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摘 要：在社会信息化高速发展的今天,办公程序的改变给人事管理工作提出了更高的要求,档案管理作为人事工作的基础也应该适应社会的发展,全面应用现代信息技术更好的为人事工作服务.

关 键 词 ：人事档案；信息化；电子档案

档案信息化建设是社会信息化对档案工作提出的必然要求,也是档案工作由传统管理向现代化管理跨越,由实体化管理向信息化发展的必然选择.早在“十五”期间,国家就提出了档案信息化建设的指导思想：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务.所谓信息化管理,国家档案局在2000年全国档案工作会议上给出了明确的定义：在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务.

1.档案信息化建设的必要性

1）随着网络通信的大力发展,办公越来越趋向自动化和无纸化,政府也在大力推行网上办公系统,使得文件的起草、传递、审阅、利用更加的快捷方便.这就要求生成的档案必须以机读为前提,除了在电脑上生成的以外,还包括网络下载、硬盘转移、扫描等.由此看来,档案信息化建设是社会发展的必然趋势.

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2）采取现代手段不仅可以增加信息储存量,而且可以更真实地反映原始材料.现代科学技术的发展,特别是微缩技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,不仅可以记录文字、图形、图表,还有声音、图像、动画等.同时还具有一次录入多次产出的特点,大大缩短了二次

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3）人事档案是在组织人事管理活动中形成,并经组织审查和认可的,记录、反映人员经历和德才表现等原貌,以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案.人事档案为考察和了解人才、落实各项待遇、澄清各种问题提供依据,是经济建设中开发人才、使用新人才、进行人才预测和制定人才计划的重要手段.人事档案的信息化建设为各级组织人事部门提供了便利,特别是在公务员和事业单位人员招考、任用、考核、工资调整、人员调动、辞退中发挥重要作用.

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2.如何实现档案信息化建设

《全国档案信息化建设实施纲要》,明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划,统一标准,分级建设,安全保密的原则,加强档案信息化基础设施,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和数据库建设.

1）领导重视是档案工作顺利进行的保证.档案工作是一项长远工作,既要立足当前又要着眼未来,既要突出重点又要整体推进.只有领导从全局出发统筹考虑、从创新出发鼓励信息化,才能提高人们的归档意识,并从制度、资金、人员等方面给予大力的支持.

2）加大投入,增强软、硬件设施.电脑终端、软件系统、局域网络是信息化建设必备的设备,要选择高质量的、统一的软件处理系统,增加兼容性和安全性,配备必要的防毒软件并及时更新病毒库.

3）加强档案人员的培训,使之掌握现代计算机技术、通讯技术、网络技术和现代管理技术知识,不仅要求能够进行正常的保养维护、安全保护和故障处理等日常工作,还要能适应时代的发展,随时进行技术的更新和升级,使其档案资料具有可用性、易用性、专业性、交互性等特点.

3.信息化建设中应注意的几个问题

1）电子文件向电子档案的转换：信息化建设首先要按照国家《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-

2002）的要求,建立规范、统一的信息系统和应用软件,这包括：数据库技术、多媒体技术、网络技术等.文档的保存应采取统一的格式,比如文字型采取XML、RTF、TXT格式；扫描件采取JPEG、TIFF格式；视频采取AVI、MPEG格式；音频采取WAV、MP3格式.

2）电子档案的保存：电子档案的储存介质包括软盘、硬盘、磁带、U盘和光盘,从各种档案载体材料的保存期限来看,磁盘的保存期限为15年,磁光盘为30年,光盘为15年,缩微胶片为300年,新闻纸为50年,手工纸则达到1,000年或更长.对电子档案要做必要的备份、刻盘,光盘每4年要转存一次,原载体同时保留时间不少于四年.由此可见,不论哪种储存介质应与重要的纸质原始文件并存,保留原始的笔迹.

3）电子档案的存放：规范排放和使用,应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤.保持良好的温度、湿度环境,与周围的磁场有效隔离.温度一般在14-24摄氏度,相对湿度35%-45%,注意避光,光盘的塑料保护层对紫外线极为敏感.

4）电子文件的登记：《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）第6条规定：

（1）每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记.

（2）电子文件登记表英语电子文件同时保存.

（3）电子文件登记表如果制成电子表格,英语电子文件一同保存.

（4）电子文件稿本代码：M-草稿电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件.

（5）电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链接文件；P-程序文件；D-数据文件.

4.电子档案的利用与信息安全

1）电子档案提供利用的方式有联机检索、提供复制品、编辑出版物或通过专用、公共计算机网络传递信息等.

2）加强档案目录数据库建设.充分运用计算机技术,加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量.逐步从案卷级目录机检,到建立重要全宗档案实现文件级目录机检.

3）随着一系列高科技产品的出现,信息安全技术在对于维护电子文件的原始性、真实性方面起到至关总要的作用.目前的技术有：

（1）信息认证与恢复技术,包括签署技术、加密技术、身份验证、防写措施、硬盘还原技术、信息“保险柜”技术等.

（2）防病毒技术,树立“预防为主,放置结合”的观念,注意电脑病毒的侵袭,不要随意接入网络和外来的存储设备,充分利用查毒软件和防火墙等设备.

4）随着电子档案的不断完善,势必有一部分电子信息需要更新,或者过时的内容需要销毁,可能还会涉及到秘密资料.电子信息的销毁分为信息销毁和载体销毁两种方式,国家保密局已经制定了涉及存储载体销毁的行业标准BMB21-2007《涉及国家秘密的载体销毁与信息清除安全保密要求》,作为文件管理人员应该熟悉国家的相关规定和法律法规,掌握电子文件、档案销毁的相关技术,保障各类资料的安全.

参考文献：

[1] 王桦.档案信息化建设[J].山西档案,2005,S1.

[2] 郑丽.档案信息化建设测度指标体系探索[J].档案与建设,2007,2.

[3] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社.

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