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摘 要 ：福州市产品质量检验所成立于1979年,是政府依法设立和授权的第三方综合性的产（商）品质量检验机构.近年来,随着福州市的经济进一步发展,食品行业逐渐增加,企业对产品质量监控的重视,前来本所检测的样品越来越多,本所以国家卫生法规、标准为依据,按照质量手册要求,自主开发产品检验所业务管理系统,采用计算机信息网络和数据库的功能,对送检的食品检测样品进行了规范有效的管理,取得了满意的效果.
关 键 词 ：实验室样品 管理 系统
1.样品管理信息系统
采用自主开发的产品检验所业务管理系统.实验室管理信息系统从样品收发、流转、检测状况、评价标准、检验报告、检测收费到管理查询等.其软件能独立完成整个系统的各个功能.
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2.样品的流转程序
样品→验收→登记→标识→存贮→检测→留样→处置
2.1样品的受理
收发室对客户自送检样品或本所人员采集样品进行检查、验收、登记.如果对样品有疑问,应向客户或采样人员提出,要求做进一步说明,并记录样品状态.
客户将样品送到中心质量管理科,依据检测要求填写《委托检测协议书》,收样人查看样品和《委托检测协议书》内容是否一致,检查样品的状态及完整性,清点样品数量,做样品唯一标识编号,按通知单内容逐项录入计算机并打印标签、出送检单,收费单、将样品分类送相关科室.
2.2样品的标识
本所制定样品的标识系统,由收发室实施,样品在本所的整个停留期间应保留该标识.标识系统的设计和运作应确保样品在实物上或涉及样品的记录和其他文件上提及样品时不发生混淆,并确保样品在本所内甚至外部的流转过程中,不发生任何混淆.
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样品编号是唯一的,它包括样品名称、送检日期及送检部门、送检数量、检测状
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2.3样品的流转
a. 入库样品由接样人员接样,通知检测室进行检测.
b. 样品在制备、检测、传递过程中应加以保护,避免受到非正常损坏.样品如遇损坏或丢失,应详细记录其情况,追查责任.并及时与客户联系采取补救措施.
c. 检测样品,应由检测人员对其检测状态进行标识,以免发生混淆.
样品由工作人员随《委托检测协议书》第二联一起送相关检测科室,实验室接收后根据程序,放在专设的样品储存区,按照待检、在检、检毕做出标识,并分别放置.
2.4样品的储存
2.4.1 样品应标识清楚,并存放在适宜的样品贮存场所.
2.4.2 对要求在特定环境条件下贮存的样品,应严格控制环境条件,环境条件应定期加以记录.
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2.4.3样品管理人员负责保管样品的完好性、完整性.
a. 样品库由专人管理,温度、湿度需符合样品储存要求.样品保管要做到标识清楚、账物相符,不变质、不丢失、不混淆；
b. 对需留存的样品,由样品管理人员作留样保存,并依据有关技术标准规范规定确定样品保存时间；
c. 检验完毕的样品或超过保存期限的样品,应及时安排专人处理.样品处理必须符合安全、环保的要求.
2.5样品的处置
2.5.1 检测人员在样品试毕后,将样品容器交清洗人员处理.
2.5.2 留存样品由收发室存放于指定区域,并做好登记.须加贴样品唯一标识,用于复核、仲裁、复检、备检.储存期限一般为1个月,化妆品为2个月,留样样品储存过期,由样品管理员填写《复检、备检样品处理登记表》,质管科负责人批准后清库处理.
2.5.3样品检毕后,除了破坏性试验,收发室应及时办理退还给客户.
2.6样品的保密与安全
2.6.1本所严格按与委托方签订的协议或有关规定进行样品的检测、贮存与处置,严格执行《保护委托方机密及所有权程序》,对委托方的样品、附件及有关信息保密.留样期内的样品不得以任何理由挪作他用.
3.信息查询
3.1样品动态查询
在产品检验所业务管理系统中用样品的唯一编号可以查到此样品详细信息,检验状态,报告状态,收费等相关信息.
3.2结果统计
常规统计可按科室、组别、项目样品的类别、样品来源进行统计,还可做环境卫生统计、监督监测情况统计、合格率统计等.
4.效果分析
4.1样品管理规范化
CNAS认可后有利于检测样品管理规范化,它的方针是公正、科学、准确、有效.最终目的是为社会提供优质、高效的服务,为经济建设服务.
4.2样品的加强
CNAS认可后,对客户送检的样品,检测项目的安全性、保密性得到了进一步的加强,从而保证了检测样品的检测结果准确性、稳定性和及时性,直接保护了客户的利益.
4.3减少差错,提高工作质量
在样品收发、存储、检测报告中应用计算机网络信息节省了大量的人力、物力,缩短了工作时间,减少了差错事故发生,达到了信息资源共享的目的,掌握了整个样品管理动态信息,提高了工作质量.
4.4产品检验所业务管理系统
产品检验所业务管理系统在我所已经运行5年多了,从查看样品受理到检测结果的全过程可上计算机查询,掌握了样品管理动态信息,提高了工作质量,使整个中心管理一体化为客户树立了一个良好的窗口形象.
4.5根据工作量更新软件
通过检测样品的管理与实践,我们认为检测样品的管理是实验室国家认可后完成整个检测任务的重中之重.其次是有一套完整的信息管理系统,并要根据工作量,不断更新软硬件.
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