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[摘 要]本文先就这次经济危机对中国中小企业的影响进行论述,提出中小企业加强会计控制的必要性和重要性.论文主体是以萧山一家中型企业为例,详细呈现其货币资金控制、采购与应付款控制、销售与应收款控制和成本控制的内部会计控制体系现状,阐述造成控制失调的原因,并在此基础上提出几条完善中小企业会计控制建设性意见.希望能为中国特别是浙江有财务瓶颈的民营企业在经济危机下如何脱离困境提供会计控制健全上的借鉴,也为会计控制研究人员提供实际参考.
[关 键 词 ]经济危机 中小企业 民营 控制
自2006年年初在美国开始逐步显现,2007年8月已席卷全球主要金融市场的这次经济危机又称次贷危机,是指一场因次级抵押贷款机构破产、投资基金被迫关闭、股市剧烈震荡引起的经济风暴.经济危机目前已经成为国际社会共同面临难题,对我国经济产生十分不良的影响.首先是出口锐减,由于国外进口疲软,据统计我国月度出口增长率已从2007年2月的51.6%下降至12月的21.7%.许多企业特别是外向型中小企业面临业务收缩,甚至倒闭的困境.其次是通货膨胀严重,2008年1月至5月份累计,全国居民消费价格总水平同比上涨8.1%,流通环节生产资料价格同比上涨16.7%.央行紧缩的货币政策使得中小企业的筹资贷款更为艰难.再次是经济增长趋缓.内销企业销售不旺,经营业绩的增长下滑.国家发改委中小企业司统计数据显示,2008年上半年全国就有超过6.7万家中小型企业倒闭.因此怎样加强企业管理特别是改善企业会计控制,以按期实现经营计划,提高营业利润和企业运作效率,谨防市场淘汰,已是摆在中小企业经营者面前的一个重要问题.
会计控制学术论文撰写与发表
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一、中小企业管理控制现状(以杭州永宁尔纺织有限公司为例)
1.企业概况
杭州永宁尔纺织有限公司（集团）创建于1990年,现基本形成以纺织、医用敷料、保健品为主要经营产品,2008年年销售额突破4亿元的中型民营企业.公司共有6个分公司,其中5个纺织公司和1个药业公司.总公司财务人员共15名,其中1名会计主管,2名出纳,1名融资人员,9名为纺织会计人员,2名药业会计人员,另有仓库人员30多人.公司的账务处理程序是由总部纺织和药业会计制作分报表,会计主管负责最终报表的编制和税务申报.
2.货币资金控制
永宁尔公司的筹资方式主要是银行贷款,融资人员负责向当地农业合作银行申请贷款,银行根据公司的信用等级、财务指标,并通过实地考证对其发放贷款.公司贷款以1年内短期贷款为主,目的是解决流动资金的不足,并按月计提财务费用按季支付利息到期偿还贷款,2008年末共有400多万元应付银行债务.流动资金一直是企业能否正常运营的关键,而中小企业的自身特点又加大了其贷款难度,经济危机雪上加霜.公司的流动资金短缺,保守估计公司可提现银行存款为50万元.公司纺五工厂遇到萧山飞机场扩建拆迁,赔款增加不少流动资金,财务指标好转促进银行贷款.
公司基本实现不相容职务的牵制,会计主管、出纳和会计岗位由不同的人员担任,会计主管与董事长没有血缘关系,两名出纳其中一名是董事长夫人,另一名的工龄已有15年,其他会计人员只管资金款项的核算,不办理资金的实际交付.公司资金项目单据凭证表格规范、制定程序较合理.例如支付原材料（以创口贴护膜为例）货款时,采购员根据创口贴护膜采购合同、护膜质量检测单和材料入库单向会计主管申请支付货款,会计主管签字后,再提交董事长批示,然后把签字单据交给出纳要求以银行账户转账形式向供应商付款,会计根据创口贴护膜采购合同、材料入库单和银行转账记账联制作凭证入账.
公司的大笔结算方式以汇兑为主,设有一名专职出纳人员填写汇款单据,送达开户银行,委托银行汇到对方收汇行.公司整个货币资金控制基本符合《内部会计控制规范――货币资金（试行）》要求,能够发挥会计保持货币资金安全的监督作用.
