浅析资阳市房地产管理局房产档案数字化建设

浅析资阳市房地产管理局房产档案数字化建设

【摘要】本文从房产档案数字管理的必要性入手，分析了档案管理方式以及产权数字化管理的主要内容，并探讨了数字化档案建设的主要步骤。【关键词】房地产；档案管理；数字化
房产档案是国家重要的信息资源，是房产管理的基础和核心。传统的以手工处理为主的房产档案管理方式呈现工作效率低、信息共享困难、差错率较高等问题。庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。虽然现在绝大部分城市房产管理部门采用了计算机系统进行登记发证，并采用局域网、数据库技术对登记信息系统进行管理。但真正实现房产档案数字化的并不多，现代信息化的发展为房产档案数字化提供了发展机遇。
一、档案数字化的必要性
（一）房产档案的大量存储需求。当前，全国各城市的房产档案、房屋证书以纸质档案为主。随着城市建设的飞速?l展，房地产业呈现出强劲势头。特别由于诸如城市规划、道路的扩宽、拆迁重建、房地产开发事业的迅猛发展以及人们消费增长趋旺等因素，房产档案的数量急剧增加，社会各界对档案的利用率也大幅度提高。
（二）更为方便快捷的查阅需求。由于房产交易投资较大、涉及面广、专业性强，所以交易双方都希望在交易过程中及时、准确地掌握更多的房地产产权信息。传统的房产档案管理方式信息不完善且有误差，已很难满足此种需求。而电子文件存到计算机系统之后，可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅和利用。
二、档案整理方式
档案按街道和合卷的传统式整理是在房地产交易不活跃时期制定的档案整理模式。近年来，随着社会经济的发展和城镇住房制度改革等相关政策的推动下，房地产市场得到了迅猛发展，房屋交易日趋活跃，档案库存数量剧增，传统的档案整理模式已经不能适应目前的需要。因此单卷管理模式成为目前房地产档案整理的首选方式。
三、产权档案数字化的主要内容
（一）档案整理。1.单卷流水号管理。房产档案原来按照街道管理的目的是便于人工查找，档案数字化后，对档案的查询利用能力大大加强。在本次数字化过程中，把原有档案号重新编制，按照流水号管理，既节约了库房空间，又减少了管理人员的工作量。2.重新整理档案。按照新的封皮、目录、卷序、裱糊、装订要求对档案进行规范性整理。
（二）档案扫描。对所有房产档案进行逐页扫描（大约500万页），扫描后，电子档案就是纸质档案的完美拷贝，将扫描完成的图像按相应的档案卷号建立文件夹，导入并建立相应的图像文件数据库。
（三）数据录入。录入环节将使用加工公司提供的录入软件，既保证每一卷内的信息完整正确，又要保证同卷内多手档案信息的关联性；同时，为配合瑞景公司软件升级，录入信息要包括新的产权登记办法中对“房屋登记薄”的字段要求。数据录入完成后，统一导入系统全部档案都可以实行登记簿查询。
（四）建立图像数据库。所有数据完成后，建立我们自己的图像数据库，通过业务系统的索引数据链接影像查询系统，实现对内对外的查询。
（五）配置硬件存储设备，建立查询系统。档案管理系统中最重要、最有价值的部分是数据，即档案索引信息和图像文件。要将这些信息准确高效地利用，就必须建立优良的存储服务器，把电子影像数据库存储在服务器上，并对数据进行定期备份。
四、选择档案数字化外包服务
“闻道有先后，术业有专攻”。专业数字化外包服务公司的出现是行业细分的产物，是市场竞争必然的趋势。真正的数字化加工专业公司具有咨询规划、设计、软件编程、项目管理、客户服务等各方面的综合素质。
自行进行档案数字化加工从表面上节约了经费，其实从加工经验、标准规范的把握、项目的实施管理、技术保障等综合方面与专业公司有很大差距。
五、实施步骤
（一）平台的硬件建设部分。此部分是数字化档案系统建设的物理平台，是数字化档案管理的物质基础。考虑到在不影响数字化系统功能的同时，尽量减少投资，因此采用与局域网相融合的方式进行设计，所以平台较小且相对独立，具有防止入侵与攻击的能力，其档案管理的各种服务通过局域网进行。
（二）平台的软件系统建设部分。该系统是为了方便档案查询而专门设计开发的一套集个性化、专业化和智能化为一体的应用系统。充分考虑档案管理的业务特点，并根据档案利用人员的实际工作情形，基于网络环境，将档案利用的模式扩展到覆盖房管局各个业务部门。不但方便了网上电子档案的查阅，而且对档案的保密、保护工作也起到了积极的作用。
（三）档案资料的数字化处理。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。
【参考文献】
[1]柳芳.房地产企业档案数字化建设研究[J].信息化建设，2016（7）.
[2]钱欣.档案数字化在房地产档案管理中的应用研究[J].才智，2017（16）.