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【摘 要】激励机制有利于提高职工的工作满意度和工作绩效,从而大幅提高工作效率.需要层次理论、公平理论和双因素理论分别从不同的角度提出了如何在管理中实现有效激励.高职院校应根据本单位、本部门的实际情况找到适合行政管理人员的有效激励方法,这样才能真正起到激励的作用.
【关 键 词 】高职院校；管理；行政人员；有效激励
高职院校对行政管理人员的有效激励管理已经形成比较系统、全面并且完善的理论体系,但虽历经不断发展,由于各高职院校具体情况不同,相对而言各自对行政管理人员的有效激励管理也是各成一家,没有进行很好的理论总结和系统化.当务之急应该是结合高职院校实际情况,系统总结各高职院校激励管理的成果和新动向,形成有效的激励理论,更好地为学校管理服务.
一、高职院校行政人员有效激励的背景
目前大多数高职院校都采取了绩效管理,绩效管理的管理方法之一就是有效激励管理,具有吸引人才、开发潜能、激发工作创造性、降低管理成本、营造良性竞争环境、推动教学改革、促进培养目标实现的作用,一句话总结就是能够有效地提高服务质量与工作效率.有效的激励可以大大降低人才流失率、能充分调动行政管理人员的工作热情与积极性,促进其潜能的发挥.行政人员的工作绩效是员工能力和受激励程度的函数,即绩效等于F（能力,激励）. 由于行政管理工作需要更多的创造性与创新性,高职院校只有建立有效的激励机制,充分激发管理人员内在的工作热情和自觉性,才能唤起他们不断创新的强大动力.行政人员是行政管理活动的主体,往往根据自身需求是否得到满足来决定其工作态度.
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二、高职院校行政管理人员的特点和需要特征决定行政管理人员要实行有效激励管理
1.行政管理人员的基本特点
现阶段高职院校行政管理人员基本特点主要表现为：一是自主性,行政管理人员喜欢更加宽松的工作环境与氛围,渴望工作中的自我引导,而不是来自于上级的行政命令；二是创新性,行政管理人员更愿意从事具有挑战性的工作,在复杂的不确定的环境下,运用他们已有的知识、智慧,有创造性地完成工作；三是工作复杂性,行政工作过程复杂,往往是通过集体合作才能实现；四是追求成就感,指行政管理人员在意实现自身价值,并强烈期望得到学校的承认与尊重；五是流动性,随着人才竞争的加剧,由于他们能为高职院校发展做出巨大贡献,成为各部门骨干,这也给他们提供了更多选择和流动的机会.
2.行政管理人员的需求特征
行政管理人员的需求较为复杂,不仅追求地位、权利、自我实现等非经济性报酬,也追求高薪等经济性报酬.行政管理人员的需求特征主要表现为：一是物质财富的需要,由于改善生活条件,享受更高品质的生活仍然是人们的重要需求,伴随着工作复杂的复杂性、动态性等特点,在工作中,行政管理人员付出更多的无形劳动,给学校带来更多的价值,能得到丰厚的薪酬也是一种个人价值的体现；二是自主工作的需要,由于工作需要更多的创造性,行政管理工作从原有的程序化逐渐走向不断创新.因此他们迫切需要自我管理、自我监督.一旦给予他们这种自主权,他们会觉得受到信任和鼓舞；三是职业生涯发展的需要,按照马斯洛需求层次理论,当生存的需求得到基本满足后,人们就开始追求更高层次的需求,行政管理人员也不例外. 工作中,他们渴望接受富有挑战性的工作、获得不断成长发展的培训再教育、提供良好的职业发展通道,最终实现自身的价值；四是个人成就与社会尊重的需要,行政管理人员期待自己的工作更有意义,从而实现个人成就与学校需要完美统一.
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3.行政管理人员有效激励管理的基本原则
鉴于现阶段高职院校行政管理人员的基本特点及需求特征,对他们的激励是应遵循以下原则：一是差异化原则,由于需求不同,相同的激励政策会有不同的激励效果.即使是同一员工,在不同的时间或环境下,也会有不同的需求.因此,激励应因人而异.在制订和实施激励政策时,应多方调查他们的需求,制订差异化的激励政策；二是持续渐增原则,行政管理要不断出新和持续就必须持续保持积极的工作态度.为此,必须设计具有特别吸引力的长远目标,并使他们认识到实现这个目标是非常有可能的,这样才能收到良好的激励效果.另外,无论是奖励还是惩罚,其份量都要逐步增加,以增加激励效应的持久性；三是情景适当原则,由于行政管理人员个性的差异,特别是他们对学校的承认、 组织的信任与尊重看得格外重要,因此,奖励和惩罚要特别注重时间、方式和环境要恰当；四是公平原则,包括机会均等、奖惩的程度一致、激励措施实施的过程公开化和民主化；五是多样化的原则,行政管理人员的需求是多层次的,也是不断变化的,这就要求管理者对他们的激励方式也应该是多样化的.
