Excel在引航机构引航费计费中的应用

Excel在引航机构引航费计费中的应用

摘要：引航员引领船舶进出港，签署引航签证单并经船方签字确认后，便产生了引航费，引航费计费工作量大繁琐，尤其是2017年9月15日以后交通运输部修改了引航费计费办法，改为按净吨分段计收，进一步增加了该项工作的复杂程度，面对这种情况，财务人员如何才能又快又好地完成引航费计费工作呢？答案就是利用好Excel建立引航费计费模板。
关键词：Excel函数设置；引航费计费；按净吨分段计收引航费
某引航机构按照交通运输部修订的船舶使费计费办法，执行的具体标准如下：
航行国际航线标准为：起码计费吨提高至2000净吨，40000净吨以下仍按每净吨0.5元计收，40001-80000净吨部分、超过80000净吨部分收费标准（引航距离在10海里以内）改按每净吨0.45元、0.425元，超过120000净吨（引航距离在10海里以内）的引航费按55000元?收。节假日、夜间进行引航作业的，引航费加收比例改至45%。引航距离超过10海里的引航费超程部分按0.005净吨（马力）/海里计收。超出引航距离以远的引航费，其超远部分按附件1（A）规定费率的30%计收。
航行国内航线标准为：见附件2，计费办法基本没变，但承运海洋原油、液化石油气（外贸进出口原油、液化石油气除外）的船舶，以附件1规定费率的50%计收。
据此，财务人员进行引航费计费时，针对外贸船舶尤其要特别关注，首先应将引航签证单与引航员航海日志进行比对复核以确保引航签证单上的信息正确，否则引航费计算结果将产生巨大错误。然后根据引航签证单上记录的日期、时段等信息，在引航签证单上标记出“夜班”、“节假日”、“超程”、“超远”，按净吨分段计收还应标记出净吨分段节点，这进一步增加了手工统计计算引航费的工作量和复杂程度，因此应用Excel进行引航费计费显得尤为重要。借助Excel设置函数建立模板，大致需要进行如下的步骤：
一、首先设计Excel模板项目
新建Excel表格，设立“船名”、“船代公司”、“内贸/外贸”、“引航签证单编号”、“海洋原油”、“开始时间”、“完毕时间”、“实际净吨”、“航次”、“基础费率”、“外贸基准引航费”、“内贸基准费用”、“夜班引航”、“加班引航”、“超程超远”、“收费金额”以及超程的“夜班”和“加班”等项目，把财务管理需要的所有栏目信息项目纳入，如图1所示：
二、在Excel模板项目单元格中录入引航签证单上记载的数据信息
根据财务管理引航费计费工作的需要，把数据分为已知数据和需要设定函数计算的数据，如上图，黄色单元格录入已知数据，由引航单证上直接获得；白色单元格需要设定函数由Excel利用黄色方格内的已知数据自动运算得出。
三、在Excel单元格中编入函数
本文以引航收费台账图1第4行为例，对Excel函数设置进行阐述，利用编制好的第4行中的函数，通过下拉复制，对本行下面的所有行次进行填充复制函数。
（一）计算净吨（I栏）的设定
外贸船舶引航费起码计费吨为2000净吨，小于2000净吨的外贸船舶不论大小一律按照2000净吨计费收取引航费，以I4单元格为例，通过设置公式“=IF（H4=0，I4=40000.1，I4=80000.1，I4=120000.1，I4（五）外贸基准费用和内贸基准费用函数的设定（T栏和U栏的设定）
在“R栏”和“S栏”已设定了外贸靠离泊和移泊的函数，所以在“T栏”设定函数就可以对此进行选择，得到想要的数据，所采用公式为：=IF（E4=“外”，R4，IF（E4=“外移”，S4，0））。“U栏”针对内贸船舶，由于内贸船舶的费率比较单一，只有靠离泊和移泊不同，所以公式为：=IF（E4=“内”，M4*I4*0.2，IF（E4=“内移”，M4*I4*0.15，0））。
