大数据时代的企业档案管理信息化建设探讨

大数据时代的企业档案管理信息化建设探讨

【摘要】大数据时代下强调的是信息的搜集和利用，它对于大型企业来说，档案管理信息化提高了企业经营效率和人员管理质量。本篇文章基于大数据时代背景，首先分析企业档案管理信息化的必要性，随后提出应对信息化建设的几项对策。希望本文的研究能够为读者提供有益参考。
【关键词】大数据时代；档案管理；信息化
随着互联网的普及，社会信息化进程加快，在此趋势下企业纷纷开始经营和管理的信息化建设，对于档案管理信息化是其中建设的重要部分。企业经营过程中产生了海量数据，只有运用信息技术、计算机技术才能有效从大量的信息中搜集和利用目标信息。此外，档案管理信息化帮助企业实现数据共享化、实时化和网络化，通过多个部门和专业互相协同，使之管理更具科学性。
一、企业档案管理信息化建设的必要性
随着网络、信息技术的出现，数字化的浪潮正席卷全球，这场涉及人们工作生活方方面面的新技术，正极大程度改变着生产方式。由此产生海量的信息资源，它们也是企业发展的重要助力，是提升自身市场竞争力的关键。在这场浪潮中，企业档案部门承担着更为重大的任务，它所管理的信息资源是为企业决策层和管理层提供决策依据的关键。传统的档案管理方式，在归档、分类、记录和保存方面存在效率过低，且人工化程度过高的问题，档案信息的更新和记录存在一定的滞后性，使得提供的档案管理功能只有简单的查阅，未能开发和拓展档案信息的其他应用。
为了最大程度提升市场竞争力，企业纷纷建立自身的企业网，它为企业经营、管理提供了较好的工作环境，改变了传统的工作方式，通过企业网能够实现电子商务交易、项目研讨等功能，这些网络软、硬件设施的建立，促进了档案管理信息化建设，对档案管理提出了更高的数据管理和应用要求[1]。
在大数据时代下，信息资源日趋数字化，文件的传递也倾向于在网络上传输，存储介质也从传统的纸质材料转向数字化存储，正是档案管理工作环境的变化，文件呈现动态化管理的趋势。借助于新设备和新技术，为档案管理信息化建设创造良好条件，通过建立相对完善的档案管理系统，使档案的管理和利用变得更加便捷，在模糊查询、组合查询方面有更突出的表现，使得存储的档案形式也发生了一定的改变，出现了视频、声音、图片等新档案格式。
二、企业档案管理信息化建设的策略
（一）改善?n案管理软、硬件环境
相对于传统档案管理机制，信息化的档案管理对于软件和硬件的需求较高，前者需要足够的技术支持，在档案利用方面开发新的功能或工具，以此加强档案在整理、保存和传递的安全和稳定；后者需要足够的存储设备、服务器、扫描仪、路由器等设备。在软件层面，需要根据企业自身的实际情况，选取合适的档案管理模式，基于网络信息传输速率和安全的前提，以企业档案网站作为档案的管理平台，由此构建相应管理系统，由此实现档案信息数字化、网络化。
企业档案网站是面向外界的重要窗口，是网络上的一个站点，依据企业管理的需要决定是否面向公众或仅在公司内部运行。相比于传统封闭化的档案管理模式，档案管理信息化各注重信息资源的传递和共享，通过档案网络系统的建设，使其管理的数据和信息能够有效传输给有需要的用户。鉴于此，该网络系统向用户提供信息查询以及常规的档案利用等服务，它的表现界面为普通的网页形式，同时企业生产经营数据与数据库保持同步[2]。
（二）建立档案管理信息化标准
随着企业的生产经营逐步实现管理和经营网络化，随之涌现了大量的电子文件和档案，这些文件的存储介质、格式都存在一定的差异，造成了电子文件管理的难度，为了更好地对这些文件进行统一管理，需要为此建立档案信息管理标准，以制度作为档案管理工作的保障。目前，我国也出台了一系列关于电子档案的国家标准，这些标准涵盖了光盘存储、归档和管理要求。但是，这些标准并不一定适用于每个企业，因此要在国家标准的基础之上，结合自身的实际情况和管理需要，制定个性化的档案信息化标准体系。
