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档案管理和知识管理都是管理中不可缺少的重要组成部分,二者具有着特殊的关系.不但具有相通性,而且还具有差异性,二者相辅相成,共同促进着对方的提升与发展.
一、档案管理与知识管理具有一定的相通性
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之所以说档案管理与知识管理具有一定的相通性,主要表现在二者在管理的对象、目的、流程和技术等方面体现出来.
(一)管理对象的相通性
各类文件是档案管理的主要对象,知识是知识管理的主要对象.知识的来源主要有两个方面,一方面是通过自身的各种活动收集进而整理而得到的知识,另一方面是通过购买、赠送等各种方式获得的文件、书籍等.从这个意义上来看,各类文件、书籍是属于知识的范畴.由此可见,文件属于知识,而文件又是档案管理的主要对象,因此,文件也就成为了档案管理与知识管理的共同管理对象.所以档案管理与知识管理在管理对象上具有相通性.
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(二)管理目的的相通性
档案管理的目的是方便社会的利用,满足用户的需求.知识管理的目的在于让知识实现价值,更好的为企业的发展服务,并把知识传递给其他人.从这一点上来看,档案管理的目的和知识管理的目的在于让人或者社会更好的利用,从而达到一定的目的.因此,档案管理和知识管理的目的具有相通性.
(三)管理流程的相通性
档案管理的流程一般主要为接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用等,知识管理的流程是对文件予以收集存储、加工整理、鉴定评价、实现价值等.通过对比二者的管理流程,发现二者极具相似性,都是从文件的接收开始,到文件的利用实现价值结束,因此,档案管理和知识管理在管理流程想具有相通性.
(四)管理技术的相通性
在信息化环境下,档案管理工作依赖于信息技术的应用,对档案进行有效收集、整理等.而知识管理也是如此,知识管理离不开现代技术条件的支撑,比如网络技术、电子邮件、搜索引擎等,这些都是完成知识管理必不可少的重要条件.由此可见,档案管理与知识管理都需要在信息化的条件下才能完成技术管理工作.因此,档案管理和知识管理在管理技术上具有一定的相通性.
二、档案管理与知识管理具有一定的差异性
之所以说档案管理与知识管理具有一定的差异性,主要体现在管理层面、管理范围、管理特点等几个方面表现出来.
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(一)管理层面的差异性
档案管理仅是专业类型的活动,或者管理技术的相关办法.而知识管理并非仅仅如此,还包括价值观层面和管理理念层面上的内容,甚至还包括更高层次的管理体系或者管理的方法论等问题.因此,档案管理与知识管理在管理层面具有一定的差异性.
(二)管理范围的差异性
档案管理的范围主要是文件、档案等,而知识管理涉及到的范围就较为广泛,知识管理不仅要管理到文件、档案,还要管理到图书情报、员工的综合素质和基本要求等各方面.因此,档案管理与知识管理在管理范围方面具有一定的差异性.
(三)管理特点的差异性
档案管理是对文件和档案的管理,更侧重于对文件、档案的规范性、程序化等方面的管理.而知识管理则鼓励运用知识进行较为宽松境遇的管理,二者的侧重点与管理的特点因此也就不同.由此可见,档案管理与知识管理在管理特点上有一定的差异性.
三、档案管理与知识管理相辅相成
之所以说档案管理与知识管理是相辅相成的,主要表现在以下几个方面.
(一)知识管理可以有效提升档案管理
知识管理对档案管理有着一定的促进和提升作用,主要表现在以下两个方面.
一是知识管理可以有效拓宽档案管理的管理范围和管理领域.传统的档案管理强调的是文件和档案的管理,忽略了文件、档案对图书情报等的重大作用,因而限制了档案管理的工作范围.知识管理要求把所有的知识纳入到自己的管辖范围内,并将知识进行有效整合,因此,在知识管理的带动下,档案管理可以有效的参与到图书情报管理或者知识管理中去,因而扩大了自身的管理范围.
二是知识管理可以提升档案管理的重要价值.传统的档案管理就是通过复印、传真等各种形式的方式对档案进行利用,而知识管理则要求运用现代技术进行人性化的运用.因此,在知识管理的带动下,档案管理可以向着更为人性化的方向发展,更好的去完成自身的工作使命,提升档案管理的重要使用价值.
(二)档案管理可以促进知识管理的科学化发展
档案管理可以促进知识管理的科学化发展,主要从以下两个方面表现出来.
一是档案管理的沉淀可以丰富知识管理的内容.目前,传统的档案管理中的很多文件都存放时间较为长久,但是这些并不是古董,科学合理的利用反而会成为巨大价值是知识.因此,正是因为有了档案管理,才有了更为合理的保管这些资料,也更可能为知识管理丰富内容.
二是档案管理有助于知识管理的传播和运用.在档案管理的作用下,很多知识得以保留下来.一般来说,知识的传播主要通过书面和语言的方式&#
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总之,档案管理和知识管理既有相通性,又有差异性,二者相辅相,一方面,档案管理可以促进知识管理的科学化发展,另一方面,知识管理也能提升档案管理的重要价值.因此,要合理的利用档案管理和知识管理,共同促进管理向着更加科学化的方向发展.
（作者单位：中国市政工程中南设计研究总院有限公司）
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