从世界范围研究文件与档案的本质区别 ——从电子文件的网络实时

关于文件与档案的本质区别，在我国，从上个世纪３０年代到现在，研究的文章恐怕已有成百上千。我今天又来唠叨这个问题，是因为自从电子文件的“网络实时归档”和“介质实体归档”两种新事物出现以后，便有了一个问题：如何为之定性呢？它们是否都为一般意义上理解的“归档”？电子文件是从何时开始转化为“档案”的？从“网络归档”开始，还是从“介质归档”开始？我认为这个问题的解决，对如何设计我国的电子文件管理系统有重大关系。在我国迄今为止，对上述问题的回答是不同的。有人认为：网络归档已经是归档，因为从这个时候开始，文件已经由档案部门管理控制；有人则认为：介质归档才是归档，因为这个时候文书处理程序已经完毕，文件已被稳定地保存了下来。究竟孰是孰非？我认为两种说法都有道理，不能贸然下断语，肯定一个，否定另一个。为了能对此讲出个究竟来，笔者认为有必要重提“文件与档案本质区别”这个老话题，对此重新加以剖析。因为只有对这个问题有更深入一步的认识，才有可能对“网络归档”等新事物做出正确的判断。如何研究文件与档案的本质区别？我认为不能再炒冷饭，而应该有新思维，即应该从新角度研究问题。以往，我们研究文件与档案的关系，都是根据我国流行的档案概念，从这个概念出发与文件概念做比较来进行研究的。然而，我们都知道世界各国的档案概念有不小的差别，仅仅从一国的档案概念出发研究，应该说其研究基础比较狭小，所得到的结论不可能十分深入，其正确反映客观规律的程度也就受到了限制。为此，应该拓宽研究基础，放眼全球，把所有国家的档案概念和一切形式、种类的文件（包括电子文件）都包容在我们的研究范围之内。这样才有可能充分揭示“放之四海而皆准”的客观规律。在我国档案界经常听到这样的议论：应该建设有中国特色的档案事业。这无疑是完全正确的。每个国家有自己不同的国情，档案工作必须在各国不同国情的基础上运作，故而必然应该有自己的特色。与之相适应，应用档案学在不同的国家也会各有特色。但是，对以描述客观规律为己任的档案学基础理论而言，就不应该有各国自己的特色。正如陈兆教授指出的那样：“特色太多就不一定是件好事了。因为档案学的理论、原则，特别是档案学基础理论，只适用于本国，不适用于大多数国家，就不是真正的科学理论。”［１］
文件与档案的关系当然属于档案学基础理论问题。虽然各国的档案概念有差异，但也有共同点。我认为只要找出这个共同点，就可以对文件与档案的本质区别有更深刻的认识，从而找到世界各国都能认同的区分文件与档案的标志。从世界范围来看，大家都同意这样一个观点：档案是由文件“转化”而来的（不过，我国也有人提出“档案并非都是由文件转化的”。对此，笔者已在《论文件运动的特殊形式—跳跃与回流》［２］一文中作了回答，有兴趣者可以参阅）。“转化”就是运动。我想，因此也就可以承认：文件运动到一定阶段便成了档案。［３］那么，文件运动到什么阶段就变成了档案呢？为此有必要从这个角度来再次重温世界上主要有哪几种类型的档案概念。关于这个问题，笔者已经在与傅荣校合作的新著《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》（中国档案出版社１９９９年９月出版）以及自１９９６年以来的多篇文章中作过介绍，这里只再简单重提：第一种类型的档案概念以美国为代表，由于主张“档案是经鉴定值得永久保存的文件”而在实际上认为，“文件只有运动到最后阶段，确实具有历史价值而藏入档案馆并被永久保存，才能被称为档案”。［４］第二种类型的档案概念以法国和西班牙为代表，由于主张“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料如何，都是档案。”［５］故实际上认为，档案阶段开始于文件运动的现行阶段。也就是说，文件刚刚正式签署形成、开始发挥现行作用，就可以被称为档案。第三种类型是国际档案理事会主编的《多语种档案术语词典》提出来的。该词典的法语档案定义与上述第二种类型的法国定义基本相同。英语定义则指出，档案是“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件”，也就是说将档案限定为“专门是由‘非现行’文件组成的”。［６］如果仅仅突出后者“非现行文件”的特点，则可以认为它将档案阶段的起始点限定在文件的现行性消失、暂存（休眠）阶段开始的时候。第四种类型以中国的为代表。我国一般认为，档案阶段是在文书处理程序完毕归档保存时开始的。然而，“文书处理程序完毕”对不同的文件，含义并不相同：对收文，意味着现行期的结束和暂存（休眠）期的开始；对本单位发文和许多科技文件，则意味着现行期刚刚开始，还是现行文件。