基于SAP环境下构建预算管控系统的探究

基于SAP环境下构建预算管控系统的探究

摘要：SAP系统主要包括生产、供应、销售、财务、人力资源等模块。随着企业规模的扩大，财务人员的会计处理、报表统计工作量日益繁重，在SAP系统中建立起高效的财务预算、会计核算与银行支付一体化机制的需求越来越迫切。此时，需要对财务预算管控工作进一步细化，从源头做起，贯穿业务全流程，以提高财务工作质量与效率。本文将分析企业预算理工作中存在的些许问题，讨论费用预算管控、会计核算、流程管控三个核心系统的搭建方案及需要注意的问题，为企业财务信息化规划提供一些思路见解。
关键词：预算管控；SAP系统；流程管控
预算管理作为企业财务工作的重要组成部分，主要包括预算编制、预算执行与预算考核等相关内容，彼此之间互为关联，任何一个节点出现脱节，如编制方式不合理、预算执行控制不到位，管控系统设计欠缺，都会给整个预算管理工作的有效性和考核目标的实现产生不利影响。预算执行是落实预算规划的关键过程，是整个预算管理关键一环。本文将重点讨论预算执行环节点的相关系统构建方案的实施。
一、建立高效预算管控系统的重要意义
（一）实现集团企业发展总体规划的需要
据悉，全球范围内已经有美国建立起类似predix、Thingworx的大型物联网平台，大数据解决方案和SAP物联网也在德国等发达国家迅速发展，而中国还较少拥有这样级别的平台。2016年5月，笔者所在单位铁建重工集团与埃森哲公司签订了战略合作协议，双方开展深度合作，围绕打造国内地下高端装备首个开放的工业物联网平台，共建电子商务、智能服务、工程技术与装备创新、创新创投、合作共享等五大“云”平台。
（二）落实财务信息化子规划的需要
2017年12月，集团提出了“十三五”信息化规划以及财务管理信息化子规划。围绕集团整体发展战略目标，集团财务力争在2018-2020年实现财务转型，财务管理模式从传统财务向战略财务、共享财务、业务财务转型，财务管理能力从核算型、管控型向价值型和决策型转型，以满足集团快速发展、规模提升、管理精细化信息化和风险防控需要。通过预算管控系统的信息化，不断规范会计基础工作，提高会计信息质量；通过信息化系统控制手段，助力落实企业内控制度，强化内控制度刚性执行，优化业务流程，提高工作效率。
二、建立高效费用预算管控系统的实施方案
（一）集团费用预算管理工作的内容与要求
集团财务预算信息化需要充分考虑“数字企业”的目标，要统一规划主数据标准和接口服务标准，为企业大数据环境的形成和搭建应用提供基础支撑，实现集团公司统一的财务主数据----包括事业部、职能部门、人员、会计科目、银行账户等数据的集中管理、费用预算编制、预算调整、执行控制、分析检查和考核评价等等，要保证各信息化系统之间数据的统一和连贯，保证预算与核算数据等信息能在跨业务板块、跨成本中心、跨会计科目的获得、共享和应用。目前需要著重提高费用预算编制的及时性、费用预算调整的科学性，不断完善预算执行动态监控和预警机制，完善预算跟踪分析功能；提供建立预算考核模型，并实现分析报告功能。
（二）基于SAP费用预算信息平台的搭建
1.配置灵活的预算主体
随着企业的发展，集团组织架构处于不断的优化调整中，这就要求财务系统预算主体需要进行灵活的配置。费用预算主体应做到可分立、可撤并，以适应多变的产品、业务、组织架构调整的需求；成本中心作为最底层的预算主体类似于一块小积木，可以堆成一个较大积木，可以随时根据管理的精细程度搭建主体。在SAP系统中通过成本中心或利润中心集成，并分配给不同的应用，创建不同维度和集中管理。当对某一维度进行更新时，同时对此维度的所有应用实现同步更新，从而相当程度上减少了人工维护的工作量。集团的产品有其自身的特点，产品个性化需求多，为典型的三边工程――“边设计、边生产、边变更”，预算管控需要适应业务、产品的“三边”要求和不断调整的要求。在系统中，通过自定义SAP系统事务代码“ZFI053”，从人力资源子系统中导入公司组织机构。
