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1 信息网络环境下档案管理信息化的重要性
在信息网络快速发展的21世纪,社会的各个领域、行业都纷纷实现了信息化的转变,享受信息技术带来的便利.为了顺应时展的要求,档案管理工作逐渐掀开神秘的面纱,开展了档案管理信息化的建设工作.档案管理信息化在档案管理工作中发挥着重要的作用.首先,档案管理信息化实现了传统档案管理工作的有序化.信息化的档案管理工作建立在一系列先进的现代化技术和设备的基础上,拥有一套完整的、科学的档案管理体系,为实现档案管理工作高效、有序展开提供了技术保障.其次,档案管理信息化提高了档案管理工作的效率.通过在计算机管理系统中建立档案的目录和索引工具,使得档案管理工作实现了档案的轻松管理和查询,提高了档案资料查询的准确率,减少了人力、物力、财力的浪费,使档案管理的工作效率得到了显著的提升,实现了高效、科学的档案管理工作.最后,档案管理的信息化丰富了档案信息资源.网络信息具有时效性强、储存检索便捷、信息量大等特点,在进行档案管理信息化建设的过程中,利用网络信息带来的便利,档案的管理人员通过更宽阔的途径获得更多的档案信息资源,大大地丰富了档案信息资源,使档案信息改变了传统陈旧、单一的现状,注入了新鲜的生命力,实现档案资源的全面发展.
2.信息网络环境下档案管理所存在的弊端
弊端一：信息网络环境下档案管理不同于传统手工档案管理,信息网络管理平台毕竟是一个虚拟的平台,其真实的档案信息与信息载体相互分离,所以,这也就意味着用户所看到的、触摸到的仅仅是真实档案的复制品,真正的档案无法真实地呈现在用户的眼前.由于网络环境下的档案信息很容易被更改、被复制,所以,这就使得档案信息的真实性、可靠性大打折扣.网络下档案信息的偏差给用户选择、使用带来了极大的不便.弊端二：信息网络环境下档案管理对专业管理人员的要求较之以往要高出许多.但现阶段,很多档案管理人员不具备专业的网络管理知识和管理技能,在进行档案管理的过程中,因不熟练的操作,导致档案信息的错误、缺失和不真实性,在很大程度上给用户造成麻烦.档案管理人员不能对档案信息作出及时的调整、更新,这使得档案的平台信息缺乏活力和生气,陈旧的档案信息成为用户丢失的一个最主要原因.这些因素最终导致网络下档案管理效率、档案管理质量和档案管理水平的低下.弊端三：因网络具有较强的流动性和公开性,也就意味着网络下的档案管理具备着一定的风险.很多档案管理部门,对档案管理的重要性缺乏正确的认识,为了节省开支,在档案管理系统的开发、设计、后期维护环节所投入的资金较少,这使得档案管理系统的完整性、安全性存在着较大的缺失,档案系统很容易受到外界网络环境的影响,比如病毒、黑客等.最终易造成系统的崩溃,档案信息的泄露会带来不可预测的恶果.
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3.信息网络环境下建设档案管理信息化的相关途径
3.1 加大档案管理信息化的宣传力度,提升管理人员的信息化建设意识.档案管理人员管理的意识转变是档案实现信息化建设过程中的关键部分,在档案管理中发挥着重要的作用.因此,要想实现档案管理工作的信息化建设,首先就要从档案管理人员的工作观念着手.档案管理部门应加大对档案管理信息化的便利和优势的宣传力度,转变管理人员的思想观念,积极开展档案信息化管理的培训,使档案管理人员认识到档案信息化管理的必要性,主动参加到档案信息化的培训中来,提升自己的信息技术操作能力,最终实现档案的信息化管理.其次,档案管理部门应加大对专业信息管理人才的培养力度,为档案管理信息化提供专业管理人才的基本保障.
