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摘 要：针&
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关 键 词 ：档案；管理工作；有效策略
前言：
在当前的知识经济时代,信息对于经济发展的作用是十分巨大的.档案作为组织或个人在社会实践活动中形成的清晰、完整的历史记录,具有历史再现性、知识性、信息性、文化性、价值性等特点,对于经济文化发展的作用日益凸显,使得档案管理工作的有效性也逐渐受到社会的关注和重视.
一、档案管理工作的重要性
社会的发展和进步,推动了信息化技术不断发展,知识经济和信息化时代的到来,使得信息在社会发展过程中发挥着日益重要的作用.档案作为组织或个人在社会实践活动中形成的清晰、完整的历史记录,其作用和意义都是十分巨大的.例如,档案的历史再现性,可以使得人们根据档案中记录的信息,对历史文化景观、历史事件等进行再现,从而有助于研究历史文化,弘扬民族传统.档案自身的教育性和价值性,对于档案信息的真实性和完整性有着较高的要求,因此加强档案管理工作,提高档案管理的水平,具有十分重要的现实意义和长远意义.
二、档案管理工作中存在的问题
在实际档案管理工作中,由于各种因素的影响,使得工作中存在着许多问题,严重影响着档案信息的应用.
1.管理模式落后
目前许多企事业单位在进行档案管理工作是,沿用传统的档案管理模式,以实现对档案信息的保存为主要目的.但是,随着科学技术的发展,现代化信息技术得到了极大的进步,档案管理已经逐渐开始有手工管理向着电子信息化管理的形式转变.如果档案管理人员不能及时转变观念,对管理模式进行创新,势必会影响档案管理工作的质量和效率.
2.管理人员整体素质偏低
档案管理工作是一项系统性较强的工程,需要高素质的专业化管理人员,对其管理工作进行科学合理的分工.但是,当前许多单位在进行档案管理时,没有严格限制档案管理人员的能力和素质,导致管理队伍整体素质偏低,职务分工不明确等,严重影响了档案管理的整体性和工作效率.
3.对于档案管理工作认识不足
由于档案管理工作属于幕后性质的工作,其作用并没有直接的体现出来,这就使得许多单位的管理人员和领导阶层对于档案管理工作的认识不足,重视不够,档案管理意识薄弱,导致单位的档案管理条件差,出现档案的损坏和遗失现象,严重影响了档案的完整性和有效性.
三、档案管理工作的有效性策略
1.改进档案管理模式
档案管理工作并不是一成不变的,应该顺应时展的趋势,与社会现代化管理接轨,以切实提高档案管理工作的有效性.对于档案管理部门而言,要结合自身的实际情况,建立相应的数据库,利用计算机软件技术,实现办公自动化和文档一体化.同时可以在电子档案信息管理系统中,加入相应的安全防护程序,从而提高档案信息的安全性和可靠性.为了进一步提升档案管理工作的有效性,可以加快对于信息自动管理系统的优化步伐,实现对于档案信息的收集、分析、整理、存储、提取以及应用的自动化,合理处理自动化管理与手工管理之间的矛盾,有效提高档案管理的工作效率.同时,档案管理部门还应该对档案信息进行分类规划和管理,对档案信息进行整合,方便进行查询和应用,提高档案信息的利用效率.
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2.优化档案管理队伍
档案管理人员的素质直接关系着档案管理水平的提高,需要引起档案管理部门和单位领导的重视,对档案管理队伍进行优化.一方面,在人员招聘方面,需要根据现代化档案管理工作的实际需求,适当提高招聘标准,对应聘人员的素质进行严格要求,不仅需要具备良好的业务能力,还必须具备相应的管理能力和责任意识,具备对工作认真负责的态度,确保档案管理工作的质量和效率.另一方面,要对档案管理部门的在职人员进行定期培训,提升其业务能力和管理能力,促进档案管理经验的交流和积累,使得每一个档案管理人员都可以熟练掌握档案的分类,熟悉国家在档案管理方面的相关法律法规,在保证“及时、完整、统一”的前提下,做好档案的收集和管理工作.同时,企业还应该定期对档案管理人员进行考核和评估,始终保持档案管理队伍的整体素质,从而切实提高档案管理工作的有效性.
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3.强化档案管理意识
对于单位领导而言,要充分重视档案管理工作,端正态度,认清档案管理工作的重要性,并加强宣传工作,在单位内部树立其档案管理意识,使得全体员工共同参与,实现档案的规范化管理,严格按照《国家档案法》制定的档案管理规范,结合档案管理的“十防”标准,改变档案管理杂乱无章,缺乏规范性的现象.同时要在单位内部建立完善的档案管理网络,保证档案管理工作的科学有序高效进行.
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4.创新档案管理手段
对于档案管理手段的创新,主要体现在管理方式和存储方式上.档案的管理工作不仅需要管理人员具备较高的管理水平,还需要硬件条件的支撑.在新时期,档案的管理逐渐实现了电子信息化管理,相比于传统的档案管理方式,更加合理、更加高效.但是,并不是说引入了电子信息化管理之后,档案的管理工作就会更加有效,还需要结合实际情况,有计划、有目的地对档案信息进行整理和分类,并对无用或者重复的档案信息进行删除,确保档案管理工作的规范化、系统化和有序化.同时,档案的存储方式也逐渐由纸质档案向着电子档案的方向发展,但这并不意味着纸质档案就会被淘汰.一方面,纸质档案作为档案信息的原始凭证,可以对档案的真实性和完整性进行验证,另一方面,对于一些年代悠久的档案信息而言,纸质档案并不仅仅是对于信息的记录,更是对于历史的见证,具有较高的历史文化价值.因此,在档案管理中,要结合实际情况,对管理手段进行创新,切实保证档案管理的有效性.
5.落实档案管理制度
档案资料一般都具有连续性、复杂性和专业性的特点,因此对于档案管理人员的要求是很高的.在对档案进行管理的过程中,需要结合相应的档案管理制度,按照上级部门的统一部署和安排,进行,结合档案管理的目标人员,切实保证档案管理的相关制度可以得到有效的落实.对于实际工作而言,要严格按照规范化的流程,进行档案的接收、鉴定、整理、保管以及查阅利用的工作,在档案归档入库前,要对其进行整理,确保档案资料的真实性和完整性,同时进行分类、编号、等级等,便于随时进行查阅和使用；档案入库后,要加强对于档案资料的保管工作,定期对档案库进行整理和清洁,避免档案资料的遗失或损坏.
结语：总之,档案管理工作的作用是十分巨大的,提升管理工作的有效性,是一个长期复杂的过程,并不是短期内可以实现的.因此,在当前的信息化时代,档案管理工作需要结合实际情况,认清自身的优势和不足,建立相应的目标任务,采取有效性的措施,创新档案管理的方法和手段,从而提高档案管理工作的质量和效率,推动我国档案管理工作的健康发展.（作者单位：商丘职业技术学院）
参考文献：
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