浅析档案管理应用电子计算机前的准备工作

论文关键词:计算机应用；准备工作；档案管理论文摘要:计算机技术目前已在各行各业、各个领域内广泛应用，在档案管理过程中使用计算机应该从档案原件、专业技术人才、系统分析等各反面做好充分的准备工作，做好传统与现代的结合，从而紧跟时代的步伐，大大提高档案管理和使用的效率和价值，为经济发展和社会提供服务。


目前，电子计算机技术正以空前的规模应用于社会活动的各个方面。在档案管理过程中使用计算机技术也成为必然的发展趋势，但为了为避免盲目性，保证积极稳妥、有步骤、有准备地开展好这项工作，我认为在引进电子计算机前，必须做好各方面的准备工作。

一、档案原件的准备工作

从现有的技术条件和需求出发，电子计算机在档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：
（一）依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。
（二）通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。
档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁。
对档案文件进行主题标引，必须依据统一的档案主题标引规则进行，它是个需要花费大量劳动、付出很多时间的工程。因此，必须在引进计算机前着手这方面工作，否则，计算机将因等待输入数据而无法顺利运行。

二、专业技术人才的准备

面对计算机二次开发的艰巨任务，我们必须拥有雄厚的技术力量，必须占有既懂档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。目前，有不少档案馆把整个计算机的应用工作，从系统设计到系统实现，从数据输入到提供利用全都交给计算机研究部门去办，其结果很可能是档案与计算机衔接松弛，系统缺乏实用性。退一步说，即便系统是成功的，仍然有一个维护和使用的问题。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。因此，必须首先作好档案部门计算机专业人才的准备，它包括：
（一）应用软件人员的准备
档案馆应选择有一定数字和逻辑思维能力的工作人员，进行计算机原理及应用软件方面的培训。使他们学会计算机高级语言，学会操作和使用机器，学会设计和上机实现一个完整的系统，能够把应用系统或与计算机专业人员接零的任务知识很好地衔接。
（二）主题标引人员的准备
档案馆应选择有一定有语言文字能力的档案工作者，学习和研究档案主题标引的方法和原则，使他们懂得主题标引的基本原理，了解主题词的性质和选词原则，学会使用汉语主题词表，学会依据档案主题标引规则，正确分析主题内容，正确选择主题词标识，学会如何进行主题词的组配，学会特殊情况的特殊处理等。通过学习，能够胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作。（三）全体档案工作者，无论领导还是具体工作人员，都应积极进行计算机扫盲