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摘 要 ：采购管理工作对于工程总承包项目至关重要,EPC工程公司通常采用集中采购、分散采购和零星采购三种采购模式,其中零星采购是前两种的有效结合,兼具二者的优点.完善工程总承包项目采购管理工作要建立和完善相应的采购管理制度,使采购部门与其他主要部门形成良好对接,完善供应商的选择和评估工作,对采购主要环节进行有效控制.
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关 键 词 ：工程；总承包项目；采购；管理
1.引言
随着我国综合国力的提高以及经济全球化的发展,特别是在加入世界贸易组织以后,我国的各行各业都逐渐与国际接轨,各种行业标准都逐渐引用国际通用的ISO认证体系.建筑工程也是一样,既获得了来自世界各地的机遇,同时也迎来了来自国际的竞争,此种形势之下,工程建设新的体制就应运而生,通过招标投标等方式选择合适的工程公司,以项目法人为主体,实施建设项目承包制.国内许多大型的建筑工程公司都已经或正在向全功能的EPC(Engineer,Procure,Construct)工程公司转制.EPC工程公司在节省投资、缩短施工周期、保证项目质量、提高经济效益等方面收到良好的效果.EPC工程总承包通过签订总承包合同来规范交易双方的行为,实现各自的权利和义务,是建筑市场交易与项目组织实施的行为规则和制度安排.采用EPC工程总承包模式,业主只与总承包商建立合同关系,减少了招标投标和合同谈判次数.在履约过程中,总承包商对工程项目的全过程负责,克服设计、采购、施工、试运行相互脱节的矛盾,使各个环节的工作有机地组织在一起,有序衔接,合理交叉,能有效地对工程进度、建设资金、物资供应、工程质量等方面进行统筹安排和综合控制.同时,有利于协调各方关系,化解矛盾,提高工程建设管理水平,达到业主所期望的最佳的项目建设目标.EPC全过程的系统和整体管理,有利于实现工程项目的设计、采购、施工整体优化管理.而项目采购管理是EPC全过程的系统和整体管理的一个重要组成部分,探讨如何完善EPC采购管理工作的策略对于进一步提高项目工程效益有重要的意义.
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2.工程总承包项目的主要采购模式
2.1集中采购模式
集中采购模式是指工程采购部门将工程各项目部门所需要的货物、工程和服务由工程总承包项目的专门机构集中采购统一实施.集中采购模式往往具有显著的采购效益,成本随着采购量的加大而降低.由于经济发展水平不高的发展中国家,因其监管水平较低、采购工作人员水平不高,一般适合使用集中采购模式.具体说来,集中采购的特点在于：
(1)项目采购一般都有特定的使用价值需求,而一般的非专业部门很难具备这方面的知识,只有专门的人才掌握了专业的知识才能实现采购的目的,故集中采购便于专业化分工,培养采购专业型人才,促进采购技术、方法的提高,最终保证采购的质量.
(2)集中采购可以使采购活动形成规模效应,通过整体采购的形式引导供应商之间产生竞争,通过市场竞争来降低采购成本,提高采购质量,从而可以精简采购部门人员,设立专门的采购机构,降低工程企业的采购支出.同时通过
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(3)集中采购一般都会形成比较稳定的采购政策和程序,而这些制度是具有连续性和统一性的,将各分部门的采购权集中起来,同时,成立专门的机构对采购进行直接控制,使采购方法、采购条件、采购原则等的执行更加有保证,在整体上提高了采购活动的透明度,降低了采购人员滥用职权的概率.
(4)集中采购使得采购活动成为市场中不可忽视的一种市场行为,其可以促进项目采购市场的逐渐完善,同时抑制了传统采购中存在的不正当竞争行为,使采购市场真正实现市场化,充分利用市场机制让供应商展开充分竞争,最终打破市场限制,促进统一市场的形成.
2.2 分散采购模式
分散采购模式是指由各消费或使用部门以货币形式直接采购所需货物、工程及服务的组织管理形式.它的主要特点就是使用者即采购者,采购权与使用权是一体的.与集中采购模式不同的是从工程总项目的角度来看,采购权是分散到各部门的,采购主体众多情况也比较复杂.一般的工程企业都采取财务以货币形式向各预算部门供给经费,再由各预算部门根据所需采购物品及劳务.
