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【摘 要】高校档案管理工作在提高学校管理水平、工作效率和工作质量等方面具有重要作用.本文根据高等学校档案管理工作的需要,提出了档案工作对档案管理人员的基本素质要求,阐述了档案管理工作全面系统化内涵,这将推动高校档案管理工作的全面发展.
【关 键 词 】档案管理；素质；系统化管理
0 引言
信息时代的到来,带动了高等学校的快速发展,高等学校档案管理工作也进入了新历史时期,面临着新的机遇和挑战,要求我们改进传统的管理模式,借用先进的科技和手段,使高等学校的档案管理工作登上新台阶,打开全新的局面.
1.高等学校档案管理工作的重要意义
高校档案指高校从招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录.包括档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容.就工作性质而言,是一种专门的管理活动[1].
档案管理工作是学校发展历史中不可缺少的重要组成部分,在高等教育飞速发展的形势下,高等学校档案管理工作承担的任务也明显增加,责任也逐渐加大,在学校发展的过程中发挥着重要的作用.档案记录着学校从建校开始到逐年发展的整个历史过程,保存了学校的教学、管理、活动等各方面有价值的资料,具有原始性、真实性和完整性,是学校开展各项工作和对师生服务的重要凭证和可利用资源.
档案管理工作的质量直接影响着学校前进的步伐,通过档案可以回顾学校的发展历史,找出发展中的不足之处,积累经验、吸取教训,分析取得的成绩和获得的各项成果,对学校的教学、科研、文化建设、行政管理等各项工作发挥指导性的作用.
2.提高档案管理人员的素质
2.1 爱岗敬业 提升政治素养
高等学校的档案管理要求档案管理工作人员具有较高的政治素养,坚决拥护党的领导,始终保持正确的政治方向,以全心全意为人民服务为原则开展档案管理工作.要养成良好的工作作风,爱岗敬业,勇于奉献,把学校的档案管理工作做好、做细、做实.
2.2 加强学习 提高业务水平
学无止境,社会的进步,时代的变迁,要求从事高等学校档案管理工作人员不断地进行学习,随时掌握现代化档案管理知识和管理方法,寻求多渠道、多方位进行业务训练,积极参加各种档案管理知识培训,听取专家的档案管理知识讲座,经常与其他档案管理人员进行业务方面的交流,认真思考、取长补短,逐步完善档案管理工作,推进高等学校的档案管理工作.
2.3 坚定信心 形成管理意识
档案工作技术性较强,是一项看着复杂,做着又需要非常细致的工作.作为高等学校档案管理人员,必须具有极大的耐心和强大的信心,深入了解国家有关方针政策和学校的规章制度,掌握高等学校的档案的基本情况,详细地研究档案的发展目标,分析档案管理工作的特点,形成档案管理工作的意识,在具体工作中能够坚守原则,克服困难,解决问题.
2.4 感受文明 注入人文精神
高等学校的档案管理工作离不开人文社会科学和文明发展的历史,档案管理人员需要加强人文素质的培养,从人类社会发展史、物质文明和精神文明的发展过程中积累人文科学的知识,内化成自身的修养.真正用心去感受文明思想,领会文明的精髓.明确档案管理在社会文明发展中的应有责任,把人文精神注入到高等学校档案管理工作中.
3.推动档案管理全面系统化
3.1 扎实档案基础工作
高等学校档案管理的基础工作要遵从统一的标准,做好及时收集、鉴别整理和归档保管.高等学校每年产生的归档资料量大而且繁杂,要逐一的进行鉴别和清查,对具有保管价值的档案再进一步进行修整、装订、编页,然后进行分类排序,最终著录立卷归案.这一系列的基础工作严格按照《高等学校档案管理汇编》进行,整个档案管理工作中,做到思路清晰、全面布局、有条不紊,从而实现了档案管理工作的标准化和规范化,为高等学校档案管理工作的发展打下了良好的基础.
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3.2 完善档案管理制度
建立健全高等学校档案管理制度,是高等学校档案管理工作必备的条件.根据《档案法》和国家有关高等学校档案文件的规定,并结合本校档案管理工作的实际情况,经过领导和专业人士的研究,制定出具有科学、标准、规范的适合本校档案管理的规章制度.在进行档案管理工作时有章可循,责任明确,职责划分清晰,实现了档案管理的每个环节都制度化、规范化和科学化.
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3.3 加快档案自动化管理
及时更新档案管理应用软件,扩大档案管理软件的应用范围,提高档案管理软件的应用水平,加快建设网上查阅档案,使档案管理与学校自动化管理同步进行.要进一步完善档案信息的管理工作,在做好保密工作的同时也要方便对档案的查询和利用,充分发挥档案在服务于学校各项工作开展中的作用.
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3.4 进行档案现代化建设
高等学校档案管理现代化建设是通过档案管理员对信息技术的掌握而实现的.这就对档案管理人员提出了更高的要求,既要对传统的档案业务精通,又要学习关于信息化管理的新知识、新技术,并学会用计算机录入档案信息,建设档案数据库,处理与档案相关业务,形成信息化管理体系,为档案事业的发展又迈出了关键的一步.
3.5 提高档案服务质量
高等学校档案管理主要是为学校的教学、科研和行政管理工作服务的.档案管理人员需要充分理解和认识其工作的服务性质,结合本校档案管理的特点和要求,改进工作方式和方法,开展多层次、多方位的服务,把现代化管理手段引入档案的管理和服务中,实现了档案的统一规范,查找方便快捷,提高了档案管理工作的效率.
3.6 实现档案资源共享
加强档案馆信息网络建设,在因特网上建立档案信息主页,搞好网络化服务,让“死档案”变成“活资源”[2].运用网络技术进行档案的现代化管理,是时代变革、高等学校发展的需要,是高等学校档案建设,实现档案资源共享的必然趋势.通过计算机把非保密档案数据与校园网络相联接,同时与其它院校档案馆建立联合互通,形成区域性的联机网络,用户可以通过密码审核,上网进行信息查询,避免了地域的限制,及时有效的向社会提供了丰富的档案信息,实现了档案资源的共建共享,使高等学校档案的利用实现最大化,为全社会的进步做出了一定的贡献.
【参考文献】
[1]吴后琼.加强高校档案管理的对策与措施研究[J].高校管理,2011（03）：156-157.
[2]王金玉.档案学论著[M].北京：中国档案出版社,2010.
[责任编辑：陈双芹]
作者简介：邹晏秋（1970―）,女,吉林化工学院,助理馆员,主要从事档案管理工作及相关研究.
通讯作者：高鹏程.
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