3.采购与应付款控制
永宁尔公司库存管理由新中大ERP的“供应链管理”的“库存”模块控制,库存子系统显示存货采购、出库和结存明细,指示何时进行原料采购.以敷料部门为例,部门有常规流水线生产固定规格的创口贴和膏布,也有以销定产的特殊生产,如外销叙利亚的铁盒骷髅花纹伤口贴.有产品定单下达后,采购员通过库存系统得知原料的库存量,如果某种原料需要进货时,由采购员负责与供应商签订材料采购合同.当原料到达时,仓管员负责原料入库,质检员检测材料是否合乎规格,采购员把入库单和质量检测单交与会计主管签字,会计主管签字后,再由敷料分公司经理签字,然后出纳和会计同时入账记应付,仓管员把材料信息输入库存子系统.
虽然有ERP信息系统控制库存,但是公司的采购理念传统,没有实现会计对采购的适时控制从而增加了库存成本.以保健品原料冬虫夏草采购为例,采购形式是向西藏一家虫草经销商通过快递购入.由于受经济危机的波动,虫草价格波动幅度大,而采购员的心态是“只买涨,不买跌”,当2009年3月虫草的库存中有大量是去年7月和8月的存货,存货跌价准备达4万~5万元/千克,总金额为40万元.造成这种情况主要原因是公司决策层对未来经济趋势没有准确把握,但也是会计控制也缺少相应程序,没有及时对采购价做出详细分析给采购员参考的过失.
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永宁尔公司员工工资支付基本按照以下程序,现有会计根据公司考勤系统得知员工的出勤和加班情况,制作本月应付职工薪酬表,审核签字的流程为制单人,会计主管,人事部主管,分公司经理,公司董事长,出纳.出纳支付款项,会计和出纳同时入账,若缺失一个环节下一个环节就不能继续,这种向上签字模式符合应付款控制准则,但也有待完善之处.
4.销售与应收款控制
永宁尔公司销售管理由新中大ERP的“供应链管理”的“销售”模块控制,销售子系统显示产成品入库、出库和结存明细.以保健品为例,公司设有5个保健品专卖店,专卖店自负盈亏,产品以市场价6.5折卖给专卖店.销售通过以下程序进行控制：门店需要货填先填写发货申请单,分公司经理签字,通知跟单员传票给会计,会计开具货物调拨单,调拨单到仓管员.贵重物品仓库两个钥匙由会计和仓管员分别保管,仓管员通知会计领料,会计和仓库员按调拨单发货,互相监督.仓管员制作送货原始单据,单据按运费的承担方不同分两种,一种是门店亲自提货,仓管员直接开票给门店；另一种是通过物流公司托运给门店,开票快递,销售款中加运费.跟单员把送货单据交于出纳和会计,两者同时入账.公司纺织部门的2009年3月底应收款有上千万,而其中坏账超过五百万.以纺二分厂的一笔坏账为例,2008年1月,一家绍兴服装公司向公司购买型号为Y0601的衬布100000元,服装公司只付10000元货款；2月又向公司购买同样型号同样数量的货,付同样数量的款.这种情况持续到5月,服装公司共向公司购买了450000元型号为Y0601的衬布,而共欠公司300000多货款.永宁尔公司财务人员看到应收款的持续上升就停止向服装公司供货,而服装公司因为没有向其销售就不在付清其余货款,年底也没有结清.到2009年3月永宁尔公司准备通过律师事务所讨债,若不成则向法院起诉.造成这起坏账的原因是公司各间层心态矛盾和会计控制不严谨.分公司经理的目标是产成品库存的降低,最佳的情况是实现零库存,而业务员关心的是销售指标,只管把产品销售出去,财务人员则认为应收账款控制是事后控制,其收回问题应是业务员的分内事.其实公司财务人员对下家的信用额度缺少准确的评价,双方的结算方式不合利,也没有及时向业务员反应这一顾客的应收款情况.公司也没有设立专门的销售会计对应收款进行适时的催促.