分散采购最直接的优点就是可以根据实际情况及时地进行快速和直接的沟通,使采购行为具有一定弹性,提高采购效率.通过与供应商的直接接触可以培养与供应商的长期合作关系,有利于解决问题,满足要求,但这种关系的另一面也是十分危险的,即为腐败提供了土壤.另外,分散采购使得部门利益与企业整体利益出现分歧时,很难保证企业的整体利益.部门在采购时必然以所在部门的利益为考虑的主要因素,这种利益的驱使很可能会忽略了高层次的组织目标.
2.3 零星采购模式
所谓零星采购模式是前两种采购模式的结合,也可以称之为半集中半分散采购模式,指的是将采购权适当集中与适当分散相结合的组织管理形式.该模式使得项目采购更具灵活性,结合了两种采购模式的优点同时也克服了各自的不足,既利用了采购的规模效应,同时也根据实际情况保证了采购的时效性,讲究采购权与使用权的适度分离.工程企业一方面通过集中采购来达成节约资金提高收益等目标,另一方面又保留适当的分散采购,以满足各使用部门的特别需求、紧急需求或零星需求,灵活地兼顾各层利益,处理特殊问题,保证部门的正常运转.也正是因为存在这种优势,许多工程企业都在转身采取这种采购模式.当然,每个公司根据自身条件不同所采用的模式也各有异同,有的以集中采购为主,有的主要以分散采购为主,还有的根据所采购对象决定采购的模式,如对于分散的办公用品、维修等日常性采购主要通过分散采购进行,由各使用部门直接到市场采购.而对于高价值的项目责任和政策制定的责任进行控制,采取集中采购的方式进行.高价值、高风险的对象由采购部门专业化、技术精湛的采购人员操作,从宏观层次上计划和调控,有利于制定和实施统一的采购政策,实现项目采购的战略目标；低价值、低风险的采购是常规作业,由使用单位自行购买,可以保持采购的灵活性和采购速度.因而,半集中半分散模式是一种比较理想的项目采购模式,我国一些企业普遍采用这种模式.
3.完善工程总承包项目采购管理的主要建议
项目采购管理是工程项目管理的重要组成部分,与工程项目建设全过程有着密切的联系,是工程项目建设的物质基础.分析设备、散材在总承包合同价款中所占的比重在一半以上.而且类别品种极多、技术性强、涉及面广、工作量大,同时对其质量、价格和进度都有着严格的要求,并具有较大的风险性.稍有失误,不仅影响工程的质量、进度和费用,甚至会导致总承包单位的亏损.提高对采购管理工作重要性的认识,自觉加强对采购工作的领导,对工程建设项目的顺利实施有着重要的意义.
3.1 建立和完善相应的采购管理制度
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首先,要完善采购制度环境.从宏观层面来讲,工程采购模式的制度环境包括与固定资产投资有关的制度环境和与工程建设有关的制度环境.从微观层面上讲工程采购的制度环境只包括与工程建设有关的制度环境,具体地讲就是指我国建筑法、合同法、招标投标法、建设工程质量管理条例等相关法律法规以及建设部所出台的各种部门规章以及其他相关的有强制力的规定、办法和文件等以及企业内部的制度性文件与规范.
其次,对于工程项目企业来讲,在企业自身内部也要形成一系列采购管理制度,对采购模式的选用、采购程序的确定等进行明确规定,保证项目采购的顺利进行.因此,我国工程采购模式的制度环境应当随着市场环境的变化而进行修改和调整,这将有利于我国建筑市场的进一步成熟和完善,也将有利于我国建筑业在国际竞争与合作中的效率与效益的进一步提高.工程采购的制度环境是我国建设行业经济体制的有机组成部分,应该不断地改革、发展和完善.目前,急迫的任务之一就是加快清理、修改相关的建筑法律法规,使其能够适应工程采购模式多样化、灵活化的要求.
最后,还要建立项目采购管理的专业化常设机构.项目采购模式虽然多种多样,但是项目采购工作的确是举足轻重的,因此必须要有专业化的常设机构来进行采购管理才可以保证采购的顺利进行.建立与工程总承包功能相适应的采购管理组织机构的必要性是采购工作本身是一个专业性很强的工作,在工程总承包项目中,对采办的要求更高,具有周期紧、业主要求严格、风险大等特点,这就决定了采购管理必须是专业化的管理,必须由企业内部采购常设机构来完成.
3.2 使采购部门与其他主要部门形成良好对接
既然项目采购需要由专门的采购管理机构负责,那么如何实现采购部门与其他部门的良好对接成为影响采购工作的主要因素之一.项目采购先要由使用部门提出采购计划,采购计划要获得审批,之后交由采购部门进行采购或由使用部门分散采购,总之在整个过程中各部门之间的有效协调非常重要.