若是企业没有建立起档案管理信息化的标准体系，那么很容易在搜集文件和使用时，出现软件不兼容、存储错误的问题，对于后续的系统升级和改造带来非常大的阻碍。此外，与提供技术支持的公司出现合作的变故，合作公司不能再为企业提供技术支持，又由于标准体系不健全，使得新的软件开发公司不能有效衔接和接入现有的档案管理信息系统。之所以出现这种情况，很大部分与前合作公司的开发语言以及开发系统的运行环境有关，使得数据库与新的软件在兼容方面出现问题。此外，数据库硬件规格不一样，导致企业的许多档案管理操作只能单向进行，无法实现有效的资源共享。
因此，企业要重视数字档案管理标准体系的建设，在建立数据库以及档案管理系统前，需要建立好相应的标准，然后再让软件开发公司根据此标准开发出适合企业长期发展和经营需要的档案管理信息系统。关于建立的信息化标准，需要注意以下几点：1、档案管理标准；2、硬件设施标准；3、档案数字化加工标准；4、档案保存、记录和管理的运行平台标准；5、信息、数据传输标准。
（三）构建安全的档案安全防护体系
上文提到，档案管理信息化更注重信息的共享和利用，它具有网络化的特点。因此新的档案管理模式更开放，特别是在大数据时代，容易被病毒、黑客和竞争对手利用技术手段，对企业档案信息进行窃取、破坏。因此很有必要采取反病毒、反网络攻击的安全措施，抵御档案信息的网络风险。此外，还要加强信息资源共享、信息审计等方面的制度建设，强化商业机密信息和数据的保护力度。
首先是基于大数据时代、档案管理信息化的环境，制定针对性强的机密信息保护制度。通过为信息数据的使用者，按照员工的层级和档案设立相应的等级权限，尽可能减少机密信息被接触的数量。对于经常接触到机密数据或信息的关键岗位的员工，要与其签订保密协议，降低机密档案信息泄露的风险，避免这些员工为了私利出卖公司机密。在此基础上，及时更新机密信息，将不再需要保密或过时的信息进行公开。其次，是建立信息资源的共享制度，为了提升档案信息的利用率，需针对档案信息制定详细、完整的关于查询、复制和传输等方面的操作细则，根据档案的保密程度和等级，限定传播范围。最后是建立信息审计制度，需要在企业内组建信息审计与监控小组，负责监督档案信息的使用情况，针对档案信息系统的安全性进行评估，防范信息泄露的风险，及时处理发现的问题[3]。
（四）建设高素质的档案管理信息化人才队伍
企业档案信息管理的执行主体是人，哪怕新的档案管理模式在操作和管理自动化水平有了一定程度的提高，但是也不能完全取代档案管理人员，对其的综合素质提出了更高的要求。档案信息管理不仅是保存和记录信息数据，同时将企业现有的信息资源转化为有效情报。而这项操作，要求对企业生产、财务以及销售方面的流程有一定的了解，需要懂得技术和管理的复合型档案管理人才。
加强档案管理人才队伍建设，可以从以下几个方面入手：1、校企合作，以人才定向化培养模式，从高校获取符合企业发展需要的人才资源。2、通过定期或不定期的员工培训，加强企业档案管理的水平，加强信息技术、网络技术的应用能力。熟悉国家新出台的法律法规、企业生产经营流程以及保密工作的培训。
结论
综合上述，在大数据时代下档案管理信息化建设，是企业实现长足发展的关键，是对企业信息资源的深度开发和利用。因此，要明确企业整体规划，确立科学目标，利用各种科技手段和管理方法提高工作效率，进一步推动企业档案信息化建设良性发展。
参考文献：
[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2015（05）：127-128.
[2]张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛（下半月），2014（11）：148-149.
[3]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设，2013（07）：72-73.