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摘 要 ：会议都是围绕某种特定的目标而开展的,对会议进行目标管理,可以使会前有效沟通,会议确立的目标更清晰具体,会中的讨论更充分高效而富有针对性,会后的总结和评估更具有说服性和实效性.
关 键 词 ：会议 目标 确立 管理
会议是一种形式和手段,是工作方法而不是工作目的.对会议这种工作方法的有效运用和得当管理可以有效实现工作目的.会议都是围绕某种特定的目标而开展的,要使会议达到预期的效果,可以对会议进行目标管理.目标管理是一种基本的管理技能,它通过划分组织目标与个人目标的方法,将许多关键的管理活动与共同决定具体的绩效目标结合起来,并且控制检查目标完成进展情况的一套全面、有效的管理体系.会议的目标管理作为计划和控制的手段,是一种激励与会者和评价会议绩效的工具.按照目标管理的流程,可将会议中的目标管理分为三个阶段,即会前的筹划阶段、会中的实施阶段和会后的总结阶段.
1.会前的筹划阶段
1.1总目标确立
管理学大师德鲁克曾指出：“卓有成效的管理者,知道能从会议中得到什么,也知道会议的目的是什么.他会在事前想清楚还有的目的”.会议计划阶段的起始环节就是要确立会议的目标,论证会议的议题.按照目标管理的普遍做法,以组织中的上级为主、下级人员为辅,一同参与制定会议目标,以使会议议题和会议要实现的目的与每一位与会者息息相关.在确定会议议题的过程中,要有针对性地搜集一段时间以来各方面的工作的进展情况,包括出现了哪些问题、哪些问题急于研究解决等等,通过广泛深入地了解,就可以对有些问题排除,对有些问题合并,从中列出最需要交付会议讨论的议题.会议的总目标确定后,有利于主要与会者提前研究议题、预先准备、搜集资料、充分酝酿、必要沟通；有利于确定会议的指导思想、时间、地点、参加人员和资料准备.
1.2目标分解
总目标确立后,要将目标自上而下的协商分解,定责授权.如果会议的议题或主要任务只有一项,则应将议题分成几个节点,使每一个节点变成子目标,进行跟踪、评估、逐一实现.一旦会议进行到每个节点时出现偏离,要及时纠正和调整.如果总的议题为当前急需解决的各项工作,则可以将每一项工作作为子议题.目标分解的好处在于：一是可以按照议案的轻重环节编排处理的先后次序,将紧要的事项排在议程的前端处理,充分讨论.二是有利于预估所需的时间并制定会议的议程.三是有利于提前告知某项议题的参与者,以便当就此项议题出席时及时到场,也可特意安排某些人早点离场,从而节省与会者的时间.四是有利于会议紧凑并井然有序.一旦会议缺乏议程,沟通次序势必混乱,节奏时紧时松,就会使会议变得议而难决.
2.会中的实施阶段
总目标和子目标确立之后,要进入目标的执行阶段,充分调动积极性,参与过程管理、调节平衡、咨询反馈和指导监督等.通过充分的交流,了解和分析议题,在最大程度上消除各与会者信息不对称的现象,相互理解、相互协调、达成共识.
2.1言简意赅,简洁凝练
会议中的主持人和各位发言人要在达成整体目标的基础上,在目标思维的引导下,实现决策目标的高效聚敛思维.在讲话之前,一定要先明确就什么问题而讲,为了解决什么问题,解决这些问题需要具备哪些条件、兼顾哪些方面等等.要围绕目标准备发言内容,与主题无关的词汇、语句,即使再优美、再精彩,也要坚决舍弃,对于常识性或即时性大意思如果大家都懂,则没有必要重复,漫无边际的陈词套话、拖泥带水的空话对会议目标的实现极为不利.干净利落、简洁凝练的语言,会给人以启迪、给人以鼓舞.要善于长话短说、中肯实在、善于概括,提纲挈领地把问题的本质表达出来,高屋建领地把握形势,抓住问题的症结.
2.2偏离目标,要及时纠正
会议要解决几个问题,一定要牢牢抓住不放,会议的一切活动都要围绕会议的目标进行,不能插入与议题无关的活动.会议主持者要严格把控讨论的范围,防止漫无边际的跑题和干扰,把与会者的注意力引导到会议的主题上来.应把与会者引起争执的意见条分缕析,分清焦点和利弊,对于没有必要的争论要及时终止.要善于打破沉默,激励与会者,调动他们的积极性,使大家结合既定的会议目标富有创意性地展开讨论.
3.会未的总结阶段
3.1形成决议
应该在会上决定的事,不要拖到会后,避免一议再议,如果会议议而不决,就会使会议的效益为零,对会议中的目标管理的业绩评估为零.对于会前调查研究不足、条件不成熟的议题不能确立为会议的子目标.在所有会议议案讨论完毕时,主持人应适时地结束会议.主持人为整场会议总结时最好涵盖三个方面：一是复述会议的目标,二是总结这次会议所取得的成果,三是多谢与会者为实现会议目标所作的积极贡献.主持人或会议的主要领导者在每一次
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3.2目标管理的最后阶段是检查阶段
检查阶段包括考评结果、实施奖惩、总结经验.会后要及时整理会议记录、撰写报告、立卷归档.主持人应适时追踪会议中决议事项的执行状况.每一个会议都要收集与会议目标相关的信息,进行某种形式的评估.通过评估,可以发现会议实施与策划之间的关系,了解会议目标是否实现,可以为以后提高会议效果找到相关依据.
参考文献：
[1] 滕宝红.会议管理实操细节[M].广东经济出版社.2006（1）
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[2] 葛红岩.会议组织与服务[M].上海财经大学出版社.2007（11）
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