在工程项目的各个阶段,采购部门都有相应的职责,如在工程项目总承包合同签订之前的投标报价阶段,采购部门要紧密配合报价部门进行投标报价.弄清项目工程相关设备、耗材的规格、品牌、数量和要求等,及时地进行市场价格调查,力求向报价部门提供较为客观、准确的信息,给出合理可靠的价格,这一工作将对项目的成功与否有着很大的影响.工程项目总承包合同签订之后,采购部门还应当紧密配合项目施工各部门有计划地进行设备、散材的采购并及时供货到位,保证工程项目的顺利开展.而在此过程中的每一细致问题都要采购部门的参与才能保证工程的进度,因此项目采购并非采购部门独立进行,必须多部门协同合作,才可以最大限度地实现提高采购的效益.
3.3 完善供应商的选择和评估工作
在整个项目工程当中,用于设备、散材的费用占整个工程造价的比重是比较大的,因经采购管理工作对于降低工程项目造价有着重要的意义.采购并不仅仅是对价格方面进行选择,还要综合考虑其他与价格相关的一系列要素,如该材料价格的市场浮动情况、工程项目的施工计划和方案、进货时间和批量、资金的周转时间、汇率和利率情况等.对于这些情况的综合考虑就可以表现为对供应商的最终选择和充分评估,通过对供货厂商的资金情况和信誉度进行考察,了解厂商在订货合同中的各种限制条款,最终选择可靠的供货厂商,总的原则是要尽可能地化解采购风险,降低采购成本和增加项目效益,最终降低整个工程项目的造价.设备、散材的等采购物品的采购,关系到项目工程的总体进度和费用,对工程项目的整体质量有着直接的影响,因此供应商的选择非常重要.
当今的企业活动已不再是简单的零和游戏,而是要通过双方或多方的合作来实现共赢,项目工程企业的采购活动的成功与否也需要供应商与采购商的协同发展,供应商的选择是否科学与企业的生存发展直接相关,这就使得对供应商进行评估管理具有重要的意义.通过对供应商的评价管理来实现以下目标:获利符合企业要求的产品和服务；确保最优质的产品和服务及时到位；确保采购资金的高利用率；不断选取更加优秀的供应商并维护和发展长期稳定的合作关系.
3.4 对采购的主要环节进行有效控制
拥有完善的项目采购制度、专业化的采购机构和优秀的供应商之后,需要进一步保证采购工作能够顺利完成的最后一步就是在实施采购的过程中要对采购主要环节进行有效的控制,避免出现一些人为的或突发的事项干扰了采购活动的正常进行.一般来说,采购工作的基本程序主要有：编制采购计划及进度；接收请购文件；确定合格供应商；编制询价文件；报价的评审；协商并签订采购合同；催交；采购检验；包装、运输；交接及收尾服务等环节.其中各环节的工作都需要按计划有序地进行,某一环节出现问题都会影响到最终的采购质量,因此采购机构要切实加强管理,对关键环节实施有效的控制.
4.结论
EPC工程总承包市场是一个高端市场,EPC工程总承包管理对我国大型建筑企业过去仅仅依靠项目成本管理和施工效率实现项目效益的传统项目管理理念提出了挑战,EPC工程总承包的管理必将突破项目层次而上升到工程总承包企业的业务运营和发展战略水平.通过总承包商的公司总部资源支持才能够实现EPC工程承包模式的集成管理优势,从而为项目增值,获得更大的利润空间.
大型建筑企业从施工承包商向EPC工程总承包商转变面临许多新的问题需要解决：设计、施工和采购整合中的管理责任和风险防范问题,技术方案和商务谈判的互相协调问题,分包和直营分包的管理机制问题等等.
EPC工程总承包管理的本质是要充分发挥总承包商的集成管理优势,需要总承包商强大的融资和资金实力、深化设计能力、成熟的采购网络,以及争取施工技术精良的专业分包商的资源支持和有效监控等.总承包商以项目整体利益为出发点,通过对设计、采购和施工一体化管理,对共享资源的优化配置、大型专用设备的提供以及各种风险的控制为项目增值,从而获取更多的利润.
施工总承包项目只给承包商提供了发挥施工技术优势的空间,承建商只是通过施工方案优化控制项目建造的很有限的部分成本要素.对EPC工程总承包项目而言,更加重要的是总承包商有机会通过把握设计优化机会以及EPC的一体化降低整个工程的建造成本并保证建筑产品的质量.
参考文献
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