4.制定行政管理人员有效激励管理的措施
根据行政管理人员的需求特点,参照激励的基本原则,适时适度地开展激励.采取多样化的激励方式和个性化的手段,充分发挥薪酬奖励的作用,应为行政管理人员提供有竞争力的薪酬,福利的高低也意味着学校对行政管理人员工作的认可程度,福利发放的方式要创新,福利的种类也要多种多样；营造宽松的工作环境,充分重视环境与氛围的建设,确保行政管理人员工作的自主性和创新性的发挥,要像对待家庭成员一样,充分信任他
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三、现阶段各高职院校有效激励管理对行政人员的影响
1.从马斯洛的需要层次理论来看,人类的需要分为生理、安全、社交、尊重和自我实现五个层次,只有在一个层次的需要得到满足后,才会有更高一层次的需求.行政管理中可以根据行政人员需求阶段的不同,以及各种激励方式对不同的行政人员激励效果的不同,行政管理活动中的激励要有非常强的针对性,这样才能体现激励的有效性.学校应该首先满足行政管理人员的吃住行等基本生理需要,但是不能把经济、物质的刺激当成唯一的激励手段,应该给行政人员设定适当的工资标准,给他们提供必要的生活福利,努力为行政人员营造一个健康、舒适的工作氛围,要有相应的绩效考核机制,根据行政人员实际的工作表现来确定其薪水及福利待遇提升的标准,还需要采用旅游、培训和文体活动等方式来舒缓行政人员的工作压力；安全方面的需要,要让行政人员在工作中拥有必要的保障措施,不论是身体方面还是工作方面,为行政人员设立安全劳动的保障制度,使得行政人员在组织中更有安全感；社交方面的需要,对行政人员进行必要的培训,不断提高工作效能；开展形式多样的文娱晚会、节假日联欢会、体育比赛以及一些喜闻乐见的社交活动,既丰富了业余文化生活,也可以方便行政人员在活动中增进工作和情感方面的交流,使得行政人员拥有融洽的人际关系,客观上促进了内部的和谐；从尊重的需要上来看,组织必须尊重每一个行政人员的人格,不论在言语上还是在行动上都不损害行政人员人格,设立晋升制度让其拥有晋升机会和资格；至于自我实现的需要,要善于挖掘和发现行政人员的特长和才能,提供参与具有挑战性的工作机会,让行政人员的创新能力有发挥的机遇. 2.从亚当斯的公平理论来看,从劳动者获得报酬与投入的比例关系出发,侧重探讨报酬分配是否合理、公平及其对成员积极性的影响,比较的结果将直接影响未来的工作态度和工作效能.这种比较方式有两种：横向比较表现在行政人员会和自己的同事或者和不同部门的同级对象比较.纵向比较表现在行政人员会拿现在和过去比较.当比较的两方不相等时,行政人员就会感到不公平,一旦这种不公平产生,行政人员中就会通过某种方式重建公平感,如增加投入或减少投入,要么努力工作,要么消极怠工；采取一定的行为,改变别人或者自己的收支状况；更换比较对象,以获得主观上的公平感；通过抱怨、申诉等途径改变参照对象的投入或报酬；离开现有环境,要么调换部门,要么辞职.公平理论主要研究的是物质形式分配如工资、奖金等.但在现实行政管理中,精神形式分配如表扬、评优、入党、提干、评定职称、批评、处分等,同样存在着公平问题和比较问题.在行政管理中,管理者应综合考虑这些激励因素,这样才能提高行政人员的工作积极性和服务水平.充分发挥公平理论的激励作用,克服行政人员因为不公平感带来的消极因素,出台针对行政人员的政策时要兼顾外部公平、内部公平和个体公平,正确引导行政人员公平观,让行政人员真正感受到领导的公正无私.
3.从赫茨伯格的双因素理论来看,将激励因素划分为保健和激励两种因素.保健因素只能消除不满,并不能使员工达到非常满意的因素,包括组织管理和政策、工资、工作场所以及人际关系等.激励因素包括工作本身、认可、成就和责任,这些因素涉及对工作的积极态度和感情投入,又和工作的内容密不可分.当行政人员所在组织不保健因素缺失时,会引起行政人员的不满,如果只有保健因素时并不能充分调动起行政人员的工作积极性,提高他们的工作效能,一旦出现这种现象说明要思考启动激励因素来发挥作用,通过两者的配合来达到既让行政人员满意,又能促使行政人员努力工作的目的.因此,不论是在硬件投入,还是在工作氛围的营造上,都要为行政人员创造一个轻松、舒适的环境.在涉及员工的“五金”政 策上,要积极为行政人员考虑,同时要强调以人为本,实施人性化管理,不能让行政人员在工作中产生压抑感,建立对话机制加强与行政人员的交流,同时也给行政人员内部交流和沟通提供机会. 在这些保健因素都能做好的情况下,还需要在激励性因素方面做出考量,如升迁机会、挑战工作机会、业务培训机会等.当行政人员把自己的人生规划与组织的发展融在一起时,他就会产生主人翁意识,自觉地把组织价值的实现当成自身价值的实现.
由此可以明显看出,行政管理采取何种激励方法是要建立在了解组织中的行政人员最需要的是什么的基础上,这就需要认真研究以上三种激励理论,并根据本单位、本部门的实际情况和人的心理特征,找到适合行政人员的有效激励方法,这样才能真正起到激励的作用,更好地为学校管理服务.
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