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摘 要 ：人事档案管理网络化是档案信息化建设的重要组成部分,实行人事档案网络化管理十分必要,有利于人才的合理流动和实现人才资源的优化配置.我国现行的人事档案管理制度具有计划经济体制色彩,存在分散多头管理等等问题.在人事档案网络化管理的起步阶段,最主要的是加强数据库建设、连网建设和集中管理.
关 键 词 ：人事档案；网络化；人才
一、实行档案网络化管理的必要性
简单的说,人事档案网络化管理就是通过将人事档案信息数字化,建立分属于各级人事档案管理中心的数据库,然后将孤立的数据库连接成网络,为社会提供网络化的调档查档等服务.人事档案网络化管理是建立在信息科学技术和社会经济发展基础的,实行档案网络化管理十分必要.
（一）实行人事档案网络化管理是优化人才资源配置和实现人才强国战略的客观要求.以马克思关于生产力和人的发展理论为基础,人才强国战略具有以人为本的重要特点.人才资源在社会的各种资源中是最宝贵的资源,也是经济社会发展的动力源泉.人才资源的开发是其他一切资源开发的前提条件.当前我国高等教育已基本实现了由精英教育向大众化的转变.据预计,十二五期间,应届高校毕业生年均规模将达到近700万人,人才流动性也明显加快.要实现人才强国战略,就要建立科学的人才选拔机制,保证选拨程序的公平公正、真实可信,杜绝档案信息失真的现象.要促进人才的合理流动,引导各类人才向农村、基层、边远地区和艰苦行业流动,促进人才在城乡、区域、行业间的合理流动和优化配置,离不开档案的网络化.人事档案网络化管理,利用集中管理的制度优势和网络技术优势,通过数据挖掘技术,将符合要求的人事档案信息以多媒体的形式汇集,借助于计算机统计分析,为人才选拨提供科学的建议,同时为制定教育、就业等宏观调控政策提供及时有效的政策支持.
（二）实行人事档案网络化管理是打牢档案信息化建设基础和推动信息化战略的重要一环.人事档案信息化就是充分利用信息技术,开发利用档案信息资源,促进档案信息交流和人才资源优化配置,推动经济社会发展转型的历史进程.全国档案信息化建设实施纲要中强调,把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案网络建设为基础,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务.当前,以“数字校园”和电子政务为代表的数字化建设浪潮在高校和政府部门方兴未艾.部分高校更是将档案信息化纳入了“数字校园”的建设格局,在实际工作中取得了很好的效果,在局域网建设方面积累了大量经验,走在了档案信息化建设的前列.清华大学档案馆自2002年以来在原单机人事档案Foxpro数据库管理的基础上,研发了网络版的人事档案管理信息系统THPA-MIS.该系统是在清华大学档案馆人事档案部内部建立了计算机局域网应用环境,借助计算机和数据库管理技术,实现人事档案目录信息的计算机化和网络化管理[1]. 在高等教育大众化时代,高校做为人事档案形成的摇篮,在人事档案信息化建设中的地位举足轻重.虽然在数字化建设中取得了一些成效,但是问题更不容忽视.由于各个高校自身条件不同,数字化建设快慢不一,其内部数据库和局域网没有统一标准.如果等到数字化建设全部完成再去推行网络化建设,势必会因标准不一致无法有效共享数据库资源而导致重复建设,浪费大量人力、物力和财力.因此应抓住数字化建设的契机,及时建立统一标准,使人事档案信息数字化和网络化建设同步推行,用网络化推动标准化.
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（三）实行人事档案网络化管理是提高人事档案优质服务的最佳选择.近年来,我国事业单位改革步伐加快, 2011年全国已经基本实现了事业单位聘用制度的全覆盖.聘用合同
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人事档案网络化管理是在人才强国战略和国家信息化发展战略双重背景下提出的一个构想.人事档案的网络化管理有助于实现人才强国战略提出的加快人事制度改革,促进人才合理流动,统筹人才,实现人才的最优化配置.而国家信息化发展战略为这一目标的实现提供了宏观的思路,既利用信息技术,通过网络化管理,开发人力资源,实现人才的最优化配置.
二、现行人事档案管理制度的缺陷性
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我国现行的人事档案管理制度具有计划经济体制色彩,在一段时期内发挥了其应有的作用.但是随着社会主义市场经济条件下流动人员队伍的不断壮大,档案调动频率的提高,我国档案管理制度也逐渐暴露出一些弊端,出现了“分散多头”管理的现象 [2]. 一方面人事档案隶属不清晰,参与人事档案管理的有组织、人事、劳动等部门,管理权限划分不明确；另一方面人事档案保管极为分散,有的保管在各个用人单位,有的寄存在人才交流中心或商业档案公司,有的甚至由人事档案当事人自己保存.这种分散多头管理,容易造成两大方面的影响.一方面影响档案信息的真实性和安全性.“分散多头”的管理体制不利于档案管理队伍的专业化培养,造成档案管理操作不够规范、保密意识淡薄.在档案保管和调档过程中容易出现监督的真空区,有可能为某些别有用心的单位或个人所利用,很难确保其真实性和安全性,容易出现丢档、弃档、擅自建档现象.《湖南日报》的报道:乡镇班子换届选举之时,有些干部为达到提拔的目的,在档案上弄虚作假.永州市冷水滩区委组织部对全区近3000名干部的年龄、党龄、工龄、学历逐一审核查实,共发现问题572处.其中年龄不符的333人次,工龄不符的160人次,党龄不符的79人次 [3].另一方面影响人才的合理流动和优化配置.由于多头管理,使得调档手续繁琐,甚至出现用人单位为了本部门利益留住人才而擅自扣档的现象.《南方周末》2002年11月21日报道,2002年9月,已在辽宁省丹东市某公司工作了一个多月的王某,向公司提出了辞职的请求,被公司拒绝.最后王某辞职,公司扣留了他的人事档案.
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