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[摘 要 ]本文从分析高校教务管理信息化的发展着手,详细分析了高校教务管理信息化发展过程中所取得的成果及产生的问题,究其原因,并针对优化高校教务管理信息化建设中信息系统相关工作流程、管理制度及组织机构、教务管理效率等提出意见,为进一步深化高校教务管理信息化、提高教务管理水平出谋划策.
[关 键 词 ]高校；教务管理；信息化；研究
[中图分类号]F275[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2013）22-0112-03
学校以教学为本,教学质量决定着学校的生存与发展,而学校教务管理工作的好坏直接决定着高校的教学秩序和教学质量.可见,教务管理是学校管理工作中的关键之一.随着教务管理工作改革的深入和学分制教务管理模式的推广普及,教务管理工作将面临更大的挑战,如何应用信息技术提高教务管理水平,推进教务管理信息化建设,为高校提高教学水平保驾护航,已经成为当今高校教务管理研究的重大课题.
1教务管理信息化建设成果及问题
近年来,为了实现高等教育大众化,我国迅速扩大高等教育规模,连续几年的扩大招生,使得许多高校办学的规模不断扩大,专业也不断分化,学生人数也迅速增加.学校办学模式也由一地办学走向多地办学,单一校区管理走向多校区管理.这些变化使学校教务管理部门的管理任务越来越重,不仅增加了工作量,更是增大了工作难度.这些变化的同时也对学校教务管理提出了更新的要求,为适应这些新的变化,改进高校现有的教务管理模式,提高日常教务管理工作效率,教务管理必须走规范化、信息化、网络化的道路,即建立完善的教务管理信息系统是必然的选择.因此高校教务管理信息化建设是改革和提高高校教务管理水平的有效途径之一,是教务管理最为科学的、有效的管理工具.
1.1教务管理信息化建设成果
1.1.1促进了校内教学资源的共享和信息互动
教务管理信息系统的建设过程中,促进了教务教学的集中管理、分散操作、信息共享,使传统的教务管理向数字化、无纸化、智能化、综合化及现代化的方向发展.在现代信息技术的支持下,教学管理确立了开放的管理服务模式,而网络的特点正好满足了资源共享的要求,教学教务管理人员、教师、学生都可以通过网络以授权身份登录系统,进行相应权限的信息查询与修改,改变了传统教学管理模式下层层交换数据与信息的模式.利用教务管理信息系统,管理人员、教师与学生之间可以进行实时信息交流,极大地提高了信息的实效性,节省了大量的人力、物力、财力,同时也能方便快捷的查询、提取历史数据.
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1.1.2促进了教务教学管理科学化、规范化建设
教学管理信息系统采用关系型数据模型,数据库中主要包括教学计划、排课、调停课、学生学籍信息、学生成绩、学生奖惩、评教评学等数据信息,每个数据信息之间相互关联,形成了庞大的、涵盖整个教务管理过程的数据库系统.各教师和学生都能以各自的身份登录系统,一定程度上实现了信息公开、程序透明,管理进一步规范化,有效避免了人为因素引起的误差,有效促进了教务教学管理工作的公开、公正和规范.同时,系统中在各个数据入库接口处增加了数据的检验功能,极大地增强了教务教学管理数据的正确性.更重要的是,教务管理系统程序设计的依据是已经被大部分院校所接受的较科学和规范的操作规范,在一定程度上促进了我校教务教学管理的科学化、规范化.
到目前为止,教务管理信息化系统已经基本实现了学生学籍、教师档案、课程设置、教学计划、成绩信息、评教评学、考勤系统、考试考务管理等常用教学管理功能.这是教务管理信息化建设中取得的最实用、最积极的成果,是教务管理信息化建设的伟大进步.
1.2教务管理信息化建设中存在的问题
高校教务管理信息化建设固然取得了不少的成果,但是由于现存高校教务管理体制的一些特点的制约,在教务管理信息化实施和应用过程中还存在效率低、功能难以实现、数据比较不准等若干问题,制约着教务管理信息化的发展.
