论汽车4S店内部控制

论汽车4S店内部控制

摘要：随着我国经济的发展，汽车已经成为我们生活消费的一部分，但它并不像其他生活消费品更新换代较快。汽车4S店从90年代兴起以来，便如雨后春笋般遍地发芽，以至于到2017年该行业已经出现趋于饱和的状态，裸车销售毛利出现负值已屡见不鲜，在这种情况下，加强4S店的内部控制，保证不丢失利润点，已经成为重中之重。
关键词：汽车4S店；内控；措施
一、前言
美国管理学家罗伯特?安东尼说：管理企业就好比驾驶一辆汽车，车速越快，就越需要好的控制系统。汽车4S店作为90年代后新兴的行业，自进入21世纪以来高速发展，同时该行业存在的问题也进一步暴露出来，特别是企业的内控问题。各企业针对自身出现的问题进行了相应的制度调整，表面上是控制了该类型事件的发生，但根本上并没有消除隐患。
究竟什么是内控？内部控制是指单位为了保证会计业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。内部控制是渗透企业各个领域，覆盖企业各个方面，融合企业人、财、物管理的系统工程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发现战略。
二、目前4S店的内控状态
1.管理层对财务部门的忽视
管理层认为汽车4S店的利润产生自销售部门及售后维修部门，而忽略了财务部作为利润守护部门的作用。他们认为财务部门只是一个单纯的核算部门，所以财务部门相对于其他两大部门而言话语权较低，提出的好多制度性的建议由于手续相对繁琐而被否定，导致了很多行之有效的制度不能推广。此外，由于4S店的财务经理基本是由集团直接委派，工作方面听从集团的安排，所以总经理等管理层认为内控制度只是单纯的财务方面的内控，这种理解上的错误给财务工作带来了很多不便。
2.岗位分工不够明确
汽车4S店为了追求利润，必定会要求降低成本，而减少人员配置无疑成为降低成本的手段之一，一人多岗就成为了4S店普遍存在的现象，这种情况就导致了很多职务相容，增加了出现贪污、舞弊等风险的机会。
3.制度形同虚设
有些4S店各种制度非常齐全，但在实际工作中却不能按照制度去执行，或者实行的时候由于手续繁琐而被相关的管理层投诉，认为是故意刁难等而不能继续执行，导致很多制度并未发挥实际的作用，而只是成为了企业的一个摆设。
4.财务监管力度薄弱
财务部门的职能之一就是财务的监督智能。保证资产的安全和完整，保证账面资?a和实存资产定期核对相符，保证会计信息的有效性和及时性，是会计工作的目标。某4S店部分商品车交到二网销售，月末，财务部门盘点车辆的时候只是询问负责该部分车辆的二网经理该商品车的数量，状态等信息，并未真正的实地查看，也并未采取其他的信息等手段，二网经理正是利用了这个漏洞，将一部分车辆销售后的款项据为己有，造成了公司巨大的损失。在实际工作中，类似的案例也是层出不穷，归根结底都是由于财务部门的监管力度薄弱造成的。
5.部门之间关系不够紧密
企业各个部门之间，尤其财务部门和其他业务部门之间如果不加强沟通，不了解其他部门的业务流程，对财务部门而言弊端是不言而喻的。但这又是大多数企业现存的一种状况，财务部门每天只是坐在自己的办公桌前，对着财务软件和一大堆的原始凭证，而不去了解业务本身，所带来的结果是很难做出正确的账务处理和决策的。
三、汽车4S店完善内控制度的措施
1.管理层从上至下加强对内控制度的重视
内控制度不仅仅是财务这个单一部门的控制，它贯穿整个企业，大到销售部，售后维修部，小到保险部，客户服务部，只有管理层认可内控的重要性，才能使相应的制度得到真正的执行，发挥相应的作用。总经理应起到带头作用，例如有些车辆的销售价格就需要总经理的审批后，财务部门方可按照销售合同进行收款，这就杜绝了销售部门随意销售，保证了公司的一定的利润。再者管理层要加强对财务部门的重视，接受财务部门提出的合理化建议，并率先对该制度在本部门中宣传，配合财务部门的工作。
2.建立审计部门，健全审计制度
任何公司要想发展壮大，尤其是发展到一定规模的时候，都需要一个专业的团队去监督公司的运作情况，对于4S店来说，无论是销售、售后还是零件及美容加装业务、每一环节都是同等重要的，专业的内部审计人员不仅可以有效评价财务工作的有效性，而且可以发现每一工作环节是否存在着内控方面的漏洞，并针对出现的问题制定行之有效的内控措施，防止企业产生严重的经济损失。这也就要求管理层要重视审计部门，听取该部门提出的意见和建议，这样才能保证企业按照正常的轨迹发展。而审计部门也要真正发挥自己的作用，按照审计程序认真履行职责，多走、多看、多问，深入了解业务活动。此外，审计部门也要时刻武装自己，提高该部门员工的整体素质，按照审计计划、审计程序开展工作。
