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医疗机构的档案管理对于医院整体管理水平和服务质量的提高,具有重要的特殊的意义.档案管理水平的高低,对医疗机构的服务质量和社会形象产生直接的影响.由于医疗机构的档案信息量大、档案种类繁杂.因此,电子信息化管理系统的建设对于提高医院档案管理水平具有关键的实际意义.
一、建立医院档案管理信息系统的意义
1.提供决策依据
医院档案管理信息系统不仅具备储存信息的功能,更关键的是对于信息的有效分类、管理、以及档案信息中相关数据进行科学的统计和分析.这些真实的档案资料和数据的信息,对于医疗机构管理层和决策层在做出决策时,可以提供具有参考价值的数据和依据.对于医疗机构做出合理的、准确的决策起到重要的作用.
2.提高控制能力
医疗机构的管理其实质即为对各种信息的管理,医院依据信息对其内外部进行协调、规划、组控和指挥,以实现一定的目标.在医疗机构的管理系统中,档案管理信息系统肩负着信息流子系统的功能,档案管理信息系统将医院在运营中所产生的信息加以汇集、处理,凭借数据传输平台将处理后的信息反馈至医院的管理中心,管理人员掌握了这些信息就相当于掌握了医院运行决策和调控支持的信息,在这样的情况下做出的决策,有益于医院各部门的协调统一,有助于发挥医院的组织功能、提高医院决策和控制能力.
3.能够实现资源信息的共享与利用
建设医院档案管理信息系统,其目的就是为了更好地为医院工作服务,而这种服务主要是通过提供更完善的资料和信息来实现,因此在医院实施档案管理信息系统的搭建,能够更好的实现医院档案等信息管理的科学化与标准化,实现各部门之间信息的实时共享与相互利用.
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二、医院档案管理信息系统建设的对策和方法
1.医院档案管理信息系统建设的基本对策
（1）要把档案管理信息系统的搭建规划到医院总体管理信息系统的建设中去.因为医疗机构的档案管理是医院管理的重要组成部分,同样档案管理信息系统也是医院管理信息系统的一个组成部分,另外,档案信息管理系统本身也含有大量有价值的内容,包括科研、教学、医院的业务和基本建设等多个方面,换言之,医院档案管理信息系统本身就会对医院管理系统的建设形成影响,并在其中起着连接上下的重要作用,也就是说,医疗机构档案信息管理的过程也就是其实际管理的过程,在档案管理信息系统的建设中我们需要做的就是要确保这种协调发展的关系,以实现信息最大化的共享.
（2）建设适用于医院档案管理的信息系统.近几年伴随信息
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（3）研究并开发辅助管理决策的工具.医院档案管理信息系统基本是通过对医疗机构内外部信息进行汇集、处理、存储和检索等科学现代的手段来实现对档案资源的有效整理、加工和利用,这些方法与技术对提高医院的管理水平有很大的裨益,对于医院内部管理水平的提高很有帮助,对医疗机构管理人员的决策还能够起到支持的作用,因此,在建设医院档案管理信息系统时,要重视对处理信息和辅助管理决策等功能的开发.
2.医院档案管理信息系统建设的基本方法
（1）信息采集功能：对信息资源能够进行有效的采集和区分是医院档案管理信息系统最基础的功能,档案管理信息系统的采集功能要实现依据一定的要求对档案信息资源进行鉴别、筛选和汇集的过程,并把其中有价值的档案信息资源不断的输入至档案管理信息系统中,经过长期的采集和累积,最终形成信息资源丰富且有效的信息系统.
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（2）存储和管理的功能：这是医院档案管理信息系统最核心也最关键的功能,是信息系统的价值所在,这是因为档案管理信息系统的存储和管理功能其宗旨就是要依据一定的方式方法对系统所采集的信息资源进行处理、展示和组织,并且以档案目录和机读数据的形式展现出来.上述过程的实现需要对所收集的数据信息进行特征描述和储存,即为我们所提到的存储管理功能,它的最终目的是要让整体的档案资源拥有系统化和有序化等特点,并且以照片、文字、音像、多媒体数据库等多样式的形式方便医院管理人员的检索和利用.
（3）传输和利用的功能：医院档案管理信息系统的重要价值体现在对信息的高效传输和利用上,海量数据经过信息系统的处理形成被标注有特定属性的信息,适用于多种检索手段和方式,可以满足不同用户根据各自的检索习惯获取信息,用户通过信息系统提供的全文数据传输功能,来快速定位获取其所需的信息,实现信息的快捷传输和利用.
医院档案管理信息系统建设的主要意义,就是为了实现医院档案管理的规范化和科学化,档案系统的建设和使用是医院实现现代化管理、提高管理水平的必然途径,所以,医疗机构在建设和发展档案信息系统时要脚踏实地、切实按照适用的原则来进行,切忌好高骛远,在建设和发展的过程中针对弊端要积极给予改进和完善,以实现医院档案管理的信息化、网络化,为推动医院信息化管理水平做出贡献.
（作者单位：秦皇岛市妇幼保健院）
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