5.成本控制
永宁尔公司会计对成本的控制主要是事前控制和事后控制,事中控制是车间管理员的职责.事前控制主要体现在年月财务预算上,以敷料部门为例,财务成本预算中产品的综合毛利率为32%,这就须要对直接材料、直接人工及分配到两者的制造费用进行明细预算.预算对整个生产的控制也体现在定额标准,例如医用膏布的规定标准涂膏是34.7克/平方米,在取料时原料控制量为上下浮动5%.其中膏布的工艺过程为复合、制膏、打膏、裁切和包装.复合是医用里布与透明塑料膜两者粘贴,塑料膜是对医用里布起保护作用,生产过程是全自动.膏浆是橡胶、凡士林和氧化锌的混合物,永宁尔公司有自己的膏浆制作车间.打膏是膏布生产中最繁重的工作,打膏分自动和手工,膏浆注入和摊平自动流水线完成,如果赶订单就启动手工打膏程序,工作量会加大不少.裁切是手工完成,这是成本控制的重要环节,如果没有良好的车间管理和熟练的裁切工,残次品会大幅度增加,进而制造费用增加和产品成本提高.包装工工资是计件工资,会计按以前年月的递增5%进行预算,成本事前控制问题也就是预算表格的合理编制问题.事后控制是会计通过制作成本报表显示各工序实际生产成本明细,上报分公司经理,通过公司会议下达车间管理人员,车间管理者指导生产一线工人提高工艺技能,从而减少损耗降低成本,争取成本领先优势.整个药业有个严重的成本控制漏洞――没有相应的原材料和包装物领料单,2008年所有“原材料”到“生产成本”的记账凭证中未附原始凭证,仓库系统只出具月末库存表.会计人员不能熟知材料的领取、放回和损耗的实际运营情况,这对成本的降低起负面效应.
6.总结问题
由于杭州永宁尔纺织有限公司（集团）正处于快速发展阶段,许多会计控制程序欠完善,财务是整个公司最薄弱环节,不足之处主要体现在以下几个方面.权力的过度集中,例如货币资金的支付,永宁尔公司规定超过1000元的任何货币资金的支付转账必须通过董事长亲笔签字才可执行,“事必躬亲”,影响财务办事效率.重复做账,公司财务规定,现金收支都需要通过会计和出纳的双重入账,增加财务不必要的工作量.审核虚设越级签字,例如一笔采购合同是购买1000公斤的创口贴特殊护膜,而采购员实际采购为1050公斤,这种特殊护膜是外销沙特的稀少订单,剩余50公斤等于是无用的堆积库存,等于损害公司利益.但是如果不购买这50公斤货,供应商将停止供货.按公司会计控制程序则必须由会计签字环节才能对外付款,敷料会计因根据采购合同而不在付款单据上签字,但采购员直接绕过会计向分公司经理申请签字,再由出纳签字付款.会计部门与生产部门衔接不够,会计出具的生产成本明细表必须通过会议下达,耽误控制时间,而生产部门认为会计不懂工艺和合理损耗,没有按时按量进行改进,两者缺少沟通.信息系统不全和过时,公司没有新中大账务处理的辅助核算模块,而且ERP和公司实际操作不相适应.
二、 中小企业管理控制不合理之处的原因剖析
1.人员素质不高
与公司其他部门相比,财务系统人员素质薄弱,高素质财务人才的缺乏是公司财务板块和整个公司持续发展的瓶颈.在16个财务人员中,只有药业主办会计是大学本科财务专业毕业,财务主管是财务大专,其他人员是中专、高中和初中文凭,一些会计人员没有会计上岗资格证.有些会计人员借贷方向和三张报表的编制不熟悉,没有独立处理会计业务的工作能力.例如,纺织部门有一财务人员工作8个月后还不能总结会计处理流程,只有在会计主管的指导下完成凭证制作和报表输出,也就无所谓财务管理和生产控制建议.总经理的理念与财务人员的实际操作能力出现矛盾打个比方,下层人员的拖拉机是跟不上上层要求的喷气式飞机.例如总经理接受EMBA教育后,认为会计控制是生产成本控制的重要内容,会计人员应为协助分公司经理下车间管理,制作各种成本控制模版提高生产控制效果；而底下财务系统没有专业能力完成此项任务,因此公司财务“换血”迫在眉睫.
