会展管理信息系统研究

[摘要]本文对会展管理信息系统的基本模式进行了仔细的研究，认为对于开放式会展系统如果采取传统的业务处理的模式，不能对会展活动进行有效控制，因此提出了面向管理的应用模式，其主要思想是构建会展系统的阶段性控制，通过局部控制从而实现对整个系统管理的一种机制，这种机制将会展的管理工作转换成为对会展的项目的管理和控制。
[关键词]会展管理会展信息管理会展管理信息系统

一、前言

会展是信息密集型的活动，具有前期准备时间长，实施时间短的特点，在整个会展期间，尤其是在临近开始的短暂时间内，将会涌现出大量的、高密度的信息，这些信息必须要及时准确的进行处理。我们把它们又可以分成财务信息、接待信息、会议进程信息、人员信息、场馆信息、物流信息、住宿信息等，通过这些信息流贯穿整个会展期间。
会展本身是很大概念的集合，按形式包括会议、展览会、节庆等活动；按它们涉及和辐射的地域范围，可分为本地的、全国的、国际性的；按组织规模和参观人数分类，有小型的、中型的、大型的和特大型的。按会展的规格，可分成普通的、行业的、政府的和国际性的。小的会展则可以是本地的一个行业、组织或企业的活动，甚至是个人举办的类似于婚宴等。大型展览会的参观者可达数万人以上，小型的会议仅仅几十人。由于规模上具有明显的差异、重要程度不同、主办方等级、与会人数的多少，所有这些综合因素使得在会展的组织管理上、运作上有多种模式，这样不能用一个会展管理信息系统涵盖所有类型的会展活动，所以会出现多种不同形式的会展管理信息系统，各种系统的信息处理的内容和流程也不尽相同。
会展活动具有非常鲜明的阶段性，对于会议系统系来讲，可分成策划阶段、接待阶段、会议期间、结束阶段、休会期间；而对于展会系统，又可以分成展前、展中和展后三个阶段。两者在前期工作方面具有很多相似之处。对每个阶段的信息流程进行剖析，研究它们在不同环节的特点，不仅是设计会展管理信息系统的基础，也是做好管理工作、组织工作的基础。

二、信息管理模式的研究

由于会展形式的多样性，为会展管理信息系统的研究内容、系统设计带来很大困难，同时因为会展本身的特点，如果采用一般性的业务处理的模式，很难采用较为一致的框架来设计具有通用意义的会展管理信息系统。从业务处理层面来看，能够处理的信息是相当有限的，仅仅限于客户关系管理、会员管理、登记参会情况、场馆展位预订和租用等业务层面的信息；从信息处理流程来看，由于会展活动是一次性发展进程，从策划到结束基本上属于线性的过程，因此可以将会展信息系统看作一个开放式系统，不具有明显的反馈和系统状态控制的环节。这种面向业务层面的会展管理信息系统的生命力是不强的。
为解决上述矛盾，我们认为会展信息系统应突破以往管理信息系统设计基本模式，即一开始就应当设计一个为会展项目管理为目的，以会展项目管理、会务管理服务为主要研究内容，提供会展的项目策划、进程管理上需要的信息。从这个意义讲，虽然会展系统总的看来是一个仍然是一个开放式系统，但是在各个阶段的管理方式上可以加强阶段性、局部性的控制和管理，使会展系统和会展过程得到良好的控制，能够达到系统预定的目标，因此这样的会展系统不再是简单的开放式，而是若干个良好控制的闭环子系统的在时间进程上有机地结合。
面向管理应用的会展系统，能够很好的解决一般性和特殊性的问题。虽然会展活动的形式多样性和多变性，但是从会展的管理和进程的角度来看，都可以划分成策划阶段、接待阶段、会展阶段、结束阶段、休会阶段，完全可以忽略每次活动形式的差异，把各个阶段的工作抽象成策划、组织、落实和检查的研究内容，因此信息处理工作就转换成把会展各个阶段的项目的管理工作，系统的使用人员的主要工作就是制订所要完成的工作列表（项目），并对项目的执行情况监督和控制。在会展活动期间的所有业务处理工作都融会在系统管理中来，即在项目管理的前提下实现业务数据的处理，提升业务数据处理内涵、意义和针对性。