所以，我国档案阶段的起始点实际上有两个：现行期和暂存（休眠）期开始的时候。以上，我们对世界各国在文件向档案转化的阶段上存在的差异，作了简介。据此，我们再对下述相关问题进行分析，以便找出各种类型档案概念在与文件相区分问题上的共同点。在进行分析以前，有一个问题需要说明。国外不少学者主张，在“现行文件”和“非现行文件”概念之间有一个“半现行文件”的概念。它主要指那些现行期业已结束而又第一价值仍然占据主导地位的文件，即处于暂存（休眠）阶段的文件。笔者认为，“半现行”这个概念其实不太准确。什么是“现行”？阿根廷的巴斯克斯教授指出：“现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。”“现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一定意义上说为完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作用的阶段。”［７］很显然，根据上述对“现行期”概念的限定，不可能存在一个过渡性的“半现行期”。因为，只要文件尚未“完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标”，它就处于“现行期”；而一旦完成了“其内容规定的任务”或达到了“其为之而形成的目标”，文件的“现行期”也就结束了，开始了它的“非现行期”。所以，笔者在与傅荣校合著的《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》中，没有承认或接受“半现行文件”的概念。在本文中，笔者持同样的观点，认为保存在美国文件中心里的文件，都是非现行文件，尽管其第一价值仍然占主导地位。了解了上述看法，便于理解对下述问题的分析。（一）“文书处理程序完毕”问题如前所述，我国把这一条看作文件向档案转化的必备条件和划分两者的标志。其他国家呢？应该说，前述以美国为代表的第一种类型，虽然没有明说，但是既然它所谓的档案都是保存在档案馆中具有永久价值的文件，那么肯定也都是文书处理程序业已完毕的文件。然而，与此同时绝对不能忽视的是：还有非常大的一部分“文书处理程序完毕”的文件仍然被称为“文件”（ｒｅｃｏｒｄｓ），它们要过十几年、甚至几十年以后才会被称为“档案”。因为它们在文书处理程序完毕后，都要在现行机关和“文件中心”内存放很长时间，直到暂存（休眠）期结束后，才向档案馆移并正式获得“档案”（ａｒｃｈｉｖｅｓ）的称号。至于第三种国际档案理事会英语定义规定的档案，由于其档案阶段是从暂存（休眠）期开始的，所以都应该是“文书处理程序完毕”的文件。然而那些仍然处于现行期却又“文书处理程序已经完毕”的文件（如一个单位刚刚签署生效的对外发文），则不会包括在“档案”之中。以法国为代表的第二种类型，则认为只要文件已经正式形成具有法定效力，就可以被称为“档案”，而不管其文书处理程序是否已经完毕。有如上述，我们可以得到结论：除以我国为代表的第四种类型以外，世界上其他各种类型的档案概念，都没有将“文书处理程序完毕”看作档案阶段开始的标志和文件与档案的分水岭。同时，它也不是以法国、西班牙为代表的拉丁语系国家公认的（所以，也就不是世界普遍公认的）文件向档案转化的必备条件。（二）历史性问题档案是历史的记录，这一点也是在全世界都公认的，没有任何人怀疑。但是，历史的记录是否必然为非现行文件？要知道，昨天对于今天来说就是历史，“显然，凡事物的发展过程都为历史，我们不能认为非到过程结束之时文件才能成为历史文件”。［８］所以，现行文件可以说也是历史的记录。在我国概念的档案中，就包括有“文书处理程序完毕”的现行文件；而在以法国、西班牙为代表的概念类型中，所有现行文件，不管是否“文书处理程序完毕”，都被包括在档案之中。至于保存在美国“文件中心”之内的文件，也应该被承认为历史的记录（其实在英语中，“ｒｅｃｏｒｄｓ”一词的原意就是“记录”）。正是有鉴于此，历史性并非文件与档案之间的本质区别，也不能成为两者之间的区分标志。（三）原始性问题档案是原始的历史记录。意大利档案学家卡萨诺瓦指出，档案是“文件的系统积累物，此种文件为某一机构或个人在其活动过程中所产生，并由该机构或个人为实现其政治、法律或文化上的目的而保存”。［９］所以，我国档案学者明确指出：档案“是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点”［１０］。以上观点在全世界得到公认。它说明档案的原始性特点是由文件的原始性继承而来的。也就是说，原始性是文件与档案的共有本质，当然不能成为两者的区分标志。