3.2 加强档案管理人员专业技能的培训,提高管理人员管理档案的专业水平.信息网络是不断发展、不断进步的时代产物.这也就意味着信息网络环境下档案管理工作本身具备着很强的时代性和变更性.档案管理人员应当顺应信息网络管理趋势,不断满足信息档案管理对管理人员所提出的新要求.档案管理人员的管理能力和管理手段应当与时俱进.首先,档案管理人员要不断地学习信息网络的基础知识,了解网络技术的历史以及当下发展的水平,加强计算机基础应用操作的能力,掌握网络通讯方面相关的技能知识等.在开展档案管理工作的时候,管理人员能够熟练地使用搜索引擎对所需资源进行查找.熟知档案数据库的查找范围,掌握档案的查找方法等.档案管理人员能够应用相关知识,在网络上自主地发布档案信息,进行档案主页的设置和更新.使用数据库“增、删、改、查”的技能,对档案数据库的相关信息进行及时的更新和修改.其次,由于当下互联网档案管理平台信息大多是英文显示,这就要求档案管理人员要具备一定水平的英语知识,能够通读平台上信息.与此同时,还需具备较强的信息管理能力,能够将零散、分散的信息整合起来,提取档案中相类似的档案信息,对所提取的信息进行整理归纳,将其展现在网络平台上,供用户选择、借鉴.档案管理人员要想真正地为用户提供最周全最贴心的服务,满足信息网络发展的需求,在具备以上知识技能的基础上,还需具备研发信息网络图书档案管理系统的能力和开发、丰富档案图书信息的能力.只有这样,才能为用户提供最全面最丰富的信息资源,让用户在简洁明朗的档案管理系统中,轻松地找到自己所需的资料.
3.3 落实档案管理信息化的基础设施,及时进行设备和技术的更新.档案管理信息化的建设离不开基础设施和操作技术的保障.在档案管理信息化的建设中,应提前做好相关的规划和准备,建立一套完整的档案管理体系.在进行基础设施的建设中,应根据档案管理工作本身的基础进行引进相关的管理设备,例如,计算机、刻录机、复印机、照相机、路由器、操作系统,等等,为档案管理信息化提供基础的设施和条件,保证档案管理信息化的顺利开展.另外,还应定期进行技术设备更新和检查,在基础设备的标准上,坚持采用科学的、配套的、先进的基础设备,使得信息化管理技术得以充分发挥；在档案的存储工作上,应及时更新档案的保存格式和途径,随着技术的快速更新,许多文本的保存格式和储存介质都发生了变化,以及档案保存的安全问题都成为目前档案管理信息化中亟须解决的问题.档案管理人员应及时进行技术的更新,以防出现档案信息无法打开或者管理系统被病毒侵害的现象,并对重要的档案及时进行备份和转移工作.
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3.4 加大对网络下档案管理系统开发的投入,做好档案管理系统的后期维护工作.档案管理系统的开发部门应当树立正确的思想观念,加强自身职业道德和责任感的建设.在进行档案系统开发、设计的过程中,应当选用技术较为精湛,有相关设计经验,责任感、使命感较强的技术人员从事档案管理系统项目的研发.在完成档案管理系统设计的时候,应当有专业的检测团队对系统的安全性、合理性、灵活性、实用性进行检测,在各项指标都达到一定要求的时候,再交给项目的制作团队进行接下来的操作.在档案管理系统研发成功并将投入使用的时候,研发部门应当对系统的各部分功能进
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4.结语
随着信息网络的快速发展,我国的档案管理部门逐渐认识到信息技术管理带来的便利和档案管理信息化的重要性,纷纷展开档案管理信息化的建设工作.在档案信息化建设的过程中,不仅要充分利用和发挥档案管理信息化的优势,而且要认清楚信息技术带来的弊端,并对可能出现的风险进行及时的规避.抓住信息网络发展带来的机遇,加大培养信息技术操作管理人才的力度,加强对信息化档案管理的设备的投入和管理人员技术的培训,克服信息化管理过程中的难题,积极迎接档案管理信息化过程中带来的挑战,实现信息网络环境下的档案管理信息化.
（作者单位：河南省驻马店市黄淮学院科研处 来稿日期：2014-06-14）
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