全球能源互联网趋势下的电力工程档案收集工作

全球能源互联网趋势下的电力工程档案收集工作

[摘要]全球能源互联网实质就是“特高压电网+智能电网+清洁能源”。在电网工程项目建设的过程中产生大量的各种形式和载体的文件材料，引领档案工作走向国际化，为档案和档案管理提供了新的研究领域和发展契机，而如何做好文件材料的收集归档是档案工作的重中之重，是建设档案国际化管理体系的基础。本文阐述了全球能源互联网背景下关注电力工程档案收集工作的必要性，并有针对性地提出了电力工程档案收集工作的几点建议。
[关键词]全球能源互联网；电力工程档案；档案收集
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2018.13.074
[中图分类号]F426.61；G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2018）13-0165-02
0引言
全球能源互联网是以特高压电网为骨干网架（通道），以输送清洁能源为主导，全球互联的坚强智能电网。在构建全球能源互联网过程中形成的各种形式和载体的文件材料是宝贵的、真实的原始记录，具有重要的凭证价值和情报价值。档案是否收集齐全、内容是否准确会给工程质量、工程竣工后的运行以及设备的管理带来影响，关系到全球能源互联网的顺利搭建及后期运营，因此，电力工程档案的收集工作极其重要。
1全球能源互联网趋势下重视电力工程档案收集的必要性
1.1全球能源互联网加快电力工程档案管理国际化进程
档案管理国际化理论研究已经很多年了，我国档案管理国际化进程在缓慢进行之中，如今，全球能源互联网的提出使我国档案管理的国际化进程向前迈了一大步。首先，新形势下的国外电力工程建设日益增加，电力工程所担负的供电任务越来越艰巨，相应地，电力工程档案的种类、数量日益繁多。其次，考虑到国内与国际的接轨，且信息化技术给档案管理带来的真实性挑战和全程管理的全球化对策需求，对境外档案加强管理迫在眉睫。最后，全球能源互联网要求电力工程档案实现国内外一体化管理。
1.2各国档案收集范围不同
国外电力工程项目在建设过程中的机构设置、过程控制、工作方式及关注重点等方面与国内存在差异，导致电力工程档案内容不同。在机构设置方面，国内有监理单位负责对工程建设进行第三方监理，其在工作过程中形成的规划、实施细则、有关质量问题的报告及会议纪要、各类处理意见、通知等均应作为档案妥善保管。而国外没有监理单位，与国内相比，监理资料这部分是空白的。在图纸设计方面，国内有专门的图纸设计部门，负责本单位图纸设计工作，图纸完成后由设计部门归档到本单位档案部门。国外则聘请专业的咨询公司，由建设单位提出需求，咨询公司负责设计出图，图纸打印多套，由各相关单位保管。在过程控制方面，国外所有工序都没有转序环节，如浇筑时业主单位会在现场看着操作，因此，在管理过程中形成不同的文件材料。
1.3跨国收集难度性加大
根据以往档案管理工作的经验，收集工作在档案管理各环节中的可操控性相对最差，完成率也相对较低，而跨国档案管理的特殊性则加大了收集的难度，主要表现在以下几个方面：跨国电力工程档案种类繁多，有些情况下，一份档案材料的形成既涉及国内，也涉及国外，需要一手抓国内的收集，一手抓国外的收集，二者兼备才能保证项目档案材料的齐全、完整和有机联系；驻外机构类型多样，在人员规模、机构设置、投资形式等方面存在很大的差别，在制定文件材料归档制度时需要考虑多样性，根据需求制定多个不同版本，避免一刀切；电力工程项目驻外机构设置相对简单，工作人员往往身兼数职，大多不可能设置专职档案员；驻外机构人员流动性相对较大，岗位调整勤，如果档案资料交接不及时，容易造成档案资料的丢失；由于各国信息化水平不同导致的档案载体形式的多样化，也应在收集归档工作中考虑到；此外语言文字的多样性也客观地增加了档案收集的难度。
2全球能源互联网趋势下电力工程档案收集的几点建议
?b于上述电力工程档案的特点，电力工程档案的收集工作应从以下几方面入手：
2.1树立和培养档案国际化收集观念