（四）具有保存价值的问题前面提到的四种类型的档案概念，只有以美国为代表的第一种类型和国际档案理事会代表的第三种类型明确提出，档案必须具有“永久价值”或“档案价值”。其他类型的档案定义虽然没有明确地指出，但是，国际档案界没有一个人会否认，作为档案保存备查的文件必须具有一定的价值，因为保存档案的目的就是为了将来再用。然而，保存价值又是一个具有弹性的概念，它能否成为文件与档案两种概念之间的本质区别，值得研究。我们说，文件只要产生了就有保存一定时间的价值（少则几小时、甚至几分钟；多则几百年、甚至永久保存的价值），否则不会产生。事实上，保存在美国“文件中心”里的文件，一般都有保存相当年限的价值，但是它们仍然被称为“文件”，不是“档案”。这说明世界上有很多国家的人认为，文件也是有一定保存价值的，并非只有档案才有保存价值。著名档案学家谢伦伯格还为此专门论证说：“众所周知，绝大多数文件之所以被保存，首要的或者说基本的原因，在于要完成制作和积累文件所要达到的目的。”又说：“为着这种目的而保存的文件并不一定就是档案。它要成为档案，还必须在保存动机上有其他的原因——文件化的原因。它之所以被保存，除了供它的制作者利用外，同时还为了供其他个人或单位利用”［１１］。谢伦伯格讲的意思是，文件光有现行价值和第一价值还不够，必须同时具有第二价值才是档案。这当然是根据美国的档案概念发的议论。但是它也充分说明，不能简单地以是否有保存价值作为文件与档案的分水岭。其实，反映在实践中，我们关注的焦点可能更多地在于：文件具有什么样的保存价值或者说具有多长时间的保存价值，才是档案？这才是问题的核心！我国实际上认为具有保存一年以上价值的文件才能转化为档案，因为文件一般情况下在第二年归档，到那时仍有保存价值的才归档。美国则明确宣布，需永久保存的才是档案；法国、西班牙等国虽然没有明说，但根据其对档案的定义，可以认为他们实际上规定，文件只要有助于“完成制作和积累文件所要达到的目的”［１２］，尽管只需保存一定时间，哪怕几小时，都可以是档案。也就是说，文件应该具有哪些保存价值或者具有多长时间的保存价值，才能成为档案？在这方面，没有世界各国普遍都能接受的标准。正因为如此，结论是：档案必须具有保存价值。但是“具有保存价值”并非文件与档案之间的本质区别和分水岭，将其用作划分文件与档案的标志是不合适的。（五）发挥作用是否相同的问题档案发挥作用的问题与其价值密切相关。在我国一般认为，文件与档案发挥的作用不同。前者主要发挥（指挥、控制、传递等）现行作用，后者则主要发挥（参考、凭证等）非现行作用。许多人并且认为，这是他们认为“文件和档案属于两种事物”的重要原因。但是这一点，从世界范围来看也不具有普遍性。以法国、西班牙为代表的档案概念，把全部现行文件包括在内。他们所谓的“现行档案”主要就发挥（指挥、控制、传递等）现行作用。而保存在美国“文件中心”内的文件，有相当大一部分则没有现行作用，只具有（参考、凭证等）非现行作用。其实如前所述，我国概念中的档案也有相当部分处于现行期，也发挥着一定的指挥、控制等现行作用。正因为如此，以发挥作用的不同作为区分文件与档案的标准，也不合适。（六）档案是人们按一定规律特地保存起来的文件在这个问题上，世界各国档案界的看法基本上是一致的。谢伦伯格指出：“档案的实质特性与文件之所以形成和文件之所以保存有关”［１３］。英国档案学家詹金逊更认为“档案的特性取决于是否一贯有专人负责保管”。德档案学家布伦内克也强调，档案是“在特定场所永久保存的文件和文献的总合。”意大利档案学家卡萨诺瓦则认为，档案是“文件的系统积累物”，是由产生它的机构或个人“为实现其政治、法律或文化上的目的而保存”的［１４］，法国和西班牙的档案定义也因而突出强调，档案是“文件整体”。我国陈兆、和宝荣等学者在对世界各国档案定义进行总结概括以后，明确指出：“档案虽然是由文件转化而来的，但是文件不能自动地成为档案。文件是逐年累月地逐份逐件地产生的，只有把这些文件按照一定的程序和条理集中保管起来，它们才能转化为档案。”又说：“归档和保存，既是文件向档案转化的程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限。所以中外许多档案定义中，都把‘保存’因素列为构成档案定义的条件之一，这并非形式上的要素，而属于实质性的要素。”在此基础上，他们还进一步指出：“档案的特点和优点之一，就在于它已经不是一份份孤立的文件，也不是一批批杂乱的文件堆积，而是具有内在联系的文件体系，它反映了各种活动和事件的原貌。”“从这个意义上说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。”