司法改革背景下基层检察院档案管理工作研究

司法改革背景下基层检察院档案管理工作研究

【摘要】随着司法改革的推进和社会档案意?R的增强，依法管理检察档案工作的地位更加凸显，检察档案的规范化、专业化建设也受到更多的关注。本文以基层检察院档案管理工作当前存在的对于档案管理重视程度不高、档案管理队伍建设不够、档案管理信息化进程较慢等问题为出发点进行分析，从深化检察档案工作机制建设、档案队伍素质能力建设、档案管理信息化建设三个方面提出对策。
【关键词】基层检察；档案管理；信息化
档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，原始记录性是它的本质属性。检察档案包含于档案，但由于检察工作的特殊性，除具备一般档案的基本特征外，还承担着纠正冤假错案、维护社会稳定等功能。在新形势下，只有充分认识检察档案管理工作的特点，才能把检察档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道，使其更好地为检察工作服务，更好地推动检察各项工作的顺利开展。
一、基层检察院档案管理工作存在的问题
（一）检察档案管理思想落后，重视程度不够
现今档案载体数字化是必然趋势，越来越多的电子档案正取代纸质档案充实到档案库中。在传统的纸质、实物文件和电子档案并存的局面下，如何进行统一管理，使之准确、迅速调取、借阅、归档、对照比较，是今后档案工作必须解决的。另一方面，是对档案工作思想重视不够、档案意识不强。对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间没有给予充分的保证，也没有真正把档案管理工作与部门业务工作有效结合起来。这就导致档案资源的开发利用不够。
（二）档案人员配备难以满足新形势、新要求
目前，根据相关规定，各基层检察院都设置了专门档案机构，配备了专职档案人员。但受案多人少矛盾的影响，或因工作需要，个别基层院检察档案工作人员具有一定的流动性，严重影响了档案工作的稳定性和长久发展。有的档案人员缺乏系统培训，导致部分档案人员对档案工作业务不熟悉。如随着新刑诉法的实施，诉讼档案中随附的录音录像电子光盘的保存和归档问题存在争议，亟待出台相关规定进行规范。
（三）规章制度不全，档案管理体系化建设亟待加强
应该说，规章制度不健全、监督制约力不强是目前困扰基层检察院档案工作健康发展的一个十分突出的软伤。在一些基层检察院，有的没有把档案工作作为各部门岗位目标责任制的一项重要参评指标进行考核，导致难以确保部门负责人和具体管理人员把岗位责任指标落实到档案管理工作实处；有的归档程序混乱，没有严格按照上级要求进行归档；有的借档手续简单，还档期限不定，归档周期长且任意，在一定程度上增加了案卷材料遗失的可能性，降低了立卷质量。
二、基层检察院档案管理工作健康发展的几点建议
（一）更新理念夯实基础，促进档案管理工作落到实处
基层检察院要充分认识档案工作在整个检察工作中的重要地位，切实采取有力措施，夯实档案管理基础。
首先要加大对档案业务知识培训力度。要实行“档案新规定实施讲解辅导制度”，档案人员对有关档案工作的新规定要先学一步，然后到各业务部门以上小课的方式巡回讲解辅导，使承办人员及时掌握立卷工作的最新要求。在新进人员上岗培训时要开设档案辅导课，进行知识讲解和现场操作，使新进人员从一开始就接触规范的立卷程序和装订方法。
其次要采取反面鞭策和正面引导双管齐下的管理模式。实行“归档情况通报制度”，对各部门的归档情况每半年通报一次，这对档案材料的及时归档能起很好的督促作用。同时，还可以开展如“优质卷宗、优秀立卷人”评选、书记员装订卷宗比赛等活动，奖优罚劣，使相关部门和干警对立卷归档工作更加重视。
最后要运用科技手段辅助管理。档案工作是一项延续性极强的工作，纸质依然是它的当家载体，但如果将信息科技融入其中，使档案的调取、查阅、利用更便捷的话，那无疑是给档案工作插上了一副翅膀。
（二）建立专业技能全面，强化档案队伍建设
一方面，健全组织机构，充实档案人员管理队伍。设置专门机构和配置档案专业工作人员是实施档案工作科学化管理的先决条件。要提升检察档案管理人员的政治素质，树立高度的职业责任感和坚定的事业心，提高档案管理人员的档案意识和法制观念，充分认识检察档案的重要性以及它们潜在的价值。
另一方面，优化档案业务培训，提高档案专业化能力。建立对档案管理人员定期培训制度，提升业务水平。掌握档案工作知识，强化依法治档意识，提高工作标准；加强信息化技术学习，聘请专业人员，对档案人员进行档案数字化应用技术培训，使其能够熟练掌握现有系统软件的使用，充分发挥好现有设备的技术效益。
最后依靠加强档案研究和宣传，扩大管理效果。通过网络宣传及其他多种途径积极开展档案法律、法规的学习、宣传、教育，进一步增强“依法治档”意识。学习先进理念和经验，做到取长补短、为我所用，不断提高档案工作水平。
（三）规范规章制度，促进检察工作科学发展
一是建立档案管理各项规章制度，使检察档案开发工作有法可依、有章可循。要以档案法规精神为指导，着眼形势发展要求，把原有工作制度加以创新充实完善，形成科学实用的管理体系，推动档案工作向更加规范的方向发展。
二是以检察院《档案管理工作制度》为规范，树立起“安全管理是档案工作生命线”的理念。进一步明确“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”安全目标，强化“制度严防、设施固防、物理隔防、技术封防、人员协防”等“五防”举措，从而把安全管理制度化，确保档案运行、存储安全可靠，达到优质管理的标准。
三是推行档案总体管理运行制度，强化档案管理流程定位。严格按照检察机关档案管理流程抓好落实，克服随意性、盲目性，使基层检察院档案管理规范化、常态化、科学化。