随着全球能源互联工作的推进，档案主管部门应加大宣传力度，使电力工程档案工作者的国际化档案意识进一步提高，正视国内外档案内容的差异和收集工作的难点。在收集范围上，不管从理论还是从实际工作中，档案工作者已经习惯国内档案收集范围，而各国电力工程项目档案内容却不尽相同，有些国家档案的收集范围小于国内，这样理解和操作起来相对容易；有些国家档案的收集范围大于国内，需要档案工作者学习和了解该国的工程管理知识，从业务中寻找突破口，从而归纳总结档案收集范围，并随着业务的变化及时做出调整，这种情况对档案工作者的知识和能力要求较高。在质量要求上，国内电力行业已形成适应我国国情的标准规范和操作准则，如在工程筹备初期便提出归档文件材料的用纸标准、行文格式以及编号、编目、装订的形式等，这一做法也会得到相关单位的支持和配合；而国外电力工程建设过程中形成的各种形式各种载体的原始记录是在各国国情条件下形成的，其记录形式和载体质量也会千差万别，要求档案工作者具备去粗取精和去伪存真的态度和能力。在归档时间上，应充分考虑国外电力工程受政策、气候等条件的影响定期或者不定期收集归档文件。因此，作为档案工作者应端正态度，正视差别，寻找收集工作中的不同点，制定适合各国国情的、多元化的电力工程档案收集策略，确保档案收集的齐全、完整和准确。
2.2明确管理职责，强化监督管理
贯彻执行档案工作“三纳入”“四参加”制度。将国外电力工程文件材料的形成、积累、归档工作纳入电力工程项目建设计划和内控管理制度，纳入项目领导议事日程，纳入驻外项目部的职责范围和工作人员的岗位责任制。有条件的单位设置档案部门，没有条件的单位应至少设置专门的档案管理岗，档案工作人员需参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等。档案和工程主管单位强化全过程管控的框架设计，抓住重大节点和关键环节，检查人员亲临工程现场，监督各参建单位完成项目文件材料的归档工作，并督促各参建单位开展自查自检，发现问题及时整改。此外，应将国外电力工程档案工作情况作为电力工程项目部负责人离任审计和项目结束审计内容之一；将档案资料交接作为国外项目工作人员工作交接内容之一，档案交接不清，不得离开原工作岗位；员工（特别是外籍员工）上岗前必须与建设单位签订保密协议。2.3建立健全文件材料收集规范
电力工程档案收集规范包括工程施工现场资料管理规范、电力工程档案收集归档规范。施工现场资料管理规范用于现场施工阶段指导和约束参建单位如何收集、积累项目文件材料，规范中应明确对各参建单位业务人员和档案工作人员的日常工作要求；现场资料收集范围应包括但不限于档案收集归档范围，如往来函件、工作联系单、专题会议纪要等过程性文件；文件属性包括不限于原始记录，即凡是工程建设阶段有查考利用价值的扫描件、复印件等均需妥善保管；工程资料收集工作应与工程施工进度保持一致；规定关键节点的档案资料检查工作，如收集是否及时，文件材料完整程度，文件材料内容是否符合工程建设要求，签字等手续是否齐全等，可参考工程资料检查办法。电力工程档案收集规范是文件材料收集积累的依据性文件，主要内容包括归档文件材料的管理职责、质量要求、收集范围、方式等。在全球一体化背景下，应全面考虑传统电力工程文件材料收集积累与跨国收集工作的区别，深入研究各国差异性，采用符合当地需求的管理措施，做到差异细节化，提高规范实操性。针对境外人员流动性大的特点，可以采取随时收集、跟踪收集、定期收集、重点收集多管齐下的方式，确保归档文件材料的齐全完整。此外，跨国收集的特点是在规范中侧重于对档案工作人员的要求。
2.4利用档案管理系统进行半自动化收集
国内电力工程档案收集工作已相对成熟，尤其是档案信息化的发展，为电力工程档案管理工作提供了便利。国外电力工程档案收集工作可以借鉴国内已有的归档模板，即档案工作人员通过调研制定出文件材料收集范围，将收集范围嵌入档案管理系统，符合收集范围的电子文件流转到档案管理系统前端，系统自动判断是否符合收集范围，符合的电子文件自动收集归档；档案工作人员将纸质文件题名、关键词、责任者等内容输入归档模板检索界面，检索出结果的符合收集范围，无结果的不属于收集范围。利用归档模板既能做到符合收集范围的电子文件及时收集归档，又能做到指导档案工作人员收集纸质文件材料。
从全球能源互联建设的实际出发，电力工程档案利用档案管理系统进行半自动化收集，一方面需要档案工作人员深入调研，制定出一套国际通用的电力工程文件材料收集模板和具有各国特色的多套电力工程文件材料收集模板，可采用0+n的模式，即电力工程档案收集范围等于通用模板+专属模板；另一方面需要档案工作人员提高个人知识水平、电力工程管理业务能力和档案信息化能力，从而准确判断并及时收集各类文件材料。
在全球能源互联网趋势下电力工程文件材料更加分散化和多样化，要从各个方面加强电力工程文件材料的收集工作，使其逐步走向?俗蓟?和国际化，为电力工程档案其他管理工作打下基础，从而更好地为电力建设服务，为国家和社会服务。
主要参考文献
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