应结转来得更加便捷,凭证内容均不用过多选择与设计,只需要设定转出与转入双方科目,实现完整性自动余额结转.
自动转账在会计凭证填制过程中虽然具有一劳永逸的特点,但它的定义的确有一定的难度与技巧,授课中特别要针对不同类别结转,注重对学生分析能力培养及灵活性的操作的训练,保证财务数据的正确性,完成后续报表工作.近几年来,通过阶段性教学,学生们逐渐掌握期末自动结转的内涵与特点,在省、市会计电算化技能竞赛及会计三科上机联考中都取得较好的成绩.
参考文献：
[1]桂海进.ERP原理及应用[M].中国电力出版社,2009
[2]邓慧.会计电算化实训过程中需要养成的好习惯[A].广东技工院校优秀论文集,2011
[3]王朝晖.财务软件的应用[M].清华大学出版社,2010
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