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[摘 要] 随着科技的不断进步,信息化和智能化逐渐开始走入我们的生活,在这样一个信息时代,计算机的广泛应用为我们的生活工作都带了很多便利.图书馆的智能化管理也是大势所趋.将计算机智能化系统融入图书馆管理系统中,将信息数据录入计算机,并通过网络实现互通和有效管理.这样的智能化管理办法在管理行业中都得到了很好的利用.图书馆智能化可以大大提高工作效率和安全性,同时加上图书馆整个管理系统复杂又庞大,一味的依靠人为录入操作,没有智能的全面系统管理,不仅仅会影响办公效率,还非常容易出现错误,造成工作失误.全面智能的信息化管理系统对于图书馆来说是非常必要的,本文系统的从几个具体方面来论述整个系统的实现和建立.

[关 键 词 ] 图书馆管理； 智能化； 实现； 建立

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 18. 034

[中图分类号] F272.9； G251 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）18- 0060- 02

智能化的图书馆管理系统更好的实现了人性化、自动化、高效率管理.不再是一味的通用版,可以适用于图书馆的不同情况,功能上也有很大的智能化扩充,针对更好的人性化管理而做出更好的实用功能,而不是像以往的一样包含很多闲置功能.新的全面智能化管理系统,可以提高工作效率,节省不必要的人力、物力、财力,还可以避免管理工作中出现的信息数据丢失和出错.将网络与智能化管理系统相结合,得以运用,可以对图书馆的读者提供更好的服务,也是解决图书馆管理繁杂的最有效措施.以下从几个方面作具体阐述.

1.图书馆智能化组织结构

1.1 智能化管理系统特点

为了更好的满足读者的要求,方便图书馆工作人员的管理,智能化系统的最基本特点就是以自动化的高效简单操作代替人工的、手动分散的重复操作；除此之外,管理系统包含了现代化信息管理流程,更好的实现了高效服务的特点；这样的智能化管理系统实现了最大化的安全性,以及数据的正确有效性的特点；最为重要的特点就是通过智能化管理减轻图书馆管理人员的负担,最大程度的节省人力物力财力.

1.2 图书馆的主要职能结构

通过对图书馆各部门的了解,可以从其结构上入手,形成系统化的智能管理系统.通过了解分析,图书馆主要部门的职责如下：

（1） 信息资料技术部.主要负责文献资源共享,业务交流,一次文献代查及查新服务.

（2） 采编部.主要负责图书馆图书采购、分类、编目、加工等业务工作,同时还负责把文献整理成可供检索的系统.

（3） 流通部.主要负责图书的借还、阅览以及办卡办证的管理服务工作.

（4） 期刊部.主要负责期刊的流通、阅览、管理和读者服务工作,同时还负责宣传栏的宣传工作.这个部门管辖的阅览室较多,包含：期刊阅览室、过刊阅览室、报纸阅览室、电子阅览室等,也是推行智能化管理的最需模块.

2.图书馆智能化系统设计

整个图书馆的智能化系统要秉承更好的为读者服务的原则,采取灵活的查询功能,根据具体实际情况,包含多样的查询条件；同时还要拥有良好的人机界面,方便管理人员进行数据的录入和管理.根据图书馆工作的实际情况,设计更为人性化的智能管理系统,以下从几个具体方面介绍管理系统的建立与实现.

2.1 系统设计要求

（1） 系统应当满足采编人员编目的便捷,可以迅速查询到书籍的编目情况,并可以进行即时修改或添加.

（2） 系统应当加入条码枪来实现流通部的图书信息读取功能,以便于提高流通部工作人员的工作效率.

（3） 系统应当采用电子录入图书信息的方法进行图书信息查询,摒弃传统的卡片或者书签的记录查询方式.

（4） 系统应当建立完备的安全系统,负责图书的自动逾期提醒、损坏罚款、会员证、卡信息的安全性管理等,对管理工作人员实行必要的密码权限设置,提高系统的安全保密性.

（5） 系统应当设置不同书库的灵活性库设置,并对库进行详细信息编辑,以便管理和查询.

2.2 系统的智能化功能

2.2.1 查询功能

系统可以依照图书编号、图书所在库或阅览室编号、借阅证编号、借阅人信息、图书相关信息、关键字等多种方式进行查询.