2.“近亲繁殖”现象
财务人员中一名出纳是董事长夫人,两名助理会计是董事长侄女和外甥女,分公司经理、人事部、生产车间、采购员和业务员与董事长有千丝万缕的联系,家族式企业的关系网是整个财务按制度办事的大敌.有些随意行为背道企业利益,如原料的不合理损耗,礼券的任意取送,残次品无故售出等亲情办事对会计控制加大难度.有时整个财务就形同虚设,制度约束了不够,那例纺织坏账就是董事长表弟操作,会计的控制滞后很大程度上由于规范在关系面前的脆弱.
3.缺少相关审计及相应执行部门
永宁尔公司本身没有设立内部审计部门,现财务系统也没有审计专员.许多会计的处理没有实质性审核,原始凭证与经济活动内容就不符,过账就没必要进行,但是财务人员也只是完成任务理念做账交差,致使公司的账页与经济实务偏差较多.
虽然有与一家会计事务所合作,名义上整个会计内部审计由会计事务所的注册会计师完成.但是许多成本明细报表的编制通常在注册会计师的指导下完成,自己审自己不合理.再则,公司注册会计师的审计主要是对外税收规避和纳税筹划,而不是研究会计控制内容和过程的合法性和有效性.
许多销售虽然有风险估计的审计,对客户信用评价和付款要求的限制,但是纺织部门没有管理销售应收款的专门财务人员,而且会计人员女性多,出门讨债困难,因此永宁尔公司必须建立相关法律咨询部门协助财务人员进行应收款的管理.
4.流动资金筹集和使用混乱
经济危机的影响下2008年银行对永宁尔公司进行信用额度的重新考评后贷款有所减少,公司为弥补流动资金,部分贷款是年利息率为（10个月）10%的民间高利贷,民间高利贷没有法律效应的借贷款合同,所以这些款项是进入企业内部管理账账簿不进入正规账簿,这对货币资金控制的一体化规范带来困难.几乎每个中小型企业都有“小金库”问题,这当然有利于减少企业的利益流出.但企业上层把资金使用于不必要的业务招待等的做法,影响企业的会计对资产的有效控制力度.
三、 经济危机下健全管理控制体系对策
1.精简部门完善制度
永宁尔公司财务的处理程序由分公司处理和总公司处理组成,存在重复做账问题.会计人员看似有16人之多,加上仓库系统共有40多人员,但每个人都怨声载道工作量大,这主要是做大量MUDA存在.业务流程再造是精简部门的最佳途径.公司财务系统组织结构可设想成立货币现金、应收销售、应付采购、成本结算、总账和审计部门,对纺织和药业进行一体化财务操作.但这需要熟悉公司整个流程的一把手人才,这种人才的招聘和培养需要大量成本.
以应付和采购账款控制为例,建议公司如何改进会计控制.仓管员可以直接在材料入库时直接把数据录入ERP,而不必要凭流程的最终单据操作,提高ERP“库存”的时效性.省去总经理的审核签字,简化流程和权力下放；出纳出来不必记入应收账款只负责付现,只有涉及现金或银行存款的业务才通过出纳,其他就省去出纳记账环节,减轻出纳工作量,提高控制质量,避免重复做账.
“456”是永宁尔公司的部门设计理念,4个人干6个人的活拿5个人的工资.公司增加变革推力减少变革阻力是流程再造成功的关键.例如流程过剩的财务人员职务安排问题,但公司正处于飞速发展状态,许多非财务岗位需要大量员工,把过剩财务人员安置到确切工作岗位是克服流程再造障碍的有利保障.
提高制度的权威性和执行性.“人治”关系复杂.很多中小型企业虽然有一套财务制度,但是会计处理经常不按制度行事,例如永宁尔公司许多业务缺少环节,没有某部门的签字审批甚至相关责任部门不同意,只要分公司总经理批准业务活动就可进行.公司坏账多有一个主要原因是没有制定现金折扣制度,对销售支付形式没有实现制度控制,购买者数据库欠完善,折扣率
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