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摘 要：科技的高速发展,信息化时代的迅速来临,各行各业都纷纷被卷入其中,作为社会软实力建设的重要组成部分――高校档案管理也无可幸免.高校档案管理的信息化模式是时展的必然选择,档案管理信息化建设势在必行.高校档案管理信息化建设为高校实现“数字化校园”提供了有力保证.
关 键 词 ：档案管理 信息化建设 策略
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0021-01
2002年,《全国档案信息化建设实施纲要》的颁布使我国的档案管理工作以一个全新的姿态在全国轰轰烈烈的开展起来,现代信息化技术也为高校在档案管理工作过程中提供了一个全新理念和全新的管理模式,为了更好的适应社会发展,高校档案信息化管理开始步入一个以信息技术为核心的崭新领域,从而更好的实现自身价值,为师生和社会服务.
一、高校档案进行信息化管理的意义
首先,档案管理信息化可以为知识普及科学研究等方面提供智能化的服务.它缩短了在二次文献中的编著信息时间,提高了档案信息的时效性；通过远程服务实现资源共享,即一次投入,多次产出；其次,可以避免“时空黑洞”现象的出现.由于网络技术的广泛应用,电子政务、电子教程等新型的信息化管理日益普及,档案人员可以通过计算机提前进入到对电子文件和信息管理当中,提出相关的应用文件信息,在使用中发挥信息的最大效能；第三,丰富的档案信息和快速的综合分析对管理工作可以做出及时地决策；第四,档案管理的信息化使档案管理从封闭走向开放,管理职能从只对档案的保管和使用向信息管理、信息采集和信息服务功能转变,使档案信息资源得到更好的科学管理和合理配置,为学校和师生提供了更加高效、优质的服务.
二、高校档案信息化管理的现状
高校档案信息化管理为高校在档案管理工作上展现了前所未有的发展前景.我国高校的档案信息化建设由于起步晚,很多高校对信息化管理还未有足够的重视,对管理工作也未投入更多的资金和技术支持,在信息化建设的过程中还存在很多问题,目前,我国的高校档案管理信息化表现出以下几个特点：
1.我国对高校档案信息化管理首先普遍采用的是管理业务进行试点的建设策略,这使得高校在档案信息管理系统与学校其他工作部门的管理系统没有密切的链接,都是分开独立使用,造成档案信息的“孤岛”局面.
2.在很多高校档案信息的建设状况中,信息化使用不明确,有的档案已通过信息化技术做了新的档案信息并进行了存档和管理,而有的档案如一些陈旧的历史档案还没有完成数字化,档案之间不能有效利用信息化技术完成链接和统一,也使档案管理工作不能顺利进行.
3.高校档案管理信息化在地区和院校之间存在着不平衡性,有的大城市的高校档案管理发展较快,信息化运用范围广,而在一些中小城市的高校档案管理由于学校发展条件有限,档案信息化管理过慢,还不完善和成熟.同时,重点院校和非重点院校的管理进度也不一致,信息化运用有很大差距.
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4.很多高校在档案信息化管理中,过度重视基础管理,而忽略了对档案的编制研究,使得档案的利用率没有得到实质性的提高,反而降低了档案地管理效率.
虽然很多高校已完成档案管理信息化的流程步骤,并积极对管理平台进行组建,但由于传统的信息技术已不能适应当下快速发展的信息需求,高校必须及时统一信息化标准,创建一些新的档案管理信息系统,以适应发展需要.
三、高校实现档案管理信息化的措施
实现高校馆藏信息资源的数字化管理是高校档案信息化管理建设的最终目标.要实现
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1.加强对电子文件的收集和归档管理
电子文件是通过网络技术和数据通信技术对信息进行远程传递和共享的数字化应用文件.但很多电子文件是以代码作为载体进行记录,使用时也要通过特定的设备；同时,现在很多电子文件都是通过纸质档案经过数字化转化而成的,在归档时,就要避免与纸质档案的重复,而且电子文件在信息资源和资金上也存在浪费现象,这些问题对传统的档案管理造成很大不便,因此,要扩大对电子文件的归档范围和馆藏比例.
2.档案的数字化管理核心是信息资源管理
信息资源主要有电子文献、网络信息资源和传统的纸质文献组成.在网络环境下,档案管理在针对这些信息资源建设时就要从馆藏资源的现代化、特色化、精品化和社会性方面考虑进行管理工作.比如在信息资源的特色化建设中,注重对馆藏结构的优化组织,突出馆藏的特点,要形成馆藏信息资源的“核心收藏”和“重点访问”体系,在信息资源选择时,要以特色内容和特色形式作为选择标准,对馆藏资源加强信息互补和共享；在信息资源的现代化建设中,针对当前高校校园网全面覆盖的环境条件下,档案管理系统作为校园信息网络的一个重要组成部分,要集中力量做好校园网提供的网上服务,如参考咨询、联机检索和馆藏介绍等；建立标准化的档案数据库,通过计算机对数据库中的资源信息进行管理、采集,实现资源共享.档案管的自动化、网络化管理,不仅在一定程度上缓解了档案馆库房的压力,也加快了档案数据库的建设效率,有利于馆藏实现档案资源的数字化应用和信息资源的开发利用.
3.不能忽视对纸质档案的管理
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虽然目前档案管理的信息化应用是高校档案管理的主要手段,但纸质档案作为档案馆信息资源建设的基础,仍是馆藏的主体.很多珍贵的信息资源都是保存在纸质档案中,它有自己的独特性,是网络信息资源无法代替的,对于纸质档案带给库房的压力也可以通过加强鉴定然后进行销毁的方式来解决,而信息化管理只作为补充和完善.因此,在未来较长的一段时期内,纸质档案将仍是人们获得信息的主要方式.
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结束语
高校档案信息化管理是一个复杂而又艰巨的工程,不仅是高校数字化校园建设的组成部分,也是衡量高校教育质量和高校教育管理水平的重要标志,在发展高校档案信息化管理工作中,要有创新观念,运用现代化的技术手段,实现高县档案管理信息化、标准化、科学化的建设目标.
参考文献
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