谈企业养老保险档案信息化管理

【摘要】新形势下，群众的生活质量有所改善，对养老保险的重视度日益提升，投保覆盖率逐渐攀升。因此，本文简单分析采用信息化管理方式的实际意义，着重提出几点完善信息化管理工作的方式，从提高相关部门以及人员的重视程度、制定合适的管理制度以及转变档案管理工作形式三方面展开探究，以供参考。
【关键词】企业；养老保险档案；信息化管理
引言：
目前，受到外界各方面的影响，使企业养老保险档案管理工作内容更加繁琐。而传统的档案管理方式已无法满足现有的需求，如何在该项管理工作中有效运用现代信息技术，成为需要探讨的问题。
一、企业养老保险档案信息化的作用
现阶段，随着科学信息技术的高速发展，各行业的发展形势都有所变化。将企业养老保险档案信息通过数据储存，可以为相关信息使用者提供服务。信息化处理可提高办事效率，另外，节省了纸质档案的保存空间，在使用和管理方面更加快捷。对于信息使用者来说，节省翻找档案的时间，通过操作计算机，在专门的系统上搜索关键词，便可快速查看所需信息。在此方面。档案管理者可对信息进行加密处理，以提高其安全性。任何管理方式的转变都是为了提高管理水平。档案的信息化管理，可以使信息采集、保存、提供等方面获得进步。另外，通过信息化处理，能够使养老保险的信息更具有时效性。以往的档案管理方式，难以实现信息共享，而信息化的管理手段，可实现远程信息传送，将管理工作简便化。
二、企业实现养老保险档案信息化管理的途径
2.1提高信息化管理的重视程度
部分企业认为档案管理工作技术含量不高，聘请的工作人员并未经过专业的培训，并受到自身思维的限制，使其对信息化管理缺乏全面的认识。在日常工作中，只是将信息录入到管理系统中，难以体现档案管理工作的价值，无法充分发挥出信息化管理的作用。另外，仍有部分管理者采用以往的落后管理形式，忽视信息化管理，限制该管理模式的建设进度。面对此种情况，有关企业养老保险档案信息化管理人员应该提高重视程度，积极转变管理思想，了解信息技术的优势。同时，相关部门应提高对该方面的重视程度，设置专门的活动经费，根据自身经济条件购买较为先进的应用设备仪器，仔细进行甄选，以保证设备的使用率。另外，提高基层管理人员的相关技术，以及重视程度，投入合理的资源量，进而提升养老保险档案的信息化工作水平，方便相关信息资料的查阅和使用，为企业后续的工作提供便利[1]。
2.2转变养老保险档案管理工作形式
在实际的档案信息化管理过程中，其资料的草拟、删改以及打印，都是由操作人员通过计算机以及档案系统进行的，并以虚拟数据的形式将其保存。通过该种工作形式，方便保管养老保险档案的同时，也便于资料复制和删改，若出现管理不当的情况，可能使原始数据丢失，造成难以挽回的损失。因此，部分管理员对信息化管理形式心存怀疑，并在具体工作中，尽量避免采用信息化的方式，使信息化管理难以推进。要想完善档案信息化处理，需要逐步转变工作形式，对于企业的档案管理，需要加大各类资源的投入量，优化信息资料的服务水平。在已经具备信息化管理的企业部门中，应提高管理力度，进一步实现档案管理工作的规范化，以免出现资金浪费或同类项目重复进行的情况。另外，可利用现代信息处理技术，通过缩微处理，将养老保险档案资料通过缩小影像的形式摄影记录在感光材料上，经过合理加工制作成缩微品保存。对于档案管理，可以使用部分公共服务体系，利用互联网以及移动通讯设备等，为相关的档案使用者提供较为快捷的服务方式，进而实现预期的养老保险档案管理效果。
2.3完善档案信息化的管理体制
管理工作最基本的便是合适的管理体制，各部门之间以及主管负责人需要明确自身的职责。对于档案管理工作而言，若缺少相应的管理体系，则会使管理程序缺乏规范性，为信息化管理带来不良影响。因此，企业应重视养老保险信息化档案管理，并推出科学合理的行为标准，以保证工作的顺利进行。另外，若缺少相应的规章制度给予约束，难以统一各企业之间的档案信息系统，造成其资料项目有所差异，加大档案管理部门的工作量，影响信息化建设进度。对此，需要制定合适的管理体制，提高相关人员的计算机操作水平，以增加资料的安全性，实现档案资料的有效管理。[2]。
三、结束语
根据现有的市场经济发展情况，养老保险档案管理工作已经成为企业发展中的关键环节，其工作的实际价值也逐渐显现出来。发达的科学信息技术为档案管理提供新的途径，通过明确管理流程，提高操作水平，可实现良好的管理效果，进一步完善社会保障体系。
参考文献
[1]张银红.企业养老保险档案管理的有效途径[J].劳动保障世界,2019(23):69.
[2]和建军.企业养老保险档案管理的有效途径[J].办公室业务,2019(06):158.