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随着社会形势的发展和变革,许多单位的档案管理远远赶不上形势发展的需要,既影响了现代管理工作水平,又给工作带来了诸多不便.现就档案管理的现状、存在的问题和解决办法略加以分析.
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工作现状
一、无专职档案管理人员.由于许多单位没有固定的档案管理人员,档案管理多以兼职人员为主,大部分人员在单位中都身兼数职,对档案管理工作投入的精力有限,也没有经过专业的档案知识培训,对档案材料的收集、整理、归档、装订、续编资料等业务不了解,很难胜任档案管理工作.
二、手工归档操作频繁.由于条件有限,大部分单位档案归档依旧采取的是手工式操作,手工抄写各种重要历史资料,包括归档文件目录、组织机构沿革、大事记、全宗介绍、各类索引等等.
三、档案查阅方法落伍.到现在为止,大部分单位采取的依旧是手工查阅的办法.由于有些案卷和文件反复使用、反复调卷,导致案卷号、归档章模糊不清、纸张有磨损、文件有掉页、案卷有松散等现象,这些因素不但影响档案管理员的工作效率,而且还会影响档案的齐全、完整和美观.
四、档案管理硬件设施落后.由于单位用房紧张,导致档案室与办公室合二为一,这样既不利于档案的管理工作,也不利于档案的保管和查阅.就连最基本的计算机也未配备,更谈不上“八防”（防尘、防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温、防腐）设施的到位.甚至有些档案室出现渗水、漏水、狭窄、潮湿等情况,档案现代化管理更是无从谈起.
五、档案管理制度不健全.由于没有完善、齐全的档案管理制度,档案管理人员又缺乏全面系统的学习,对工作不上心、不尽心,思想松懈,对文件材料的收集、整理、分类、装盒、装订及续编大事记、组织沿革等业务不了解.特别体现在收集时不遵照收集范围规程,导致有些文件材料会重复收集
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档案管理学术论文的写作
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加强档案管理的几点对策
一、增强档案管理人员素质.一是档案工作者必须具有多元化的知识结构,不断的学习和掌握档案管理方面的知识,特别是档案以计算机管理软件及电子档案等知识,对实现档案管理现代化、信息化具有直接作用.二是全面掌握档案专业知识,如档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、修裱、销毁等有关档案知识和基本技能.三是从档案管理现代化发展趋势来说,必须要掌握档案现代化管理,提供高层次档案信息服务等能力.档案管理部门要不间断的开展档案业务指导与培训工作,把新的方针政策及时传达给档案管理人员,让他们及时转换工作方法、工作思维,及时紧跟时代步伐,不断提高档案管理人员的整体素质,保证档案管理者业务精通,为服务档案做好前提工作.
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二、健全档案管理制度.档案管理工作是一项业务性很强的工作,结合本单位工作实际,根据《档案法》等有关法律法规,为本单位制定一套科学化、合理化、适用化的档案管理制度,做到制度上墙,操作人员有章可循.如《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》等各项规章制度,使档案工作繁而不乱,津津有序,这样做便于将零散的档案收集齐全、集中统一管理.
三、加大硬件设施配备.根据本单位的实际情况,一是要确定一间超前化、规范化、标准化的综合档案室.二是要配备一些辅助设备,如计算机、打印机、复印机、防磁柜、扫描仪等.三是随着现代网络的发展,传统的手工操作已被计算机所代替,档案管理者要根据本单位的实际情况,制定一套实用的机读目录或采用档案管理系统专用软件进行立卷、编目、检索、统计、借阅等工作.改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的情况,由计算机统一管理、统一编号,这样不但减少了繁琐的手工操作,还能提高工作效率,使文件的利用率、准确率大大提高.四是要随着信息管理的发展需要,有条件的单位可以将档案目录和一些政策性文件纳入局域网,利用局域网系统加强办公室之间的资源共享,满足大家查阅的需求,从而推动档案工作的发展.
四、强化档案服务意识.一是完善档案精细化管理.使档案的收集、管理、使用更加科学化、正规化、规范化、准确化；二是加强档案信息化管理.通过运用微机、光盘、档案管理系统等新型存储介质和管理系统,不断提高档案管理的水平；三是强化主动服务意识.变被动服务为主动服务,树立我为档案、档案为社会的新理念,对档案的收集、保管、利用等前提工作应进行认真研究分析,及时了解社会需求,编印一些有保存和利用价值的档案,及时准确地为查阅者提供参考.
五、加强档案信息化管理.随着社会的发展,档案管理工作也面临着一次脱胎换骨,要抢抓机遇,实现档案信息化管理,积极探索合理的、适用的档案管理模式,利用计算机进行整理、编目、保管、鉴定、检索等业务工作,实现档案信息资源的合理配置,及时有效的给社会提供全新的档案信息理念和高质量、高水平的档案信息产品,使档案工作更好地为社会服务,不断满足档案信息的需求.
总之,为改变档案管理的现状,实现档案管理更加现代化、科学化、规范化,就要不断更新观念,紧跟时代步伐,用新思维、新理念、新方法,促进档案事业的长期发展.
（作者单位：陕西省宝鸡市人民政府办公室）
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