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【摘 要】社保档案管理工作是社保工作的基石.当前我国社保档案管理工作中存在着社保档案体制与制度不够健全；软硬件设施不配套,信息化程度不高；档案管理人员素质参差不齐等一些问题.针对这些问题,国家档案部门和社保部门应联手将档案管理纳入社保工作的总体规划中,统筹安排,规范管理；改善档案管理软硬件环境；加强社保档案管理素质等方面去创新,积极探索适应我国社保工作的管理模式和方法.
【关 键 词 】社保档案；规范化；持续性
当前我国社保工作进入飞速发展时期,尤其是农村新农合和城镇基本养老保险的推行,各类保险费的征缴范围不断扩大,参保人群和种类不断增加.因此其业务量和社会保险业务档案数量也在与日俱增.目前其管理大部分还是依靠手工操作,尤其是基层社保经办业务机构,管理手段陈旧以及管理方式的不规范,已远不能适应现实工作的要求.因此档案部门及相关业务部门应该加快实施社会保险档案的专业化、规范化、信息化管理,以确保社保工作的持续性,维护民生权益.
1.社会保险业务档案的涵义及其重要性
社会保险业务档案,以下简称社保档案,根据2009年颁布的人力资源社会保障部和国家档案局联合制定的《社会保险业务档案管理规定》第三条规定：“所称社会保险业务档案,是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中,直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录”.[1]社会保险经办机构是指为依法为参保单位和城镇居民或新型农村参保个人办理各类社会保险业务的专门机构,主要经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构,主要职责是收缴和调剂社会保险基金,我国的最高经办机构应是社会保险事业管理中心（隶属劳动和社会保障部）,各地方分支机构一般称作“社会保险基金中心”.各类归档文件与资料按照
社保方面有关论文范文文献
1.1 社保档案是社保工作有效开展的前提
社保档案事关参保人一辈子的工程,是一种比较特殊的档案.一个参保人从申请参保办理到离退休享受社会保险的各项待遇,涉及时间跨度较长,再加上中间工作流动、失业而变更、续接保金等诸多环节,涉及的内容较繁杂,既有缴纳各类社会保险费的原始记录信息、还有中间账户划拨、利息计算、缴费及养老金调整记录、保险关系转移和基金的转入转出手续等材料,种类较多,数量庞杂.而这些恰恰是今后社保机构支付社保人社会保险待遇的重要依据.如果对其不重视加以认真管理,必将影响后续保险工作的正常开展.
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1.2 社保档案是维护参保人利益的有力保障
社保档案是参保单位和个人参保过程的记录,是参保者以后享受相应待遇的重要的原始依据.社保档案管理的好坏,将直接影响到参保人的利益,尤其是现在跨区域流动频繁,流动人口的社保档案的衔接变动较大.安全而完整的档案资料是参保人维护利益的最直接的有力证据和保障,是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件.
1.3 社保档案是特殊的民生档案
规范管理社保档案不仅是因为它事关民生,更主要的是社保档案是我国档案家庭的一员,它的管理规范与否直接关系到我国档案事业的总体建设水平.规范的科学有序的社保档案管理不仅是提高社保工作办事效率,更好服务民生的需要,也是我国档案现代化、信息化建设的必然要求.
2.当前社会保险业务档案管理存在的问题
十八大提出到2015年中国城镇基本养老保险参保人数超过3.57亿,基本医疗保险参保人数达13.2亿人,失业保险参保人数超过1.6亿,工伤保险参保人数超过2.1亿,生育保险参保人数达到1.5亿人.[2]由此可见,社保档案在当前和今后一段时间内增长速度还将很迅猛,必将使社保服务范围和服务对象扩大、服务内容多样,因此社保部门的档案方面管理力量逐渐凸显薄弱,管理手段和管理水平稍显落后,这些已逐渐影响到社保工作的开展.集中表现在以下几个方面：
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2.1 管理制度不完善、管理方式落后,标准化不一
社保管理机构层次多且分散,管理方式落后,尤其社保管理基层平台建设比较落后.社会保障种类繁多,涉及多个管理部门,归口不一,有的归社会劳动保障局或人力资源与保障局,名称也不一,有的称社会保险事业基金结算管理中心、社会保险事业管理局（中心）或社会劳动保险统筹办公室,既有社会保险委员会、社会保障部门、社保基金管理中心及相关银行、各类社区服务站等.位于管理后端的社保档案材料管理就更加不规范,如农村或社区社保机构社保管理基层平台建设比较落后.虽然人力资源社会保障部和国家档案局制定了管理标准――《社会保险业务档案管理规定（暂行办法）》,但基层社保经办机构更多的注重当下如何提效和便民,由于服务场所、人员编制、经费支持及软硬件建设等限制,很多业务工作仍然实行手工操作,基础数据及各类社保信息没有信息化,或信息平台呈现“碎片化”局面.
