国内大学档案馆上网引发的思考

一个没有高速信息网络的国家，算不上一个现代化国家；一个没有校园网的大学，称不上一个现代化大学；那么一个游离于校园网之外的大学档案馆，也很难说得上是一个现代化的大学档案馆。人类正进入信息化社会，计算机网络已成为一项促进社会发展的重要“基础设施”。它的迅速发展和广泛应用，正深刻地改变人类工作方式和生活方式。如今，一个没有自己的高速信息网络的国家，算不上一个现代化国家；一个没有校园网的大学，就根本谈不上是一个现代化大学。校园网是旨在将一所学校内的各种ＰＣ机、工作站和终端，通过高性能网络，连接到各种服务器上，组成分布式的计算环境，使其成为提高教学、科研和管理水平的重要基础设施。国内一些一流大学的档案馆如南京大学、上海交通大学、复旦大学、清华大学等校档案馆也陆续在校园网上开通自己的主页。他们充分利用Ｉｎｔｅｒｎｅｔ提供的万维网ＷＷＷ、３Ｗ或Ｗｅｂ技术，宣传高校档案工作，树立新形象，建立高校档案工作新模式。一、几所大学档案馆上网内容简介及网址清华大学档案馆提供上网的信息有“档案馆概况、馆藏情况、档案利用效益、档案自动化管理、对外交往等”。南京大学档案馆提供上网的信息有档案馆简介，其主要内容有“南京大学档案馆的职能、档案馆机构设置、档案馆学术研究成果、可供网上查询的数据库使用介绍”。档案信息检索的主要内容有“南京大学、院士简介、中青年专家简介、南大学籍、中大学籍、教授简介、校友档案、职称评聘、研究生论文、科研成果”，１９７９－１９９７年南京大学文科成果包括专著、论文、获奖情况统计，江苏省高校档案信息通过南大档案馆提供的江苏高校名录链接点可直接访问该校档案部门，网上档案馆主页信息站点等。复旦大学档案馆提供上网的信息有“多媒体档案编研、学校历届获奖科研成果、研究生论文摘要、档案工作基本情况”。上海交通大学档案馆提供上网的信息有“档案馆简介、校史博物馆简介、截至一九九六年馆藏案卷总数、校档案馆和校史博物馆人员结构表、校友人物信息”。上述内容分别在不同的页面上。河海大学档案馆提供上网的信息有“档案法规、制度建设、校史陈列、张闻天陈列展、档案馆简介、组织机构沿革、河海大学大事记、国家二级升级达标材料”，档案信息查询的主页内容有“科研、硕士业务、文书、专利、博士生、获奖成果”。各大学档案馆网址分别为：南京大学档案馆ｈｔｔｐ／／ｄａｗｗｗ．ｎｊｕ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｎｊｕ／ｎｄ．ｈｔｍ或ｈｔｔｐ／／２０２．１１９．４１．３０／ｎｊｕ／ｎｄ．ｈｔｍｈｔｔｐ／／ｄａｗｗｗ．ｎｊｕ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｓｅｒｖｉｃｅ．ｈｔｍ档案信息检索或ｈｔｔｐ／／２０２．１１９．４１．３０／ｓｅｒｖｉｃｅ．ｈｔｍ清华大学档案馆ｈｔｔｐ／／ｗｗｗ．ｔｓｉｎｇｈｕａ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｄｏｃｓｎ／ｄａｇ．ｈｔｍ复旦大学档案馆ｈｔｔｐ／／ｗｗｗ．ｆｕｄａｎ．ｅｄｕ．ｃｎ／ＦｕｄａｎＩｎｔｒｏｄｅｘ．ｈｔｍｌ上海交通大学档案馆ｈｔｔｐ／／ｗｗｗ．ｓｊｔｕ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｃｈｉｎｅｓｅ／ｗｅｂ１５／ｉｎｄｅｘ．ｈｔｍｌ或ｈｔｔｐ／／ｗｗｗ．ｓｊｔｕ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｃｈｉｎｅｓｅ／ｗｅｂ１５／ｄａｇｊｊ．ｈｔｍｌ东南大学档案馆ｈｔｔｐ／／ｗｗｗ．ｓｅｕ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｓｅｕ／ｄａｇ．ｈｔｍ哈尔滨工业大学档案馆ｈｔｔｐ／／ｗｗｗ．ｈｉｔ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｇｅｎｅｒａｌ／１３／ｎｅｗｐａｇｅ２．ｈｔｍ天津大学档案馆ｈｔｔｐ／／ｗｗｗ．ｔｊｕ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｄｏｃｃ／ａｒｃｈｉｖｅ．ｈｔｍ华东师范大学档案馆ｈｔｔｐ／／ｗｗｗ．ｅｃｎｕ．ｅｄｕ．ｃｎ／ｃｈａｐｔｅｒ５／ｄａｎｇａｎｇ．ｈｔｍ河海大学ｈｔｔｐ／／２０２．１１９．１１４．１３７／ｗｅｂｓｑｌ．ｄａｇ／ｉｎｄｅｘｈｔｍ二、上网高校档案馆的突出特点及笔者个人感触１走向社会，宣传自己。高校档案部门把自己的有关信息存入某一ＷＷＷ服务器，供有兴趣的使用者来查询，这种介绍方式的影响要比到档案馆实地查阅文字资料影响大得多，甚至不亚于电视广告的影响。因此，几乎所有上网学校的档案馆都在其页面辟出相当大篇幅介绍自己，宣传档案工作的重要性。以南大档案馆为例仅１９９７年１０月至１２月，就吸引５０００个网上用户来访。①而且档案馆网上的信息随时更新，始终保持了信息的新颖与准确，费用也较低。目前，高校档案馆的文化色彩相对来讲比较淡薄，但这不是有的同志所认为的是学校投入太少造成的，而是它自身的“官档”色彩多于它的文化色彩。