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随着我国经济和社会的飞速发展,现代秘书工作已发生了很大的变化,秘书已不再是过去端茶倒水之类的行业,它正在向着综合型的方向发展.秘书工作由单纯地办文办事变为既办文办事又出谋献策,由单纯地传递信息转变为综合处理信息,由被动服务转变为主动服务,由凭老经验办事转变为科学化管理,秘书工作也随之变得复杂化.在一个企业或单位中,秘书处于各级管理系统的中枢,由于其自身角色的特殊、所从事工作的复杂以及对秘书素质要求的日益全面,秘书工作者所承受的心理压力也越来越大,这给秘书工作者带来很大的负面影响.研究表明,压力对工作者的健康可以造成很大的损害,大约50%-80%的疾病都是心理躯体疾病或是与心理压力有关的疾病.因此,发现压力源,寻求应对心理压力的方法已是重中之重的事情.
一、秘书工作中压力源的探寻
秘书是我国职业中一个特殊的群体,它不是以盈利为目的,而是通过以向领导提供服务为主要职责,因而对秘书工作者的考核与监督也就不如对企业员工那么单一.秘书的工作积极性在很大程度上取决于秘书工作者自身的职业道德,因此,找出秘书工作的压力源并提出解决方案,对减轻我国秘书心理压力,提高工作热情有很重要的意义.
心理压力因素的影响程度排序如下：领导及制度因素,工作本身因素,工作中人际关系因素,职业生涯因素,角色因素,工作环境因素.
（一）领导及制度因素成为导致秘书心理压力的第一大压力源.我国各级各类组织的现代管理制度起步较晚,领导者权力过大, 人治现象依旧比较严重.管理制度的不健全,监督机制又不完善,这就导致秘书工作者惟领导马首是瞻, 无论是在工作中还是在生活中都处处小心,生怕触及到领导者的利益,经常处在谨慎的工作与生活中.领导者及制度因素成为了
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（二）角色负担过重会直接加大工作压力继而导致情感耗竭.职业压力将导致从业者出现情绪衰竭和人格解体症状.随着秘书职能不断扩大,工作内容也越来越复杂,责任也越来越大,压力也越来越大,加上工作上的其他变量因素导致了秘书的压力加大.调查结果显示,秘书对工资福利待遇低这一因素最为担心,选择者超过半数.责任重大也成了秘书工作者压力的一个重要来源,选择者占三分之一.岗位职责外的临时性任务、 突发性事件过多也是秘书工作者压力的一个来源.在其他的调查因素中,依次还有：工作量太大,工作内容太复杂,对事负责与对人负责相冲突,工作自由度小,不同角色存在冲突,工作时间紧迫,工作难度过大等.
（三）部门内部关系错综复杂,同事之间的关系落入表面化,情感的交流受阻,内心长期的压抑得不到释放.一半以上的秘书工作者认为同事间情感交流程度低,由此带来诸多问题,如：同事间关系不融洽,缺乏信任及尊重,工作上得不到支持.这一系列问题又进一步加重了秘书工作者的压力.
（四）职业生涯发展不明确是导致秘书工作者压力的第四大因素.传统的资历观念依然严重,晋升靠关系仍大有市场.晋升渠道及发展前景不明朗导致许多秘书工作者不知路在何方.职业目标的丧失换来的只是精神世界的苦闷.另外,晋升发展机会少,自身能力得不到发挥,自身价值得不到充分体现,职业保障不理想等各占三分之一.
（五）秘书工作者掌握着部分社会公共资源,在我国监督机制欠完善的背景下,秘书工作者及秘书工作者的亲戚、朋友就会存在着搭便车、甚至损公肥私的念头.秘书工作者这时就面临着职业道德、法律监督与亲情、友情的两难选择.调查发现,秘书工作者在生活中与工作中的双重角色给自己带来了相当大的压力.
（六）工作环境是导致秘书工作者压力的又一个因素.秘书工作者虽然社会地位较高,同时社会公众对他们的期望值很高,所以他们所承受的压力远高于一般工作者.“这样的压力,再加上纪律严格规定很多场合秘书工作者都不宜参加,所以秘书工作者的压力排解是很困难的.”①低工资的秘书工作者面对许多行业和职位的高工资、高待遇,其压力不言而喻.
二、秘书心理压力原因分析
(一)社会环境因素
1、激烈的社会竞争压力.就业的困境加之中国传统的“学而优则仕”的观念,以及“官本位”的现实,使得公务员的群体竞争越发激烈.秘书专业的学生就业门槛过高,从院校毕业,即使拿到了资格证,仍要参加各种考试和面试的考验.公务员考试已经成为中国竞争最激烈的考试之一.“2006年的中央、国家机关的公务员考试,共有50余万人通过了资格审查,报考与录取的比例达到48.6:1,一些热门岗位,报考与录取的比例达到1000:1、2000:1.”②这种激烈的竞争对于原有的秘书工作者是一个不小的冲击,因为它会影响到自己的既得利益,威胁到自己原有的地位,改变了固有的工作作风或习惯,使得他们无所适从,压力倍增；而初入者在新的环境中也会融入较慢,严重的将面临歧视或挤压,甚至孤立.尽管这种压力可以使他们更加珍惜现有的工作机会,将压力转化为动力,但是,如果他们对权力地位过度担心,对个人成就过分焦虑而纠结在心难以排解,就容易产生过大的心理压力,有悖于当初引入人才的初衷,实现不了管理的目标.