2.设计SAP预算费用报表模板
通过事务代码“ZFI03”，开发出“部门费用预算导入与查询”功能模块，根据预算管控要求，将预算报表整理成WPS电子表格或微软EXCEL文档，一键导入SAP系统，生成预算报表模板，可根据实际情况调整预算。SAP提供了管理面板，可实现集中管理与配置各个维度。通过权限设置，限定管理员才能进入管理面板，进行预算模型的修改（包括组织部门、会计科目、业务流程、预算逻辑以及功能扩展等）。同时，通过自定义的“科目属性显示配置”，对费用预算科目下功能范围进行拆分，通过不同期间费用下的明细项进行合并统计，以实现重点预算控制的精细管控。
3.实现预算分析、绩效考核与邮件分发
集团采用泛微OA网上办公系统。通过开发，让SAP预算管理与企业OA融合，可以实现企业财务事项的“事前计划、事中控制、事后反馈”三者的统一；预算管理与SAP下会计核算系统的有机融合和信息的充分共享，并及时提供预算管理所需要的数据，可以有效实现预算管理。集团公司SAP项目软件开发工程师开发出“部门费用预算与实际发生对比”（代码ZFI054），根据费用预算管控的主体范围、科目范围、细分程度确定报表需要展示的费用预算及实际发生费用，并自动算出预算执行百分比。根据核算主体确定核算主体的管理层，并在后台配置EMAIL发送对象，确定预算执行情况后保存，可分别独立发送至各部门负责人邮箱，以便及时获取各自所辖部门费用开支情况。
（三）搭建费用预算管控平台
1.开发费用预算控制阀
SAP系统提供的预算控制功能可以按照用户的需求，当某项业务发生时，该业务作为一个事件实时触发SAP对应子系统获取信息，根据设置的系统警告和错误信息以提醒实际支出与预算数的关系，当实际支出接近或超越预算时系统会根据设置给以相应的警告或禁止提示，同时触发预算子系统的控制模块以接受数据；预算控制模块对比计划数与实际数，根据设定方法进行有效控制。在SAP环境下，可以将年度预算数据送至企业OA平台中，预算管控系统可以根据会计核算系统数据的变化，随时获取预算执行情况；同时，预算的变化又反过来影响会计核算系统的执行，从而构成了一个闭环的管理系统，发挥预算的事中控制作用。
2.调整预算目标与绩效考核
集团公司财务部原则上半年度对预算做一次调整与修订，由各单位向集团公司申请预算调整，SAP系统可以授权员工定期修改当年的预算指标，同时通过LOGIN文件系统记录系统修改情况，便于信息管理部门追踪和查询其历史记录。预算分析和考核系统分析评价对企业内部各成本中心执行结果（实际成本费用支出情况）和预算指标（包括调整后的指标）之间的差异，由集团计划经营部门对各事业部、职能部门与子分公司进行绩效考核。
3.方案实施的难点
目前费用报销业务整处于不断规范中，根据目前技术能力，基于OA自动生成凭证理论上可行，但很大一部分工作仍需手动处理，并涉及到OA和SAP两个系统的切换，系统之间变量非常多，会计逻辑与对应科目设计比较复杂，暂时难以带来工作效率上的提高和优质的用户体验。未来，随着业务的成熟，对探索实现OA流程自动集成凭证至SAP亦不无可能。
三、结论
在信息化水平日新月异的今天，将原来人力编制的预算管理报表，通过跨SAP、OA、银企直联系统等现代化工具结合在一起，力争较好地解决目前集团在成本费用预算编制、预算执行、预算分析与预算管控等工作碰到的问题，减少工作出错频率，提升工作质量，提高工作效率。虽然在探讨实施方案的路上有难度，只要能坚持，敢于直面困难，高效的三位一体预算管控系统终将会越来越成熟，越来越广泛，越来越成功，为财务工作锦上添花。
参考文献：
[1]姚芳.预算编制与预算执行管理中的难点和对策[J].财会学习，2018.
[2]萧玉萍.SAP统计报表体系在企业信息一体化建设中的应用[J].财务与会计，2017.
[3]周秀华.企业集团集团财务管控新模式优化策略[J].财会文摘，2016.
[4]袁礼.企业全面预算管理体系的构建与实施[J].财会学习，2017.