2.2 重视不足、软硬件设施不配套,信息化不高
由于社保业务工作数量庞大,环节繁琐,因此重视业务一线设施的改善,轻视后端的档案管理设备的配备,对社保档案的管理缺少相应的软硬件投入,管理多数处于人工或简单的微机辅助,很少有单位使用档案管理软件,真正实现文档一体化管理,造成社保文件前端与后端不通.此外一些社保业务单位因办公用房紧张,压缩库房面积,功能区没有分开,甚至没有相互独立的专门档案库区、办公区、查阅区,库房保管条件差,设备简陋等,这些都会影响社保档案的永久保管利用. 2.3 管理人员非档案专业,操作随意,规范化不足
多数社保经办人员并非是档案专业出身,相关档案业务知识、管理方法和相关政策不太熟悉,档案意识和档案技能不高,在现实工作中就出现部分社保业务人员随意处置档案,如随意留存不能及时归档、社保档案丢失或者泄密等现象时有发生,给参保人造成不必要的损失.此外,由于社保档案管理员多为社保业务人员或不定期找兼职人员整理社保档案,因此管理缺乏连续性、科学性,日常管理相对比较非常混乱,查询、更新较慢,影响了社保档案信息的利用服务和开发.
3.规范社会保险业务档案管理的对策
作为事关民生的社会保险档案在整个社保工作中具有重要的基础地位,社保档案是社保经办机构与参保人员间的桥梁,是参保者维护其权益的基本凭证,也是社保部门科学管理、服务民生的必要条件.因此,社保部门应加快社保档案建设力度和投入,努力改变目前相对滞后的局面,将社保档案管理纳入社保工作的总体规划中,统筹安排,同步发展,从而推动社保档案管理向制度化、规范化、科学化发展,逐步适应当前和今后社保工作的要求,维护社保工作的持续性.
3.1 理顺社保档案管理机制,完善管理制度,细化管理规范
现有的社保档案管理体制比较分散,这与档案集中管理原则有悖,尤其是今后“五险合一”普遍推行后,社保档案工作的运行环境、流程衔接、材料生成等都要发生了一定的变化,各保险经办机构必须及时调整档案工作机制,进一步加强社保档案工作,建立地方社保档案管理中心（类似文件中心）,散存在各类社保业务机构中的社保档案集中管理,这既方便参保者利用,也解决社保机构在档案管理上精力、物力不足问题.同时,这种管理机制也适合社保档案管理“以人为本”的理念.
2009年以前社保档案工作主要参照《档案法》和《保险法》及各类档案管理规章,社保档案管理规范比较笼统、随意.2009年国家人力资源和社会保障部与国家档案局联合发布《社会保险业务档案管理规定（试行）》,2010年6月又下发了《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》,尤其是前者第一次系统地划分社保档案种类和保管期限,并对各门类档案的收集、整理、保管、移交等有了比较明确的规定,这初步改变了社保档案管理无章可循的状态,但是还需结合实际细化各类社保档案具体管理细则,如分类标准、鉴定方法、利用保密制度等规章制度,使社保档案管理工作从材料生成、整理归档、上架排列、利用等环节都有章可循,确保其档案管理工作走向规范化、制度化.
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3.2 提高社保档案意识,加大社保档案投资,优化软硬件环境
档案部门要通过宣传与督促,促进社会保险相关部门应顺应形势正确认识到社保档案工作的重要性,认识到社保当档案管理工作是社保工作顺利开展基础保障,加大投资,购买软硬件设备,改善社保档案保管的软硬件环境.如按照功能分开的原则规划档案库区、办公区、查阅区,根据工作实际均衡各自面积；按照库房验收标准适合配置硬件设备,将社保档案管理系统纳入电子政务建设的总体规划中,综合规划,逐步消除前台社保业务软件与后端档案管理软件之间的屏障,采用信息安全措施建立共享的信息化平台；同时要采取措施逐步改变目前综合档案室只保管文书档案,社保业务材料存放在业务科室,且管理办法各异的状态,建立一个完整的、能够查询到一个人的全部社会保障档案的资讯中心[3].同时电子文件管理按照目前电子文件管理办法,实行双轨制,纸质与电子档案双套保管,并随着计算机发展不断更新设备环境,确保社保档案的完整与安全,真正建立一个良好、安全的社保档案软硬件环境,以便长久利用.
3.3 加快社保档案管理人员档案技能培训,加强队伍建设,专化管理素质
近年来随着社保工作扩大,大批应届毕业生或社会人员通过选拔或考录等途径逐渐加入到社保行业管理当中,他们当中大多数人员以前并未接触到档案专业知识,档案管理知识结构不足.因此,社保部门要通过各种形式加大社保工作人员的档案专业技能培训,如选派人员参加档案部门组织的各类档案培训班；或结合实际工作中的薄弱环节邀请档案馆专业人员进行专题讲座,也可通过开展微课大赛或研讨会,促进社保管理人员自助学习档案知识,弥补档案技能与知识的不足,不断丰富和更新档案管理专业知识储备,真正达到与时俱进的要求.同时注意社保业务人员或社保档案管理人员职业道德建设,真正履行好社会保险为参保人员“记录一生、服务一生”的行业宗旨,从而达到提高社保档案人员职业素质.
刚刚闭幕的十八届三中全会提出了“建立更加公平可持续的社会保障制度”,这将会大大推进社会保障领域体制机制改革,而“可持续性”离不开社保档案的完整与规范.相信在此改革推动下,社保部门定会增强紧迫感和责任感,转变认识,加大社保档案管理,规范管理,为社保工作的持续性提供科学规范、运行有效的制度体系和软硬件环境.
【参考文献】
[1]中央人民政府网站：http：//.gov..《社会保险业务档案管理规定（试行）》,中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局第3号令[S].
[2]中央人民政府网站：http：//.gov..国家人权行动计划（2012-2015年）[Z].
[3]庄丽.金保工程“五险合一”后对社保档案管理工作的思考[J].黑龙江档案,2012,4.
[责任编辑：汤静]
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