2、秘书劳动本质的异化.在现行体制下,在官本位的严重影响下,秘书工作者在外似乎很风光,似乎是属于权力圈子里面的人.其实,秘书工作者是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员.”③秘书始终处于一个被动的、不被实际尊重的角落里接受并严格执行管理者发出的指令.秘书不可能对决策提出自己的主张,就连对文本的解读都有标准的范本,公文的处理与格式都有一套完善的标准,他们的工作思路是线性的简单劳动,他们所从事的劳动仅仅是知识模块的复制和迁移,工作失去了思考与创造的本质特性,简单的重复操作方式把秘书逐渐地逼成了一个机械的脑力操作者.长此以往,秘书自身应有的怀疑、独立、批判意识和自由精神也会渐趋消失,结果是秘书对待职业的厌倦和下意识的拒绝而产生的心理疲惫,最终会导致秘书心理压力过大.
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3、社会对秘书工作者的心理健康关注不够.秘书工作者作为一个有特殊影响的群体,作为改革的对象和具体的实施者,对其研究的成果太少,有限的研究也大多停留在那些基本素质上,对不同层次、不同行业秘书工作者应具备的特殊心理素质没有细分,特别是对这些心理素质与行政效能的相关性缺乏系统地研究.同时,对各级组织如何为秘书工作者创造良好的心理氛围、对个体如何加强自我心理调适和心理训练,保持心理健康,提升心理素质,使其胜任并创造性地做好本职工作,缺乏系统而深入地研究.随之而来的秘书工作者的心理疏导渠道的缺乏就不足为怪了.为此,对秘书工作者进行培训的时候,往往忽视了加强秘书工作者自我心理调适和心理训练的培养,从而导致了部分秘书工作者一时难以走出心理困境.
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(二)组织环境因素
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公共组织活动的“公共性”压抑了秘书工作者自然本性的发展.自利性是人的自然本性,现实中的个人不可能摆脱个人利益而存在.而秘书工作者又有着其职业所没有的机会――直接接触和行使公共权力,这样就使得秘书职业成为高风险的职业之一,经历较长时间就会出现惧怕、不敢承担责任的不良症状.这种公共性与人的自然本性就必然发生冲突,从而难以走出“心理压力”的泥潭.
(三)职业特点的影响
秘书职业的特殊性质对秘书的心理品质提出了越来越高的要求,使很多秘书经常处于紧张和压力之中,他们内心的矛盾冲突也多以群体症状、情绪、饮食、睡眠质量等表现出来,造成了他们凡事敏感、神经质高、个性稳定性差的“职业病”.
1、秘书自我意识与职业要求相对立.秘书职业要求的绩效潜隐性使秘书始终处于幕后,很难走到台前.这与自我意识个人价值的体现相对立.
2、秘书职业角色的多重性容易产生压力.秘书工作千头万绪,十分繁杂.职责的多样性决定了角色的多重性,要求秘书在社会活动中能够扮演一套角色系统.这些角色既有配角的一面又有主角的一面；既有繁芜琐碎的事务性活动；也有繁杂缜密的脑力劳动；既有台面上恰当的表现,也有幕后不为人知的艰辛,这无不需要秘书以高度负责的精神去扮演好.如果处置不当角色冲突就会出现.
3、秘书工作者所处位置的特殊性,极易成为系统内部矛盾的焦点,对上不能违逆,对下不能傲然,受夹板气成为一种常态.
综上所述,无论是出于秘书职业性质和扮演角色的考虑,还是秘书工作的现实,表现无不表明秘书群体容易受到过大压力的侵袭.
(四)个体因素
对于个体因素可以从三个方面去分析：
1、身体素质.身体是革命的本钱,身体的健康指数在很大程度上决定着个体的抗压能力.秘书工作者的工作包括乏味单调的办公室工作和纷繁复杂的社会事务,经常要直接面对群众,解决一些突发事件和一些经常性的程序工作,与社会上各行各业的人都打交道.由于工作或者个人不注意生活习惯等原因,许多秘书工作者患上了肥胖病、结石病或心脏病等,身体的不适带来了许多压力和不良反应,影响个人心理健康,给秘书工作者带来较大的心理压力.
2、心理素质.秘书工作者的职业特征要求秘书工作者具备很强的心理素质,去处理日常关系繁复的工作和抵抗外在的诱惑.同时,秘书工作者处在各个部门和领导之间,行使着上下协调的职能,不仅要在工作上做好还要处理好与他们的关系,但是,随着对秘书工作者要求的提高,相应的心理教育和培训工作却没有得到发展和进步.两者发展不平衡,这使得秘书工作者在处理各种事务时心力交瘁,日渐感觉到压力的增加.
