高校学生档案管理的问题与建议

[摘要]本文论述了高校学生档案的内容，指出了目前学生档案管理工作中存在的问题，提出了为加强高校学生档案管理工作的建议，进一步推进学校学生档案管理方法和制度的形成。
[关键词]高校学生档案管理

高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。
一、高校学生档案的内容
高校学生档案分为终身档案和临时档案。终身档案是指新生进校时由招办提供的，以及学生毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案。临时档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记载。临时档案的部分内容在学生毕业时将装入学生终身档案。学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案，学生临时档案一般包括以下一些内容新生基本情况登记表，军训考核表，大学生各科成绩总表，综合测评评审表，评优评奖情况登记表，学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料，学生受处分或撤销处分的决定，以及有关认识、检查等相关材料，毕业生登记表等。学生毕业时临时档案的有关内容要装入终身档案，例如学籍卡，军训考核表，评优评奖情况登记表，在校期间各科成绩汇总表，入团、入党有关材料，毕业体检表，毕业生登记表等。
二、高校学生档案管理工作存在的问题
学生档案管理旨在对学生在校期间,以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，高校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高,不能准确全面地反映高校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题:
1.学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，但是，高校往往只重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。
2.学生档案的收集整理不规范。目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门和院系均没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等。
3.学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，学生档案只成为“废纸”一堆，无人查阅，也无法查阅、借阅，不利于高校教师了解学生，对学生因材施教。
4.毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。在国家对高校毕业生实行统分统包的时候，高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校后统一寄往生源所在地人事局或有人事任用权的用人单位，随着高校毕业生就业制度改革，国家不再对高校毕业生进行统包统分，应该说，生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案应该由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于生源地的人事部门没有了保管毕业生档案的权利和责任，因此忽视对高校毕业生档案的管理，加上转递环节复杂，导致一些学生档案丢失，给学生的就业带来了不良的影响。