3.财务部门要加强团队业务建设
财务部门在很多企业被看成单一的核算部门，只负责记账、报账等简单的格式化工作。其实不然，它还是一个管理部门，它管理着公司的整体运作，例如资金、存货，这两方面对于4S店是至关重要的，而这两方面又是相互关联的。4S店的存货主要包括商品车和零配件，而商品车的资金占用率基本为存货整体的90%以上，那么商品车的资金来源也就成为公司资金筹集的主要目的。一般4S店的筹资方式为以下几种：银行贷款或者银行承兑汇票等方式。那么就需要财务部门同银行部门及时沟通，在同厂家配车时能及时付款，需要赎证时能方便快捷，这些都是财务部门需要处理的。此外就是要提高资金的使用效率，对长期库存车要与销售部门及时沟通，避免长期占用公司的有效资金。
财务部门的工作人员还要经常的走出去，这里的走出去主要是指要参与到公司的经营中去，了解每一工作的流程，能让财务人员更清楚业务本身的性质，也能在与其他部门的沟通中发现一些内控方面的漏洞。财务人员应该把自己作为企业管理者的一员，而不是旁观者，角色的转变会让你在工作中更清晰的看待问题，更从容的解决问题。现在企业中财务人员一般素质参差不齐，要经常根据业务的内容对人员进行培训，并及时把销售方面的政策传递给财务人员，使他们能够及时掌握公司的最新政策，例如结算人员就可以根据最新的政策在收款时来检查销售员的定价是否合理。
4.加强企业信息化内控建设
现代社会是个信息化的社会，不只是B2B、B2C的兴起，企业管理也是一样，我们要顺应时代的潮流，跟上时代的步伐。4S店信息化管理包括资产的管理、客户信息管理、人力资源管理、维修服务管理、财务管理、库存管理等，在该信息化系统中，我们可以清楚的看到直接经办人是谁、审核人是谁、收款人是谁等等，不同的管理人员也可以在该系统中根据自己的权限范围及相应职务得到自己关注的报表及数据，简化了统计工作，使企业的管理一目了然。
5.岗位职责明晰，职务不相容
?务分离是内部控制制度的手段之一，所谓的职务分离就是授权审批与业务经办相分离，业务经办与会计记录相分离，会计记录与财产保管相分离，业务经办与业务稽核相分离，授权审批与检查监督相分离。实行这些职务分离，可以有效降低因职务重叠，权限交叉引起的贪污、舞弊的现象，职务分离是相互制约、相互监督的前提条件，实行职务分离并不一定就能相互制约，只有赋予各个岗位相应的职权，才能把舞弊、贪污等问题，控制在最低限度。当然我们还要加强企业文化建设，培养员工的主人翁精神，采取物质奖励和精神奖励相结合的方式，全面提高员工的责任感和归属感，发挥员工在内部控制制度中的作用。另外，我们要是注意管理层越权管理的现象，这种现象的出现对企业内控方面的管理是十分不利的，应该予以杜绝。
6.选择适合企业的资金运作方式
资金池业务并不是一个新兴的事物，最早是由跨国的财务公司和国际银行联手开发的资金管理模式，以统一调拨全球集团的资金，最大限度的降低集团持有的净寸头。但现在对于一些企业集团仍然适用。它就像一个蓄水池一样，可以把集团内的资金汇集到一起，也可以根据某个子公司的需求将自己划拨给需要的子公司，资金池业务的自动归集资金的功能可以在设定的时间节点将集团内资金归集到这个池子内，并可以在这个平台内了解集团的资金流向，实时监控企业的资金，在内控方面起到了一定的作用。
四、结束语
汽车行业仍在高速的发展，特别近期国家对平行进口车的支持使汽车销售行业又向前前行了一步，同时该行业存在的弊端也显现了出来--地方限购、车市低迷，要想在激烈的竞争中屹立不倒，除了要有过硬的销售团队外，还需要一套好的制度和人马来守护企业。一套完善的内控制度，能够让企业适应日益激烈的竞争环境，增强企业的核心竞争力。在这个高速发展的新时代，加强内部控制管理已经成为企业发展永恒不变的途径，它对提高企业经营管理水平，实现企业发展战略有着重大的意义。
参考文献：
[1]王晓滨.企业会计内部控制存在的问题及对策探析[J].科技创新与应用.2017.05.
[2]穆建东.企业会计的内部控制现状以及优化措施[J].经贸实践.2017.03.
[3]吕靖.简析会计电算化下会计内部控制策略[J].中国市场.2016.48.