3、个体的工作和生活态度.许多秘书工作者往往带着一种很有热情的状态投入到工作之中去,但是事情并不像想象的那么简单,他们往往发现自己对工作的投入得不到相应的回报,从而产生自卑心理,渐渐地对自己的工作能力也产生怀疑,对工作失去信心,开始厌烦,压力增大,还有一些源自于生活态度,如完美主义倾向等.和同事的冲突,上级的冲突,这些也可以属于个人对生活的态度.
当心理压力变成心理问题发展到心灵深处的时候,管理作为一个外部调节手段就很难从深层次上解决根本了.用管理手段来解决心理压力的问题,很显然难以得到满意的结果.如果不寻求一种合理的解决方法,结果就是秘书工作者的服务质量低下,公众满意度持续降低.如果说得再严重一些,若这种问题长期存在,将危及社会的稳定及秩序.
三、秘书压力的自我管理
心理压力出现以后,为了避免或减弱其危害,应尽快采取相应的调适良策予以疏解.我们的目标并不是将压力源彻底地消灭,当然,这是不可能也没有必要的,我们所要做的就是通过有效的管理把过大的心理压力降低到我们的承受力之下,以便更好地驾驭压力.
(一)对外部压力源的管理
这里指针对造成问题的外部压力源本身去处理,找出压力源,然后对其分析,再对症下药.其问题解决过程的标准步骤如下：
第一,认清压力事件的性质.
第二,理性思考及分析问题事件的来龙去脉,并给以准确界定.所面临问题的性质确认以后,仍需要加以界定.比如,人们常常都能意识到人际关系出了问题,但却不能清楚地指出问题何在,或者不能正确地对问题加以界定.
第三,确认个人对问题的处理能力.
第四,积极寻求能帮助解决问题的资讯,包括如何动用家庭及社会支持系统.这些支持多来自家人、朋友、爱人、单位同事、领导等,社会支持可以减少由压力所导致的负面结果.
第五,选用正确的解决策略积极处理问题,并从根本上解决问题.面对问题应采取积极的处理策略,不能掩盖和逃避,或者只从表面上解决问题,从而使问题的真正根源没有得到有效的处理.
第六,若已完全尽力,问题仍不能在短时间内克服,则表示问题本身处理得难度较高,有可能需要长期奋战不懈,除了必须培养坚韧不拔的斗志之外,可能还需要其他的精神力量支持.
(二)对自我因素的管理
主要是指通过自我认知的改变,减少不必要的压力产生.避免压力对身心的过度消耗,提高个体应对压力的能力.压力既来自外部,也来自内部.对每个人来说,是否有心理压力部分取决于我们观察世界的方法,可以说大多数人在大多数时候遭受的大部分心理压力是自我引发的.压力并非事件本身,而是你对事件的认识造成的.如：两个人对同样的刺激,一个人可能根本不在意,另一人却觉得压力很大.另一方面,就是要恰当地认识秘书的工作角色和性质,树立正确的职业观.秘书工作者应该面对现实,积极地去适应现实,这样心态就会变得平和,也能够正确应对工作中的诸多不如意.
四、秘书压力的组织管理策略
1、改善组织的工作环境和条件,减轻或消除因工作条件恶劣给员工带来的压力.一些企业设立了“茶室”等,供员工宣泄、释放紧张情绪；一些企业在电脑中放置了一些发泄对上司不满的游戏；一些企业向员工提供排解压力的书籍、音乐、心理咨询的热线等；甚至有的企业将中层以上干部的照片放在那里供人来宣泄不满情绪等.但工作室有明确的规章制度,有的企业设定了上下午各有10分钟的休息、做操时间,工作时播放一些调节心情的音乐,中午休息时可以到公司阅览室看报、读书,也可以到公司健身房锻炼身体,这些对释放压力均有收效.
2、从企业文化氛围上鼓励并帮助员工提高心理保健能力,学会缓解压力、自我放松.在欧美一些国家,流行一种名为员工帮助计划（Employee Assistance Program,简称为EAP）的服务.该计划通过专业人员对组织的诊断、建议,和对组织成员及其家属的专业指导、培训和咨询,旨在帮助解决组织成员及其家属的心理和行为问题,以维护组织成员的心理健康,提高其工作绩效,并改善组织管理.还有的企业定期邀请专家讲座,指导员工诸如压力的严重后果,压力的早期预警信号,压力的自我调适方法等等,让员工筑起“心理免疫”的堤坝,增强心理“抗震”能力.
3、组织制度、程序上帮助减轻员工压力,加强过程管理.有的外企设立HR Date每月一次,或员工的申诉制度,及时解决员工因工作压力造成的紧张情绪.而且领导要适时表示期望,作为秘书,最害怕的就是被丢到那里不管,没有任何反馈,其努力工作,但不知道领导的希望在哪里,也
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