地质勘查单位档案的立卷、标准化及信息化管理分析

地质勘查单位档案的立卷、标准化及信息化管理分析

摘要：本文从以下几个方面围绕着地质勘查单位档案的立卷、标准化以及信息化管理展开了论述，笔者结合自身经验认为应当构建一个完善的档案管理系统，只有这样做才能真正实现地质档案资源共享，实现全面的地质档案资源存储以及提供足够的地质档案资源信息利用。
关键词：地质档案立卷标准化信息化
引言
地质勘查单位面对逐渐增加的档案资料时，也将相关管理系统应用到了工作当中，如电算化管理系统、设备应用系统等，其目的都是为了更好的进行高水平的地质档案资料查询，继而推动地质档案事业的不断发展。显然本文对地质勘查单位档案的立卷、标准化及信息化管理进行深入探讨具有一定的现实
意义。
1地质勘查单位档案的立卷管理
立卷档案室在管理立卷的时候其具备的职责主要包含以下几个方面：第一，结合我国以及相关主管机关的要求，依据该单位的实际状况，制定出可行的归档机制，并对该单位的立卷以及归档工作的行为加以明确，这样才能促使每一个部门在开展立卷以及归档工作的时候能够做到有章可循。第二，和每一个部门立卷人以及相关人员保持亲密的交流，在适当的时候帮助他们建立合理的工作秩序，将立卷归档制度落实到实际工作中，帮助每一个部门做好立卷工作；第三，采取针对性的手段加大推广技术档案工作开展的力度，在指定的时间内有计划、有目的的组织相关人员参与到理论与实践知识的学习当中，继而提高他们的综合能力；第四，做好充分的准备工作，时刻为各立卷单位提供充足的工具，如卷皮、目录等。
2地质勘查单位档案的标准化管理
2.1对档案质量手册进行编制
所谓档案质量手册，简单的说是向组织内外部提供关于质量管理体系的一致信息的文件。通常情况下，质量手册主要包含以下内容：第一，实施单位概括；第二，实施单位的目标以及质量方针；第三，组织机构、职责以及权限及其关系；第四，质量管理体系的具体范围，涵盖所有删减的内容以及规范性；第五，质量管理体系过程概述；第六，质量管理期间之间的相互作用的表述；第七，支持性文件。地质勘察主要包含以下几点：其一，水文地质；其二，钻探；其三，物探；其四，化验测试，这几个内容均可编写到同一本手册当中。
2.2对档案程序文件进行编制
提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件叫做程序文件。结合地质勘察的特征情况来看，其程序文件主要包含以下几点：第一，文件控制程序文件。第二，记录控制程序文件；第三，内部审核程序文件；第四，小合格控制程序文件；第五，纠正措施程序文件；第六，预措施程序文件。不仅如此，还可以对其他程序进行科学编制，如立项、野外验收、数据分
析等。
2.3对档案作业指导书进行编制
所谓作业指导书，实质上是相关人员在具体操作期间形成的技术性文件。按照专业分别编制，可以分为以下两种：一种是野外施工作业指导书；另一种是室内工作作业指导书。针对第一种指导书来说，结合专业种类做好相应的编写工作，如槽探、物测等；就第二种指导书而言，结合相关设计以及报告内容对工作种类进行准确编写，例如设计编写作业指导书的种类是：资料收集等；而针对报告编制制作指导书的种类来说，其种类是原始资料整理、图件编制等。
3地质勘查单位档案的信息化管理
3.1档案资料数字化
实现传统室藏档案的数字化。如果想要实现地质勘察单位档案的信息化管理，那么就要紧跟时代的脚步，打破以往的档案利用模式，只有这样才能实现传统室藏档案的数字化。对于室藏档案数字化来说，实质上是地质勘查单位把室藏中涵盖的各种照片、胶片等相关信息借助于现代化设备转变成容易被相关系统识别、处理的信息，然后按照具体格式保存到相应的磁盘、U盘上，尽可能实现网络上传，促使地质档案可以发挥出应有的价值。首先，如果想要实现档案资料的数字化，那么就要采取针对性的手段将室藏档案数字化；其次，地质勘察单位应当把已有的纸质档案结合其具体特征以及实际使用状况一一做好数字化处理工作。针对某些利用率高，但发生损坏情况的档案来说，地质勘察单位应当做好电子扫描工作和文字?入工作，将其转变成光盘永久的存储起来，继而起到完善保护纸质档案原件的作用。
3.2网络技术
众所周知，网络平台能够为各种管理系统提供良好的运行环境，这样相关管理系统就会慢慢释放出诸多的数据，以便相关人员做好加工、备查等一系列工作。然而专业管理系统也存在自身的缺陷，如无法长时间存储大量的数据，无法存储其他管理系统的数据。对于档案管理系统来说，一定要拥有数据处理能力、数据存储能力等。如果想要建立一个这样的档案管理系统，那么采取有效措施加大技术业务管理网络的力度就显得尤为主要。它主要包含以下几个方面的作用：首先，构建完善的网络管理系统不但对相关系统的顺利运作带来益处，而且还大大降低了数据的压力，对系统运作水平的提高打下扎实的基础。其次，档案管理系统可以高效接受相关归档数据，继而为数据的完整性提供应有的保障。再次，构建科学的档案管理系统可以大大降低专业系统的压力，为档案实现充分利用创造有利条件。最后，构建网络档案管理系统对推动档案工作的稳定发展有着积极的意义，尽可能减少重复建设、重复投资的情况出现。
3.3密级管理
针对地质档案资料来说，主要是利用网络技术对其进行传输的，能够起到网上查阅的作用，但是这样也会隐藏相应的安全隐患。怎样增强地质材料的安全性，是当前地质勘查单位值得深思的课题。鉴于此，可以开展密级管理工作，结合地质资料的密集程度，有计划、有组织的进行设密管理，并建立切实可行的访问权限，对所需材料实施申报手续，以满足相关要求，直到检查合格以后相关管理人员才能解密放行。
结语
本文从以上几个方面，围绕着地质勘查单位档案的立卷、标准化以及信息化管理展开了论述，笔者结合自身经验提出了合理化建议，旨在可以和相关人士互相交流学习，供以借鉴。
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