1.2.1教务管理软件系统与高校实际管理体制不相符,影响着教学改革由于各高校的教学管理模式各不相同,软件公司开发的教务管理系统是根据大多数学校的要求修改,在促进本校向科学的、现代的、先进的教学管理体制迈进的同时,又与具有每个学校特色的管理体制产生了矛盾,在实际工作中,出现了很多不相符的地方.随着教学改革需求的动态变化,教务管理信息系统也需要不断更新功能模块,需要有强大的后期技术投入和支持,但由于某些学校领导重视程度、技术人员能力、学校资金投入等因素的约束,教务系统的后续开发往往难于跟上教学改革的步伐,阻碍了教学改革的顺利推进,影响了教务管理信息化的发展.
1.2.2组织机构在职能上与教务管理系统流程不相符,影响系统的效能发挥高校教务管理系统建设的目的,大多是为了适应高校的教学改革和教学管理信息化,提高教务教学管理的效率,通常是在原有组织职能基础上构建教务管理信息系统.往往在信息化建设初期,领导给予了高度重视,在人力、物力上也给予了一定的保障,对系统的基础数据库也做了较充分的准备.但是,对于学校的教学管理流程是否与教学信息管理相适应、组织机构是否适应的有效考虑相对较少.管理工作在一定程度上仍然停留在职能化管理的模式上,存在各部门之间各自为政,缺乏对业务全局的考虑与关注,没有形成系统的有效管理体系.于是,管理制度和系统操作流程相矛盾,人为干扰系统流程、随意性情况严重等问题.教务管理系统投入使用后,缺少了相应后继的保障,没有建立与之相适应的工作流程、业务规则、管理制度.学校教学管理组织职能结构的封闭性,管理规则混乱强烈地制约了现代教务管理系统的应用.随着信息化的不断深入,这些问题必然会更加突出.最终将导致系统应用不配套,严重影响了教务管理信息系统效能的充分发挥.
1.2.3在实施中执行力缺乏
基本上,学校教务管理信息化建设是由教务处（部）具体负责的,但由于部门领导对信息技术知识的认知程度不一,因而信息化建设缺少有力的技术保证,技术应用与管理目标不明确,技术创新意识淡薄.教务教学管理作为一个管理系统,不断地与外界环境之间进行着信息和能量交换,经系统各要素间活动有序性加工和有序性转化所构成的不间断过程,向用户提供有价值的各类教学信息服务.教学管理活动在时间上和空间上表现为一种动态,具有从信息输入到加工再到输出的整个过程的流程性.因此,教务管理系统在使用过程中必然存在新的信息维护、数据更新、系统开发.而目前教务管理部门作为教务管理系统的使用者和管理者,还需承担系统后期建设与数据维护与挖掘,部门的平级部门很难推动流程优化与持续改进,造成系统建设中多部门协调的困难,降低了信息化建设的执行力. 1.2.4教务管理系统中数据控制不规范,影响教务管理的效率在教务管理系统中,存在着学生、教师、课程、教室、实验室等各种信息数据,且在使用的过程中需要不断的维护与更新.如课程是最重要的基础数据,其贯穿教学计划、排课、选课、考试、成绩、教材,毕业审核等过程,几乎与教务管理系统中所有的子系统都存在着密切关系,所以,课程数据管理是否科学、规范,直接影响着教务管理系统的运行效率,决定着系统应用的成败.社会的发展需要教学改革同步进行,人才培养目标的革新,都会要求对原有教学计划进行重新调整.在这个过程中,由于课程建设与课程管理制度的缺失或不到位,出现了不规范的课程名称,致使相同内容一门课程,出现几个名称,几个课号,或者由于教学计划的修订,出现同专业同门课程不同学分,致使出现一个专业的一门课程,不同的课号,不同的学分,而这些都会影响到教学组织实施、学生的选课、学
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2教务管理信息化建设对策研究
教务管理信息化建设是一项综合性、系统性、创新性的系统工程,整个工程涉及的内容很广泛,不仅指教务管理信息系统的建设和应用,构建一个在教务管理各项活动中利用信息技术进行信息化管理的应用平台,还涉及技术应用以及组织机构、管理制度、人力资源等方面的革新,昆明医学院在教务管理信息化建设过程中的问题主要体现了重微观轻宏观,没有将技术与组织、流程、规则、人力资源等方面进行综合考虑.