（六）外贸船舶夜班引航费（W栏）和加班引航费（Y栏）函数的设定
夜班费和加班费费率都加收45%，当引航单证上有一个夜班（一个加班）时，在对应的“V栏”和“Y栏”填入费率0.45，当有两个夜班（加班）时，填入两个加班费率0.9。在“P4”设定函数=T4*V4/M4，在“R4”设定公式=T4*X4/M4，这样加收的这部分引航费，就会自动计算在“P4”和“R4”格内。
（七）超程费用（AB栏）的设定
对于外贸船舶引航距离超过10海里和超出引航距离已远的部分，要征收超程费用。而且，此超程费用也要对夜班和节假日征收加班费。由此，可以先在“Z栏”填入超程距离，“AA栏”填入夜班和节假日加班加收的部分：一个填入0.45，两个填入0.9。此两栏设计好后，超程费用“AB栏”的函数设定就变得明了。于是，“AB4”格的公式可以设为“=I4*Z4*0.005*（1+AA4）+0.3*T4*Z4*（1+AA4）/（7*M4）”，其中除数“7”是因为本港区超程引航海里数，如果超程距离不固定，可以把7替换成“Z4”格。
（八）外贸总费用（AC，AD栏）和内贸总费用（AE，AF栏）的设定
外贸总费用的设定就是把前面的外贸靠离泊或移泊基本费加上夜班、加班、超程费用，所以AC栏的公式为=R4+W4+Y4+AB4，AD栏的公式=S4+W4+Y4。内贸总费用可以编制公式，内贸靠泊费率统一为0.2元，移泊费为0.15元，所以公式分别为=M4*I4*0.2和=M4*I4*0.15。
（九）AG，AH，AI栏的设定
AG栏（非海洋原油收费）和AI栏（实际应收金额）的?O定和分段计收的设计思路是一样的，采用IF函数，对相应的数据进行选择，所采用的公式分别为=IF（E4="内"，AE4，IF（E4="外"，AC4，IF（E4=
"内移"，AF4，IF（E4="外移"，AD4，""））））和=IF（D4="是"，AH4，IF（D4="否"，AG4））。AH栏（海洋原油收费金额）的设定是根据海洋原油费率J4栏乘以航次和计算净吨所得，所采用函数为=M4*I4*J4。
（十）收费金额（AJ栏）对Round函数的利用
Excel表格允许直接定义小数位数比如财务记账要求的两位小数，但是这样实际操作的结果，经手工计算验证发现，Excel表格中的数字本身并没有实现真正意义的四舍五入，有时计算结果总与实际结果相差0.01～0.02元，若采纳这种四舍五入方式，在财务运算中就会出现偏差，导致与税控盘开票统计数及财务软件记账结果不一致，要解决这个问题，就要使用Round函数。以图W列数据为例，在单元格W4中输入“=Rund（AI4，2）”，即对W4单元格的数据进行真正的四舍五入后保留两位小数的操作。
（十一）利用隐藏功能，设计美化表格
此时的表格，虽然已经得到想要的数据，但是此表有一些编制公式需要的数据或公式栏，属于臃余数据，实际统计存档并不需要，这样的表格显得臃肿、尺寸过大不便于打印。利用Excel的隐藏功能，把不需要的数据列隐藏，就使表格变得清晰美观、尺寸合适，方便了打印纸质材料，有利于保存资料。（见图2）
四、结束语
每月运用Excel引航费计费模板，录入相关数据自动生成结果，将生成的结果与税控盘开票系统统计数及财务软件记账生成的结果三项数据进行比对，核查财务软件内的会计记账数据是否正确，并以此来判断财务软件记帐凭证数据与实际的引航费是否一致，极大减轻了日常工作中有关数据计算的工作量，提高了工作效率，起到了帐帐核对、相互对比、事半功倍的效果。
Excel为我们提供了引航费财务计算的最简捷工具，Excel是加强财务管理切实可行、快速有效的方法。