2.2.2 管理功能

系统可以对图书信息、借阅人信息等作权限管理,同时还可以对图书馆数据进行系统备份或系统删除、恢复.

2.2.3 维护功能

系统可以对入馆的图书或借阅人信息进行编辑、修改、删除、添加等等操作.便捷的提供每一本书和每位读者的信息管理.

2.2.4 密码功能

系统可以对每个管理人员进行密码设置,并包含密码修改功能,防止非系统操作人员进入系统,同时设置相应权限,防止越权操作,大大提高了整个系统的安全性能.

2.2.5 统计功能

系统可以对图书馆图书信息、读者信息、借阅情况、罚款情况进行统计列表.

3.图书馆智能化数据库设置

图书馆的众多数据是智能化系统的着重智能模块.对数据进行有效的编辑、存储、大大提高了图书馆管理的便捷性以及准确性,避免了工作失误和管理工作人员费时费力.图书馆数据库的智能化也从几个方面进行着重分析.

数据的存储大体上分为3个部分：读者、图书和借阅情况.以下从这3个部分进行描述.

3.1 读者

该项数据内容包含：读者的证件类型名称和编号（证借书证、会员卡、身份证、学生证等）,读者类别名称和编号（学生、教师、会员、其他）,读者借书期限,读者借书有效期限,借书数量等.查询关键字时,可以通过读者编号或部分信息（如：证件或者）进行关键字录入查询.存储组织上应当针对每一个读者的类别及编号对应其记录,将所有的记录按照一定的排列顺序进行存储. 读者类别的编号可以按照图书馆的相关借书规定进行分类,设置编号时,由几位数字组成,如：教师设置为01,学生设置为02,电子工程学院设置为01,读者序号为0001,由此,可判断编号01010001就是电子工程学院登记序号为0001的教师. 借书有效期限和借书数量也针对不同的读者类别做以分别,如：教师借书有效期限为两年,一次性借书数量为10本；学生根据年级不同可以设置有效期为一年,借书数量由3本递增.

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在读者的信息录入上也做相关项设置,如：读者信息应当包含：读者证件编号、读者姓名、性别、照片、读者类别、住址、、登记日期等等.方便逾期提醒联系和图书有效管理.

3.2 图书

该项数据内容包含：图书的类别名称和编号（文学类、电子类、计算机类、物理类等）,查询关键字时,可以通过图书编号和类别、名称、图书信息（出版社、作者等）进行录入查询.存储组织上按照每一本图书的类别及编号对应其记录,将所有的记录按照一定的排列顺序进行存储.

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图书的类别编号可以由8位字符组成,如：A为学科类书库,001为电子类书柜,01为信号处理类相关书籍,则这类图书的类别编号就为A_001.01.

在图书的信息录入上有做相关项设置,如：图书信息应当包括：图书编号、图书名称、图书类别名称及编号,出版社,作者,出版日期,登记日期,藏书量,借阅情况等等.方便读者借书时图书的即时查询,和管理人员对整个馆内信息情况的掌控.

图书除了类别编号之外还应当存在自身的编号,便于管理和借阅.国家标准是采用16位编码,例如：A_001.01_124∕3∕6,指的是这本图书是信号处理类别的书籍,类别编号是A_001.01_,总次号为1,架次号为24∕3∕6,由此可以查询到该书为随机信号处理这本书.

3.3 借阅情况

该项数据内容包含：图书编号、读者编号、借书日期、还书日期、读者信息、图书信息等.查询关键字时,可以通过读者编号和图书编号进行精确的录入查询.存储组织上按照每一条关 键 词 信息对应其记录,将说有记录员按照一定的排列顺序进行存储.

主要关键字由读者编号和图书编号共同组成,如：在系统下录入读者编号（01010001）,图书编号（A_001.01_124∕3∕6）,就可以进行有效查询,由此查询到该图书的详细借阅情况.

4.图书馆智能化用户界面设计

智能化的用户交互界面设计包含两个方面的重要内容,为录入输出查询界面设计和人机对话设计,以下针对这两大块内容作详细阐述.