［１５］笔者认为，陈兆、和宝荣等我国学者在这个问题上对世界各国档案概念所做的概括和提炼，是完全正确的，科学地阐明了文件与档案的本质区别：文件是“自然”形成的，因为“形成文件本身并非人们进行社会活动的直接目的，文件实际上是人们‘无意为之’的产品”；而“文件被视作档案加以保管和利用，则是社会主体的自觉行为。人们正是为了将这些文件更加严密地控制起来，才更进一步称其为档案并严加管理的。所以使文件进入档案阶段加以管理，并非人们的无意之举，完全是社会主体的直接目的行为。”“比没有进入档案阶段的文件多一种品格，具有‘双重品格’。”［１６］正因为如此，档案是人们根据主体的需要有意识特地保存下来的文件有机整体。有必要再次强调，主体需要并非主观需要，它仍然是客观的。所以，如果有些文件根据人们总体上的主体需要必须保存，却由于种种原因实际上未能集中保存，这些文件仍然应该是档案。综上所述，从全世界范围来看，人们都可以接受如下观点：档案是原始的历史记录，具有一定的保存价值，是人们有意识保存下来的文件有机整体。但是其中，原始的历史记录和有一定的保存价值，是档案与文件共有的特性，不能用作两者的区分标准；剩下的只有最后一条，档案是人们按照一定规律有意识保存下来的文件有机整体；文件则是“自然”形成的。这才是两者之间的本质区别。为什么我国人所熟知的文件向档案转化的三个条件或者说三项区分标准，只剩下最后一条才是全世界档案界普遍都能接受、不会与任何一种类型档案概念相冲突的标准呢？我认为，关键在于档案实际上是对文件的全面继承。文件的几乎全部特性，都理所当然地传递给了档案，使两者在许多方面具有共同点。然而，档案对文件的继承又必须符合人们保存档案之目的，即符合人们的主体需要，否则就没有文件向档案的转化。问题是每个国家的情况并不相同，人们的主体需要因而也多种多样。有的国家觉得有必要使文件从一开始形成或收到就控制在档案部门手里；有的国家则觉得把保存在档案馆里，不再销毁的文件称为档案更妥当；我国则认为在文书处理程序完毕的同时就将文件视作档案进行管理更合理；……。于是不同的国家根据本国的客观情况和各不相同的主体需要，为文件向档案的转化定出了各自认为正确的条件或标准。这些条件或标准各不相同也就不足为怪。但是这个现象也同时说明：只要人们有主体需要，也就是只要客观上有需要，文件就可以被认定为档案，而不管其运动到什么阶段，文书处理程序有否完毕，具有什么样的价值（不管是第一价值，还是第二价值；仅仅保存几天的价值，还是永久价值；现行价值还是非现行价值）。正因为如此，“按一定规律有意识保存”才是文件向档案转化唯一最重要的条件和标志。根据上述认识，我们再来对“网络实时归档”和“介质实体归档”现象进行剖析，就有可能更加逼近真理。欢迎阅读我的下一篇文章，《电子文件“网络实时归档”性质初探》。注释：［１］陈兆：《谈档案学研究面向世界问题》，《兰台世界》（沈阳）１９９８年第７期；［２］何嘉荪、潘连根：《论文件运动的特殊形式——跳跃与回流》，《档案学通讯》２０００年第３期；［３］何嘉荪：《用文件生命周期理论指导对档案概念的研讨——答宗培岭、谭培和百思特同志之一》，《上海档案》１９９８年第４期，第１６页；［４］何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社，１９９９年９月，第２６５－２６６页；［５］转引自陈兆主编：《六十国档案工作概况》，中国档案出版社１９９５年版，第１９４页；［６］ＥｌｉｏＬｏｄｏｌｉｎｉ：《ＴｅｒｍｉｎｏｌｏｇíａＡｒｃｈｉｖíｓｔｉｃａ》，３６ＢｉｂｌｉｏｔｅｃａＶｅｎｅｚｏｌａｎａｄｅＨｉｓｔｏｒｉａ，Ｃａｒáｃａｓ，Ｖｅｎｅｚｕｅｌａ，ＭＣＭＬＸＸＸＶＩＩＩ，ｅｎｅｌｍｅｓｄｅＮｏｖｉｅｍｂｒｅｄｅ１９８８；［７］（阿根廷）Ｍ．巴斯克斯：《现行——半现行——非现行概念的滥用》，何嘉荪译，《浙江档案》１９９２年第７期；［８］宗培岭、谭培：《档案概念以“非现行性”为基础是合理的——与何嘉荪同志商榷》，《档案学通讯》１９９７年第１期；［９］转引自谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，档案出版社，１９８３年１２月，第１８页；［１０］陈兆、和宝荣主编：《档案管理学基础》（修订本），中国人民大学出版社，１９９６年５月，第１６页；［１１］谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，档案出版社，１９８３年１２月，第１９页；［１２］同上；［１３］同上，第２２页；［１４］同上，第２０页和第１８页；［１５］陈兆、和宝荣主编：《档案管理学基础》（修订本），中国人民大学出版社，１９９６年５月，第１３－１４页；