新时期企业档案管理工作的服务创新

新时期企业档案管理工作的服务创新

摘要：档案管理是每个企业在经营过程中必须要面临的管理问题之一。改革开放以来，随着公司治理结构的不断完善，企业在档案管理工作中也不断研究探索出了一系列符合现代化要求的管理模式。本文通过对新时期企业档案管理模式的研究探讨，提出通过探索建立现代化档案管理模式，规范档案的归档操作流程，提升档案管理人员业务水平等服务创新，从而达到有效提升企业整体档案管理水平的效果与目的。
关键词：新时期企业档案档案管理服务创新
档案管理在企业管理中具有重要作用意义，档案可以在一定程度上还原历史面貌，展示企业过去、现在、将来的动态发展过程。面对信息化高速运转的当今，档案管理工作面临一定的转型压力，如何解放思想，探索建立现代化的档案管理模式，优化档案的归档操作流程，提升档案管理人员的业务水平，实现档案管理服务创新等相关内容，都是亟需思考解决的课题。本文笔者通过对新时期企业档案管理工作的服务创新进行研究探讨，为企业档案管理工作提供一定的借鉴帮助。
1.探索建立现代化档案管理模式
实行档案管理标准化、规范化的工作程序及工作方法，是提高档案管理工作服务水平的基础前提。对企业档案信息的分类体系、档案材料的收集范围、档案的保管要求、档案的保密定级等相关环节，都要按照规范化、标准化的程序开展，实现档案的标准化管理，其最终目的在于充分保障档案的完整性，方便保管、查阅。
1.1完善档案管理制度
通过研究制定符合企业自身管理需要的档案管理制度，可以更好地帮助企业完善内部控制流程，实现档案的制度化管理。从源头做到有章可循、按章管理，把依法依章管理纳入到档案管理中来，使档案管理工作得到制度约束、法律保障。
1.2建立电子化网络管理
信息化、网络化的趋势对档案管理提出了更高层次的要求，这就需要企业档案工作改变传统手工记载档案数据的习惯，建立电子化的档案网络管理系统，在企业内部管理系统中嵌入档案查询模块，引入或自主研发档案管理系统，实现档案信息全流程的电子化线上操作管理。
1.3扩大档案归档载体
目前在档案管理方面，除了依靠纸质档案进行存储、记载之外，更多的是通过电子文件、光盘、硬盘、远程网络等多种物质载体进行记录。各类新型的档案载体对于保管的要求不尽相同，因此，要探索建立多来源、多渠道收集档案信息归集方式，实现归档载体的虚拟化与有形化相统一。
1.4实现档案信息共享
档案信息化的不断发展，摆脱了档案对于地域性、空间性、时间性的要求，目前只要通过网络平台，便可快速实现档案信息资料的检索、查询和使用，获取有价值信息资料，已充分实现了档案信息共享体系。
2.规范档案的归档操作流程
加强档案的过程管理是档案管理工作服务创新的发展方向，通过加大归档资料的收集力度、强化归档资料的过程管理、科学优化档案馆藏结构分布，可以有效规范档案归档操作流程，提升服务水平。
2.1加大归档资料收集力度
从企业时间来看，档案资料的缺失会严重影响企业正常工作的开展，甚至会损害企业的相关合法权益，因此对于档案的收集力度应进一步加大，避免因档案资料缺失，造成相关信息无凭无证，无从考究。
2.2强化归档资料过程管理
应进一步明确档案归档的流程，相关重要档案资料应由专人负责保管，确保资料的完整性与真实性，同时，对于重要档案资料，应做到“资料不回流”，即档案由接收人接收之后，无特殊原因，该档案资料不得再回流至档案移交人。
2.3优化馆藏结构分布
科学合理的档案馆藏结构，是企业档案管理工作服务创新的重要表现，传统的馆藏档案以日常工作材料、会议记录、总结报告、人事档案等行政类档案为主，对于业务档案、专业档案、科技档案等档案资料的收集不够。因此，优化馆藏结构可以有效保证档案的全面性、完整性。
3.提高档案管理人员业务水平
档案管理工作相对枯燥单一，因此，对于档案管理人员责任感、使命感要求较高，只有管理人员不断提升“四个意识”，增强“四个自信”，不断加强业务技能的培训，转变档案管理的服务态度，才能脚踏实地的做好服务档案管理工作。
3.1提高思想认识
档案管理人员要充分认识到自身工作的重要性，不断提高思想认识。同时，企业管理层也应加大对于档案管理工作的重视程度，不断更新档案管理观念，积极探索档案管理手段，确保档案资料真实反映企业的发展状况。
3.2加强业务培训
企业的不断发展对于档案的管理要求提出了新的要求，为有效提升档案管理人员的业务素质水平，应不断加强档案管理人员的档案管理技能，加大培训力度、优化培训手段，采取“走出去”或“引进来”的方式，激发档案管理人员工作积极性，在培训中不断提升提升技能，实现自我价值。
3.3强化服务理念
在档案的收集、审核、整理、归档过程中，每个环节都存在着“服务”，特别是如何将档案资料进行加工利用，转化为企业经营决策依据，这就要求档案管理人员具有较强的服务意识，将档案管理工作由被动开展，转变为主动出击，将档案管理工作主动前移，成为企业经营中不可或缺的一环。
结束语：
档案的管理是企业管理过程中的一项长期而又繁琐的工作，随着社会的现代化进程的不断加快，要求档案管理人员不断创新管理服务理念，增强服务管理水平，才能满足档案管理的现实需求。本文笔者在企业从事多年档案管理工作，深知档案管理工作对于企业发展的长远重大意义。本文在分析研究档案管理中存在的问题的基础之上，认为档案管理工作的服务创新是新时期做好档案管理工作的核心，因此提出通过探索建立现代化档案管理模式，规范档案的归档操作流程，转变档案管理人员的思想认识，最大限度减少人为操作原因对档案管理造成的影响，为企业在档案管理方面提供一定的参考指导意义。
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