2.1引用新技术,做好软件的开发与利用
技术革新是软件开发利用的前提,而“工作流”技术是当前计算机应用领域和计算机信息技术领域迅速发展的一项新技术,基于工作流的管理系统已成为一种趋势.工作流技术不但应用到银行、医院、保险、制造各个行业之中,而且逐渐成为软件开发的一个基础平台,特别是信息管理系统,工作流是其开发科学性、规范性、先进性的重要标志.“工作流”是用活动及活动之间变化的过程表示的业务流程,教务管理系统即是由一系列的业务流程组成,很适合将工作流技术引进到教务管理系统,以灵活设置教务管理的业务流程,为过程重组提供支持,并能提高教学管理的规范化程度,缩短业务处理周期,通过更好的规划工作流程,并行执行相互独立的活动,减少文档的传递时间.目前就教务管理系统的应用而言,一般高校均采取购买现成的管理软件,解决开发周期长、技术难的问题,快速实现流程管理的原型.要做到教务管理系统的应用高效,必须采取“引进与二次开发”相结合的工作方式,二次开发才可以有效实现学校管理的个性化和持续发展的需要.
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2.2完善教务管理运行规则与管理制度
教务管理的客观性,涉及学校的方方面面,数据来源全校各个部门,因此建立和遵守一套规范的教务管理运行规则和管理制度,才能有效确保教务管理信息系统的高效性.
首先,必须建立教务管理运行规则与管理制度,做到“有章可依”.信息系统要强化数据库定义、程序控制和业务规则,建立、完善教务管理运行规则与管理制度,约束用户操作行为,由于系统不能做到或不能完全做到对教务管理系统的完全定义,这就需要用户自定义规则与管理制度来实现.比如,课程数据库必须实现课程号的唯一性,但无法控制用户用两个课程号表示同一门课程,需要用课程号管理规则来避免课程的重复设置.
其次,要遵守教务管理运行规则与管理制度,做到“有章必依”.管理人员、教师、学生等使用人员必须强化信息化方面相关管理理论知识的学习,增强风险识别能力和强化风险责任意识,全面提高自身的信息素养和流程管理理念,自觉遵守业务规则,避免发生随意性、盲目性的人为错误.
2.3加强组织建设,加大教务管理的执行力
由于教务管理信息化建设是一项非常复杂、非常困难的系统工程,领导的重视和组织执行力在很大程度上影响着信息化的程度.目前高校的教务管理流程在一定程度上仍停留在职能化管理的传统模式上,为了保证信息系统通畅、高效地运行,学校应以流程任务为出发点,对原有的组织结构,人员设置,工作任务进行必要的重新划分,综合考虑各方面因素,如人员规模、任务进度安排、成员专业能力、技术能力、管理能力等,在保证能按时完成任务的同时,尽量考虑成员的专长和优势.
2.4加强人员培训和系统的管理,增强工作责任心
教务管理信息建设离不开教务管理人员的应用,因此,高校教务管理人员除了需要有良好的思想品德素质和业务能力,还必须熟练掌握必要的专业知识和现代教育理念,掌握现代教育管理的方法和手段,不停的加强学习和提高,制定有效的激励措施,鼓励教务管理人员多思考,建立相应的培训计划,给他们提供培训机会,高校间可以定期组织教务管理人员进行参观学习、工作交流,拓宽教务管理人员工作视野,提高教务管理人员的积极性和主动性,除了日常的教务管理,也可以参与到教务管理信息化建设的工作中来.
高校教务管理信息化建设对高校教务管理工作的效率提高有积极的推动作用,但如何实现从有到优的过程还有很长的一段路要走.领导的重视、管理者的能力、管理的规范化都是高校教务管理信息化建设不可或缺的条件,而教务管理信息化建设的发展还有很多方面值得我们去思考与探索.
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