4.1 录入输出查询界面

根据图书馆的实际情况,采取较为简单易操作的系统更为便捷,所以系统应当从菜单链接按钮,以及工具栏,恢复简单化等几个方面实现简单的人机交互界面.利用少窗口的界面实现系统在一个统一的用户界面窗口下进行各个操作的形式.这样的智能化、人性化操作,即使是刚上岗对系统不熟悉的工作人员也可以很快的上手,并快速的掌握相关内容,进行熟练的操作.针对一些具体的数据项目内容采取可编辑模式,只要点击就可以进行及时修改,避免了错误的输入导致的修改繁杂,耽误工作进度.

例如：进入界面后,会出现一个对话框,其中包括了读者信息、图书信息、借阅信息等等项目.如果需要添加记录,只需点击相关条目后的空格,就会自动出现光标,可以直接进行编辑.修改记录也是同样的操作.若需要删除记录,只要点击界面最下方的红色方框“删除本条记录的全部内容”,进行整条记录的删除.

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4.2 人机对话

在整个系统以计算机为主要载体的运行中,非常需要使用者与系统的交互对话,这部分内容包括用户任务询问以及系统的反馈回复.对话的设计是由用户的实际操作情况设计的对话方式、内容、回复格式等等.较为简单的菜单式对话方式更有利于操作和辨识,操作人员可以通过鼠标点击菜单上的相关工具实现功能,方式简捷,便于操作人机对话时,计算机系统会以最简单易懂的方式作出回答,便于系统智能化的快捷操作.

例如：进入界面后,如需查找一条借阅记录,查看相关图书读者是否归还.可以在对话框内输入图书编号以及读者编号,系统会进行自动查找,之后弹出新的窗口告诉用户“该图书尚未归还”.并提示用户进入下列操作,可以选择“返回”或是“了解详细情况”,若点击“返回”则会返回系统主菜单首页；若点击“了解详细情况”,则会自动弹出这本图书的相关信息、读者的相关信息,以及距离归还期限的时长等相关信息,便于操作人员获取信息.

以下为具体操作流程：

（1） 录入过程：借阅人、图书登记、图书、读者信息的录入,并将记录存入数据库.只要打开界面录入窗口,点击进行信息录入,最后点击确定保存.

（2） 查询过程：通过各项信息进行录入查询,或者通过条形码枪进行直接扫描读取图书信息或者读者信息.只要打开界面查询窗口,将查询关键字或者查询条件输入进窗口或直接扫描,选定想要查找的图书或读者即可将相关信息显示在系统窗口上.

（3） 修改、删除过程：查找相关书籍信息或者读者信息,直接进行修改删除.只要打开修改、删除窗口,按照条件进行查询后,点击对应条目,直接便可以修改或删除,最后点击确定保存.

（4） 打印过程：将相关信息查询显示后,进行信息预览并打印.只要打开处理和打印窗口,查询相关信息并进行窗口预览,点击窗口的打印按钮,就可以弹出打印设置菜单（包含打印份数、纸张等）,点击确定打印,就可以进行信息打印.

（5） 图书借还过程：将图书进行查询或者扫描,然后在窗口处设置其借阅状况,就可以完成图书的借还,系统同时会自动保存上一条借还记录至数据库,可以随时调出,查看.只要查询到相关书籍,窗口上就会显示书籍是否可以借阅、借阅情况,点击借阅或者归还就可以完成图书的借还记录.

总而言之,将智能化的图书馆管理系统投入信息管理使用,可以增加图书馆管理的便捷性,也更大程度的解决了很多传统管理方式所带来的问题.这种只能人性化的转变,将信息化网络带入了图书馆的管理中,同时避免了很多不必要的工作失误,从根本上提高了图书馆工作人员的管理素质,这样的智能化管理方式最佳化的提高了读者保管图书、借还图书的自觉性和积极性.智能化管理系统对整个图书馆的工作管理发挥了非常重要的核心作用.这样的新性人性化管理信息系统的启动,也意味着整个图书馆管理的巨大的体系结构的良性改变.

主要参考文献

[1] 刘淑荣,谢英丽,褚庭华,等. 人文关怀———图书馆管理的新策略[J]. 科学与管理,2005,25（6）.

[2] 边建芳. 高校图书馆的制度管理与人文关怀[J]. 晋图学刊,2006（2）.

[3] 马海霞. 高校图书馆规章应体现人文关怀[J]. 商场现代化,2006（1）.

简析图书馆的智能化管理系统参考属性评定

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