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摘 要 ：办公室的信息管理对于企业来说有着非常重要的意义,虽然是企业常规的工作内容之一,但对于提高企业的工作质量、效率都有着重要的作用.本文着重介绍企业的办公室信息管理研究相关内容,从办公室信息管理的意义、办公室信息管理工作的特点和加强办公室信息管理工作的具体办法等几方面来进行详细说明.
关 键 词 ：办公室；信息管理；研究
中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）01-00-01
企业办公室是一个单位的重要部门之一,也是最最为核心的部门,在工作中有着非常重要的地位.随着工作的发展需要,办公室的地位也越来越高,对于单位的整体工作都有着重要的推动作用.尤其是企业的办公室,在企业的各个部门之间起着纽带的作用,企业内的各项事务等实施与管理都需要通过办公室来进行综合处理,属于综合办事的机构,企业内的种种项目的工作都需要办公室来进行中转与处理,无论是对上对下、对内对外都起着桥梁的作用,对于企业的工作正常运转起着不可替代的作用.当前,随着管理水平的不断提高,很多新的管理理念和管理技术都在各项工作中得以应用.办公室的信息管理工作也需要进一步的提高,从而更好的带动企业的发展.而如何提高管理水平,加强创新管理模式是我们当前所要面对的首要问题,因此,必须要明确办公室信息管理工作的意义,从中总结出相关的特点以便在未来加强办公室的信息管理工作中打下一个良好的基础.
一、研究办公室信息管理工作的意义
现如今,我国的企业发展数量已经达到饱和的状态.改革开放后,众多的大中小型企业也在不断兴起,而随着竞争眼里的不断增加,也大大的刺激了企业工作质量的提高,从现实的角度来看,有着好的一面同时也有着不利的一面.企业的发展对我国未来的推动有着重要的作用,然而企业本身的管理却存在着很大的问题,由于办公室在企业工作中起着重要的作用,也因此增加了办公室工作的压力.在企业竞争日趋激烈的同时,企业内的事务也不断增多,方方面面的事务都需要办公室来进行枢纽,信息的数量不断增加,而各种信息都要在办公室进行中转,对信息的收集、加工处理等已经占据了办工作工作的重要部分,办公室的信息管理工作也要有所调整和改进.信息管理工作作为企业办公室工作中的一项,在办公室工作中发挥着重要的作用.企业在贯彻落实上级相关政策过程中,对于实现企业的决策民主化、科学化等方方面面都需要信息管理工作来进行.此外,办公室工作改革的新思路、方法、举措等也都需要信息管理工作来进行.信息管理工作不仅协调了企业内的各项工作,同时对于发挥办公室工作职能、各项工作的综合处理等都有着重要的作用,因此,加强办公室信息管理工作有着重要的实际意义.
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二、办公室信息管理工作的特点
企业的发展为我国社会主义建设提供了不可缺少的人才基础.随着社会的不断发展进步,企业在人才培养上也有着很多自身的特点,如智力资源丰富、思想活跃、技术水平先进等,而办公室信息工作也是一样,有着独特的工作特色,主要表现在以计算机为中心,使用现代化的设备和工具来实现全面、广泛、迅速收集、整理、加工信息的目的,从而更好的帮助企业管理开展各项工作的进行,有效的提高了工作效率.其主要特点体现在信息来源广、数量多、传播快、各领域前沿信息丰富,信息的知识型特点明显和信息反馈快,消化能力强,信息需求量大等几方面,下面主要从这两点内容入手来进行详细说明.
（1）信息来源广、数量多、传播快.企业办公室信息管理工作的特点是在对信息的来源与传播中体现的,而由于企业自身的特点,工作中信息量的需求相对较高.所以对于信息的采集与传播都有着非常自觉的行È
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（2）信息反馈快,消化能力强,信息需求量大.企业办公室智力资源丰富,技术手段先进,具有信息反馈快和消化能力强的特点,企业工作者在接受新信息后,能迅速加以思考,并适时运用到解决实际问题中去.企业员工无论出于对自己工作的考虑,还是企业对于发展的要求,其结果都是信息需求量增大,并得到及时反馈和消化利用.
三、如何加强办公室信息管理工作
（1）更新观念,加强企业办公室行政管理人员对信息工作管理的再认识.在新时期,随着计算机、网络、通信等信息技术的飞速发展,社会信息化已是大势所趋.传统的信息传递的内容、数量、方式（来源）都发生了根本改变.过去的信息内容陈旧,数量稀少,传播方式（来源）单一；而新时期的信息内容更新快、数量多、来源广、方式新,已极大地冲击着人们传统的工作习惯和思维定势,渗透到学校管理领域的方方面面,产生难以预计的深刻影响.因此,企业办公室的管理工作者必须认清信息工作飞速发展的客观现实,采取科学的应对措施,才能实现对信息工作的有效管理,达到企业办公室新时期信息管理工作的目标,成为一名称职的企业办公室行政管理人员.
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（2）认真学习,努力培养企业办公室行政管理人员信息管理工作的基本素质.一是信息工作的管理要在相关政策的指导下,紧紧围绕企业的中心工作,着重反映企业内部的建设和发展中的重点、难点、热点问题,反映在改革和发展进程中出现的新情况和新问题；二是信息管理人员需要熟悉企业工作,具有较强事业心和责任感,要有较强的计算机操作能力、文字表达与综合分析能力等,能细致地做好信息的采集、筛选、加工、传送、反馈和存储等日常工作；三是要组织现有企业信息管理工作者进行信息管理工作的系统培训和学习,掌握现代化信息管理工作方法和技术,不断提升企业办公室信息管理人员的工作水平.
（3）改进方法,建立信息反馈机制,提高信息管理工作效率.新时期企业办公室既是企业的行政管理部门,也是一个信息工作管理系统,要充分发挥这一系统的功能,应建立信息反馈机制.一方面,信息发布后,反响如何,执行情况如何,要有跟踪有反馈,要有专门的信息联络点并由专门的信息联络员限期报送,配合专门的快速报送信息传送系统（、网络等）来完成.凡在信息工作执行过程中产生的新情况、新问题均属信息联络员、信息联络点必报的信息内容.另一方面,实行双向信息沟通,动态信息交互应成为新时期信息反馈的主流.利用网络技术,通过网上信息的交流和共享,在直接实现工作目标和完成工作任务的同时也使对方获得全部的信息资料,使信息管理工作由管理型向服务管理型转变.
加强办公室信息管理工作,是做好其他工作的前提,是企业领导科学决策的基础.因此,我们必须更新观念,建立先进的办公室信息管理机制,只有这样,办公室信息管理工作才能迈上新的台阶,企业工作才能走在全国的前列.
参考文献：
[1]孔德志.浅谈企业办公室的信息管理[J].大众文艺,2009（2）.
[2]陈博.新时期企业办公室信息工作管理初探[J].湖南师范大学教育科学学报,2005（5）.
[3]张爱国.浅析如何提企业院（系）办公室工作效率[J].中国西部科技,2006（35）.
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