它存在的主要问题就是服务面很窄，主要面向学校的党政机构。文化需要传播，传播是成就文化的一个重要动力。通过计算机网络进行信息共享与信息交换，从传播的角度讲，彻底改变了空间对人的约束。高校档案馆要想真正使自己具有科学与文化性质，就应该在指导观念上由为少数人服务转变为面向普通大众服务，也就是说应多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。而当今及未来的社会最有影响的传播媒体莫过于计算机网络，高校计算机的普及率和计算机网络化程度都远高于社会其他部门，师生普遍利用校园网作为获取与传递信息的重要手段，早已是不争的事实，可以说这是高校与社会其他部门重要的不同之处。以清华为例，全校已有７０００多台计算机与校园网相连，近２０００名教师开通Ｅｍａｉｌ。因此说，借助于计算机网络摆脱自我封闭，走向社会，贴近平民百姓，应该是高校档案馆的一种最佳选择。值得庆幸的是我们一些高校档案部门已经将自己的计算机管理系统纳入到互联网中，他们做出了有益的尝试，值得档案界同行广泛的学习。但是他们的数量实在是太少，以教育部所属的高校档案馆室为例，仅有四分之一有自己的ＵＲＬ，如此多的院校档案部门游离于校园网之外，这不能不说是一种遗憾。２以自己的特色去吸引利用者清华大学档案馆的特点是以图文并茂形式突出介绍自己的馆藏珍品档案和档案利用效益的实例以及自行开发的ＴＨＤＡＭＩＳ多媒体档案及办公管理信息系统所发挥的作用，上海交大档案馆则突出江泽民总书记回母校视察过的校史博物馆，而复旦大学档案馆则以多媒体档案编研见长。值得推崇的是南京大学档案馆，它不仅在网上推出丰富的档案信息资源，其主页也设计得非常出色，提供的“链接”点特别多，这些链接点不仅包含有大量本校馆藏档案信息、本馆的科研成果和论著目录，而且提供超级链接将一些国内大学档案馆主页及北美、英国、澳洲的有关档案馆主页同南大档案馆主页链接在一起，使利用者网上浏览南大档案馆的同时，也能搭便车访问国内外各类的档案馆，很能吸引利用者。这说明南大档案工作在高校中始终处于一种领先地位。与南大档案馆主页相类似的还有河海大学档案馆，其主页面的设计称得上一流水准。到目前为止，笔者只发现这两所学校档案馆能向网上用户提供档案数据库检索服务功能。有特色、能吸引利用者的高校档案馆主页，最能反映出该档案馆的领导水平、人员素质、管理观念和工作状况是否真正达标。３可利用的档案信息资源太少浏览网上大学档案馆就会感觉到可供利用的档案信息资源实在是太少，除了南大档案馆、河海大学档案馆与复旦大学档案馆外，其他学校档案馆主页都给人一种门脸好看，但难以进入之感。有的在主页设计上有欠缺，只有内容单调的介绍与规划，或者标明有关档案信息资源仍处于“正在建设中”，来访者找不到“嵌入式链接”点，只能“望门兴叹”。按理说从８０年代中期开始，一些高校档案部门已开始使用了计算机，数据的积累应该有一定基础，为何到用的时候，却拿不出东西，这恐怕跟高校档案部门长期以来“闷头造车”有着很大关系，而且相当多的档案工作者依然奉行“通过计算机辅助档案工作人员对档案载体进行管理”观念，不考虑社会的需要。比如说“某系某专业某届张三等毕业生学籍表”这个案卷题名在我们档案部门司空见惯，可是上网却不行，人家要核对李四的学籍表，看他是不是贵校学生，那这个案卷题名则发挥不了任何作用。因为人家是要看你的信息内容，而不管你载体如何。档案馆的ＷＷＷ服务应是脚踏实地围绕着社会的实际需要去吸引利用者，不能仅追求有一个好看的“门脸”，而没有“真货”。因此要非常注重支持ＷＷＷ服务技术的档案数据库应用系统的建设，不要再搞那些高投入仅为自己服务的条目型小数据库了。４不搞争论积极上网。档案部门有一种倾向，就是喜欢在电子文件不能永久保管、缺乏凭证作用、计算机网络不够安全、不能保密等问题上争论上一番。似乎这些问题不论证清楚，计算机网络与电子文件就很难与档案工作结伴同行。笔者认为：首先计算机网络与电子文件存在是当今社会发展的需要，是人类历史进步的必然，不管你档案工作者愿意与否，它都将以最快速度在我国推广与普及。清华大学为何在减员增效上取得那么大的成绩，关键得益于推行办公自动化的“泰山工程”。今后高校档案部门是不可能没有限度地要求学校投入大量的人力物力去整理档案载体的，而档案计算机管理网络化和档案信息数字化或电子化才是高校档案工作高效发展的必然趋势。其次，对于计算机网络与电子文件所存在的技术上的弱点只能靠技术上的发展去解决，作为计算机网络的使用者，电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展，也有责任采用最先进信息技术解决上述问题，而不是空泛地争论，更不应该借此将网络拒之门外。三是任何争论的结果都将是耗费宝贵的时间，丧失大好的机遇，最后一事无成。所以凡拥有校园网的学校，档案部门都应积极上网，积极创建新的档案工作模式，使之成为能够吸引利用者的“信息中心”，否则高校档案工作可能要陷入前途未卜的境地。注释：①论互联网上的档案信息实时采集与服务／汤道銮等／／档案学通讯。１９９８．５，Ｐ４９