自动化办公早在上世纪80年代就兴起于西方发达国家，当时只有简单的计算机文字及数据处理功能。如今随着互联网信息时代的快速发展，自动化办公系统已经逐渐融人企业信息化管理体系中，成为一种优秀的管理模式，它为企业的高效率管理及高水平决策提供了重要参考与技术支持，是企业必须建设并加以不断完善的长期系统工程。
一、）（从司采用自动化办公系统的现实意义
X公司属于国资平台企业，日常业务中面临大量的文件上传下达、数据收集、业务。从过往实际的办公业务状况来看，X公司内部的信息化管理是存在问题的，例如数据流通不畅，公告发布、会议及个人事务管理混乱等问题。所以基于X公司现有的办公工作流程来设计一套系统以满足他们所需要的网络信息化、智能化、自动化需求，即自动化办公系统。自动化办公系统设计的现实意义主要包含以下五点：第一，要对X公司的办公流程进行进一步规划，提升公司本身的信息化管理能力和业务综合协调能力。换言之，自动化办公系统必须贯穿于公司的各个部门，并形成各个部门之间的有效串联，使信息发布等核心业务处理工作更加顺畅。第二，要有效提升X公司的协同性与办公效率，实现对不同部门办公业务的完全统筹协调，并避免工作中所存在的重复性、信息传达不到位问题。第三，提高公司在管理方面的信息透明度与公开度，同时提升公司的公众服务能力。X公司在传统的会议通知、文件传输等信息流通环节一直以来办公效率较低，所以设计该系统也是希望将信息的公开度与透明度进一步提升，加速公司的信息化管理运营效率，提升公众服务能力及信任度。第四，希望通过自动化办公系统的建立来提高X公司员工的业务水平，尤其是对系统的适应应用能力和计算操作能力。要将这些基本技能作为员工培训重点来做。通过对智能化系统的应用来提高员工学习与工作的热情，进而循序渐进的提升整体员工业务素质。第五，目前市场上OA系统已经相当成熟，但实际上它们的成本太高，而且存在维护不够便利等问题，所以有必要在符合X公司的现实需求条件下，有针对性的设计和实现该套系统。
二、X公司自动化信息管理及办公系统方案设计
根据X公司在企业信息化管理方面的现状和现实需求，设计一套自动化办公系统，下文将给出该系统的整体框架设计方案与各个功能模块设计流程。
1．自动化办公系统的整体框架设计。以X公司现有的办公系统与信息化管理现状来看，新设计的自动化系统应该满足五方面需求：公告管理、公文管理、会议管理、个人事务管理以及系统管理。这五个功能模块还下分若干子功能模块。这五大功能模块在系统中各司其职，其中公文管理模块主要负责收发文管理与查询；公告管理模块主要负责对电子公告、企业知识信息、新闻进行相关管理；会议模块负责会议前后的各项事宜，例如收发会议文件、会议直播、会议展示信息处理等等；个人事务管理模块主要负责日程安排与待办、已办事务相关管理，并同时负责通信管理信息录入相关事宜；最后的系统模块主要对公司各项业务信息进行归纳总结，是综合性管理模块。文中主要分析了个人事务管理模块的设计及应用。
2．个人事务管理模块的设计方案。个人事务管理模块主要针对X公司内部个人办公事务的相关工作安排、日程、通讯等进行细化管理，它是公司内部最注重细节管理的工作环节之一。因此要设计个人事务管理模块子系统，以提高自动化办公效率及个人事务处理效率。从模块设计角度来看，它主要涵盖两个子模块：日程安排管理模块以及待办和已办事务管理模块。首先说日程安排管理模块，它会辅助公司人员规划每天的工作事务，并计算其与日程时间的合理结合，以作出有序安排。该模块在设计过程中与其它功能模块联动，可以根据工作日程的实际变动状况作出适当调整，而且所有调整都基于按时完成任务的基础上。所以说该模块的设计非常科学合理，能够有效提高公司的个人事务办公效率。待办已办事务模块的设计主要是为了管理日常公司事务，它拥有对各项业务的待办、已办、修改、查询与删除等功能。系统主要分别设计了待办与已办操作窗口，并配合提醒功能。如果事务已经办理，系统就会将业务自动从待办转为已办，并且为用户整理待办已办相关事务分类。
三、X公司自动化信息管理及办公系统的应用与测试
1对个人事务管理模块的实际应用。如上文所述，个人事务管理模块的设计主要围绕日程安排与已办待办事务处理两项功能展开。而在日常应用过程中，它首先会在系统中为用户自动创建一个日程对话框，其中包括了日程的具体执行时间范围，个人事务项目的相关属性以及事务内容。同时日程安排模块也同时显示两类信息：工作日程与个人日程。两类信息的输入内容、时间范围、业务属性方面有所不同，但日程创建流程是相同的。
2．对自动化办公系统的测试。①测试目的。X公司为了提升自动化办公系统的安全稳定性与应用效率。对其进行技术测试，确立基本标准，以满足软件应用功能的现实需求。而通过对软件进行测试，还能实现对系统的合理调试，优化系统设计流程，避免任何系统应用错误的出现。②测试流程。X公司对自动化办公系统的测试分为两层进行，它们分别为服务器及客户机，测试过程中将数据库服务器与Web应用服务器相连并部署在主服务器上，在基于数据库的SQLserver软件，以Web应用服务器为基础测试环境，满足系统的功能与性能测试目的。另外，X公司还应用了模拟服务器、互联网来为系统附加高负载测试环境，检测系统应用过程中的受压能力，测试模拟客户机上同时承载多客户对主服务器请求情况下的实际压力。③测试结果分析。
如表1，如果20个用户同时利用自动化办公系统的数据库查询功能，他们的平均查询时间就会少于2s，拥有极快的查询速度，也能够第一时间读取系统数据。如果同时查询用户人数超过200人，查询时间会有大幅度增加。所以说经过测试可以证明该系统最多能够同时承载200名用户共同进行查询活动，这基本能够满足X公司的日常办公需求，已经达到了公司设计该系统的预期期望值。
四、总结
为了满足X公司的企业信息化管理与自动化办公需求，文章为其设计了自动化办公系统，实现了五项重要子模块功能。经过应用及测试结果证明，该系统性能良好，运行稳定，基本满足了X公司的日常办公业务需求。
（作者单位：湖南省纺织科学研究院）
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